Im Zuge des digitalen Wandels verändert sich auch die Welt der Lohnbuchhalter. Zwar gehören Taschenrechner und Excel-Sheet oft noch zur Standardausrüstung, aber es gibt mittlerweile zahlreiche Funktionalitäten in einem Lohnbuchhaltungsprogramm, die den Arbeitsalltag erleichtern. Zudem wird die Datenerfassung deutlich genauer und die Übermittlung der Daten sicherer. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die 5 besten Funktionen in einem Lohnbuchhaltungsprogramm.
1. Stammdatenverwaltung im Lohnbuchhaltungsprogramm: So sind Daten Ihrer Mitarbeiter schnell griffbereit
Die manuelle Eingabe von Mitarbeiterdaten ist immer fehleranfällig. Schon ein Zahlendreher im hektischen Arbeitsalltag genügt, und die Bankverbindung, Personal- oder Sozialversicherungsnummer ist falsch notiert – und zieht einen ganzen Rattenschwanz an Fehlern nach sich. Mit einer IT-basierten Stammdatenverwaltung haben Sie alle Mitarbeiterinformationen stets im Griff und können jedem Mitarbeiter ganz einfach die entsprechende Lohnart zuweisen oder in Sekundenschnelle Zuschläge verbuchen.
2. Zeiterfassung – monitoren Sie leicht An- und Abwesenheiten im Lohnbuchhaltungsprogramm
Nettoarbeitszeit, Überstunden, Nacht- und Feiertagsschichten haben nachhaltigen Einfluss auf die Entgeltabrechnung. Auch Urlaubs- und Krankheitstage müssen berücksichtigt und daher exakt erfasst werden. Ein Zeiterfassungstool bietet eine detaillierte Dokumentation und sorgt für Transparenz. Zudem könnte die Zeiterfassung ohnehin bald für alle Unternehmen verpflichtend werden. Schließlich fordert der Europäische Gerichtshof künftig eine systematische Arbeitszeiterfassung.
3. Melde-Assistent im Lohnbuchhaltungsprogramm – gesetzliche Meldepflichten auf Knopfdruck
Die regelmäßigen DEÜV-Meldungen an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt sind Pflicht, ebenso wie deren elektronische Übertragung. Mit einem Melde-Assistenten können Sie die Daten direkt aus der Lohnabrechnung schnell generieren und übertragen. So vermeiden Sie redundantes Arbeiten und verringern die Fehleranfälligkeit. Besonders interessant ist ein entsprechendes Tool für alle sofortmeldepflichtigen Branchen, zum Beispiel die Gastronomie.
Tipp: Erledigen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen gesetzeskonform mit dem richtigen Lohnbuchhaltungsprogramm.
4. Schnittstellen – mit Fachabteilungen und Steuerberatern kommunizieren
Ein Schnittstellen-Tool erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten. Das können zum Beispiel die Fachabteilungen sein, die ihre erfassten Arbeitszeiten direkt in Ihr System einspeisen. Oder aber der Steuerberater, dem Sie Zugriff auf exakt diejenigen Daten Ihrer Lohnbuchhaltung gewähren, die er für seine weitere Arbeit benötigt. Dies betrifft vor allem die von Ihnen generierten Buchungsbelege.
5. Lohnbuchhaltungsprogramm – alles aus einer Hand für den Lohnbuchhalter
Einzelne Tools erleichtern die Arbeit für den Lohnbuchhalter erheblich, allerdings nur punktuell. Ihr volles Potenzial spielen die smarten IT-Helfer nur dann aus, wenn sie intelligent miteinander vernetzt sind. Eine gute Lohnbuchhaltungsprogramm kann genau das leisten: Sie führt alle Arbeitsschritte – von der Stammdatenverwaltung über die Arbeitszeiterfassung und die Beitragsschätzung bis hin zum Meldewesen – zusammen.
Für Sie bedeutet das: Sie geben alle Informationen nur ein einziges Mal ein, und das System generiert daraus vorgefertigte Abrechnungen und Berichte. Lohnsteuerklasse, Freibeträge etc. sind somit immer korrekt hinterlegt und werden ohne manuelles Zutun angewendet.
Lohnbuchhalter müssen sich im komplexen Geflecht aus Arbeits- und Lohnsteuerrecht auskennen. Zudem gilt es, Beträge exakt zu kalkulieren, Gehälter und Lohnnebenkosten zuverlässig zu überweisen und die gesetzlich verpflichtenden Meldungen fristgerecht zu übermitteln. Einzelne IT-Tools helfen, jede dieser Aufgaben schneller und besser zu erledigen.
Eine gute Lohnbuchhaltungsprogramm bietet dabei den höchsten Effizienzgewinn und die maximale Ressourcenentlastung. Schließlich dient sie nicht nur als rechte Hand des Lohnbuchhalters, sondern auch als permanent verfügbares Steuerrechts-Back-up. Denn relevante Vorgaben, geltende Bemessungs- und Arbeitsentgeltgrenzen sowie Besonderheiten für Mini- bzw. Midijobber sind bei einer modernen Lohnbuchhaltungsprogramm bereits hinterlegt und aktualisieren sich im Falle von Gesetzesänderungen vollautomatisch.
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