Lohnabrechnung

Wer auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden entlohnt wird, erhält am Monatsende eine Lohnabrechnung. Bei der Erstellung der Abrechnung muss der Arbeitgeber eine ganze Reihe an Pflichtangaben machen. Lesen Sie hier, welche das sind und was der Sinn und Zweck der Lohnabrechnung ganz allgemein ist. Erfahren Sie außerdem mehr darüber, wie sie dazu beiträgt, die Rechte der Arbeitnehmer zu sichern.

1. Was ist die Lohnabrechnung und wie ist sie gesetzlich geregelt?

Nicht der Arbeitgeber, sondern der Gesetzgeber legt fest, welche Angaben in der Gehalts- oder Lohnabrechnung zu stehen haben. Konkret geregelt ist das in § 108 Absatz 1 der Gewerbeordnung (GewO):

„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“

Die Entgeltabrechnung dokumentiert also detailliert die Vergütung des Mitarbeiters. Bei der Lohnabrechnung basiert der Lohn auf der den Arbeitsstunden, die der Arbeitnehmer erbracht hat. Hinzu kommen zusätzliche Vergütungen wie Prämien, Zulagen und Zuschläge. Beiträge für Sozialabgaben sowie die Lohnsteuer und andere Abzüge wiederum werden hiervon abgezogen.

2. Wie unterscheiden sich Lohn und Gehalt?

Die Begriffe Lohn und Gehalt sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung werden zwar meist analog verwendet, doch eigentlich unterscheiden sie sich. Der Lohn ist eine Form der Entlohnung, die auf Stundenbasis oder auf Basis der erbrachten Arbeitseinheiten berechnet wird. In der Regel erhalten die Arbeitnehmer für jede geleistete Arbeitsstunde einen bestimmten Geldbetrag, den Stundenlohn. Das hat zur Folge, dass ihre Verdienste entsprechend der Anzahl der Stunden, in denen sie gearbeitet haben, variieren können.

Unter der Lohnarbeit sind alle Tätigkeiten zu verstehen, die auf wiederholter oder zeitlich begrenzter Arbeit basieren. Sie ist in verschiedenen Branchen verbreitet, hier ein paar Beispiele: in der Fertigungsindustrie, im Bauwesen, in der Gastronomie oder auch bei Zeitarbeitsunternehmen. Anders ist das beim Gehalt. Hier erhält der Angestellte eine feste, regelmäßige Zahlung, die meist monatlich erfolgt, ganz unabhängig von der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit.

3. Wozu dient die Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung dient zunächst der Entlohnung der Mitarbeiter und ihrer Information darüber. Außerdem braucht sie der Arbeitnehmer nicht nur als Grundlage für die Steuererklärung, sondern auch als …

Einkommensnachweis: Als solcher ist sie in vielen Lebenslagen ein unverzichtbares Dokument für jeden Arbeitnehmer. Etwa, wenn er einen Kredit für den Kauf eines Autos oder einer Immobilie aufnehmen möchte. Dann muss er ein regelmäßiges Einkommen nachweisen können. Dasselbe gilt, wenn er eine Wohnung oder ein Haus anmieten will. Selbst für ein Visum für eine Reise oder einen Auslandsaufenthalt ist oftmals ein Einkommensnachweis wichtig.

Grundlage für die Budgetplanung: Mithilfe der Lohnabrechnung kann ein Unternehmer nicht nur die Kosten für seine Lohnzahlungen verfolgen. Er ist zudem in der Lage, sie für seine finanzielle Planung zu nutzen und sein Budget optimal zu planen. So kann er sicherstellen, dass er auch in Zukunft ausreichend finanzielle Mittel für die Auszahlung der Löhne hat.

Dokumentation für Kontrollen: Ob Einhaltung der Arbeitszeitregelungen oder Zahlung des Mindestlohns: Bei Prüfungen durch die Behörden dienen die Lohnabrechnungen dem Unternehmen als Nachweis, dass es alle rechtlichen Vorgaben eingehalten hat. Entsprechend müssen Arbeitgeber die Abrechnungen und alle anderen den Lohn betreffenden Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahren. Die gesetzliche Grundlage hierfür sind der § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) und der § 147 der Abgabenordnung (AO).

Einhaltung der Vereinbarungen: Im Arbeitsvertrag vereinbaren der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer die Rahmenbedingungen für die Entlohnung. Das betrifft sowohl den Stundenlohn und die Zuschläge, Zulagen und Boni ebenso wie die Regelungen zu den Arbeitszeiten. Eine Lohnabrechnung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass beide Parteien die getroffenen Vereinbarungen einhalten.

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4. Wie unterstützt die Lohnabrechnung die Arbeitnehmerrechte?

Die Lohnabrechnung ist in mehrerlei Hinsicht mit den Rechten des Arbeitnehmers verbunden. Vom Recht auf angemessene Bezahlung über die Einhaltung von Erholungszeiten bis hin zum Ausgleich von Überstunden: Die Abrechnung schafft eine wichtige Grundlage für eine faire Arbeitsbeziehung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer.

Lieferung transparenter Informationen

Jeder Arbeitnehmer ein Recht darauf, klar und verständlich über seine Vergütung informiert zu werden. Schließlich will er verstehen, wie seine Arbeitsleistung berechnet wird. Deshalb schlüsselt der Arbeitgeber in der Lohnabrechnung alle Bestandteile des Entgelts detailliert auf. Der Basislohn ergibt sich aus der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und dem vereinbarten Stundenlohn. Hierzu sind alle Arbeits- und Überstunden sowie die Urlaubs- und Krankheitstage exakt aufgelistet. Hinzu können zusätzliche Vergütungen kommen, etwa Prämien oder Überstundenzuschläge sowie Schicht- oder Gefahrenzulagen. Auch die Abzüge werden explizit aufgeführt. Zu diesen zählen neben der Einkommenssteuer die Beiträge zur Sozial- und Krankenversicherung. Hierzu können ferner Abzüge für Gewerkschaftsbeiträge, die Kirchensteuer oder der Solidaritätszuschlag dazukommen.

Einhaltung aller gesetzlicher Bestimmungen

Alle Arbeitgeber müssen per Gesetz genau dokumentieren, wie sie ihre Mitarbeiter entlohnen. Dabei müssen sie sicherstellen, dass sie allen gesetzlichen Vorschriften und steuerrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Mithilfe der Lohnabrechnung kann der Arbeitnehmer überprüfen, dass der Arbeitgeber

• ihn gerecht entlohnt, indem er den Mindestlohn einhält,
• die Arbeitszeitregelungen befolgt,
• alle zusätzlichen Zahlungen in Form von Zulagen, Zuschlägen oder Boni richtig ausrechnet,
• die Lohnsteuer und die Sozialabgaben korrekt berechnet und entsprechend an die staatlichen Stellen abführt,
• das Seine dazu beiträgt, dass sein Mitarbeiter im Falle von Krankheit oder Arbeitslosigkeit adäquat sozial und finanziell abgesichert ist.

5. Welche Angaben müssen in der Lohnabrechnung stehen?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales regelt in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), welche Angaben in einer Lohnabrechnung stehen müssen. EBV steht für Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach & 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung. Durch diese Vorgaben will der Gesetzgeber dafür sorgen, dass die Abrechnung transparent und verständlich ist. Hier ein paar wichtige Angaben, die eine Lohnabrechnung gemäß § 1 EBV enthalten muss:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Betriebsnummer des Unternehmens
• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Geburtsdatum des Mitarbeiters
• Personalkennzahl, auch Mitarbeiternummer
• Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters (§ 147 des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch)
• Steuer-Identifikationsnummer
• Steuerklasse und gegebenenfalls Steuerfaktor
• Elterneigenschaft, Zahl der Kinderfreibeträge
• Angabe, falls ein Beitragszuschlag für Kinderlose erhoben wird
• Merkmale für den Kirchensteuerabzug,
• Steuerfrei- oder Hinzuberechnungsbeträge
• Beginn der aktuellen Beschäftigung
• Eventuell das Ende der aktuellen Beschäftigung
• Zeitraum für die Lohnabrechnung
• Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
• Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag

Von Fall zu Fall muss der Arbeitgeber diese Angaben ergänzen. Etwa dann, wenn es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt, also der Arbeitnehmer mehrere Jobs ausübt. Oder, wenn es sich um Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich im Sinne des § 20 Absatz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch handelt. 

6. Welche Entgeltbestandteile sind in der Lohnabrechnung aufgeführt?

Zusätzlich muss der Arbeitgeber alle Entgeltbestandteile auflisten. Um welche es sich dabei handelt, das ist ebenfalls klar definiert:

• Bruttolohn
• Sachbezüge sowie geldwerte Vorteile
• Mögliche vermögenswirksame Leistungen
• Zahlungen für die betriebliche Altersvorsorge
• Abzug für die Kirchensteuer
• Steuerfreibeträge des Mitarbeiters
• Lohnsteuer
• sonstige Steuerabzüge (Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
• Vom Arbeitnehmer gezahlte Sozialversicherungsbeiträge
• Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
• Weitere persönliche Abzüge des Mitarbeiters
• Mögliche Aufwandsentschädigungen (z. B. Fahrtkostenzuschüsse, Verpflegungsmehraufwand)
• Netto-Auszahlungsbetrag

Es sind in der Tat viele Dinge, an die ein Unternehmer bei der korrekten Abrechnung der Löhne denken muss. Die Lohnabrechnung ist eine spezialisierte und komplexe Aufgabe. Als Teil der Nebenbuchhaltung spielt sie deshalb in der Buchhaltung des Unternehmens eine wichtige Rolle. Wer hier eine spezielle Software einsetzt, ist definitiv im Vorteil. Da eine Lohnabrechnungssoftware alle Pflichtangaben vorgibt, können Sie keinen Aspekt übersehen. Zudem sorgt sie dafür, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten.

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7. Welche Pflichten hat der Arbeitgeber rund um die Lohnabrechnung?

Korrekte Berechnung des Lohns: Der Arbeitgeber muss den Lohn und alle Zuschläge gemäß den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag und den gesetzlichen Vorgaben genau berechnen. Wurden im Arbeitsvertrag etwa verschiedene Vergütungen vereinbart, dann sind diese auch in der Abrechnung zu berücksichtigen. Die Abzüge sind ebenfalls exakt und lückenlos zu erfassen. Das sind etwa die Lohn- und die Kirchensteuer, die Beiträge zur Sozialversicherung und gegebenenfalls der Solidaritätszuschlag. Um den Steuervorabzug zu ermitteln, muss die die Lohnbuchhaltung zunächst das Steuerbrutto berechnen. Hier spielt die Steuerklasse hinein, auf die neben dem Familienstand und der Anzahl der Kinder noch weitere Faktoren beeinflussen. Übrigens spielt die Lohnabrechnung auch in der des Unternehmens als Teil der Nebenbuchhaltung eine wichtige Rolle.

Weitergabe der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge: Auf Basis des Bruttoarbeitslohns berechnet der Arbeitgeber die Lohnsteuer, die er an das zuständige Finanzamt abgeführt. Ferner ist er dazu verpflichtet, die Sozialabgaben genau zu berechnen, einzubehalten und an die zuständigen Behörden abführen.

Berücksichtigung von Sonderfällen: Es gibt auch besondere Fälle, wie etwa Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit sowie andere Arbeitszeitregelungen. Hier muss der Arbeitgeber die jeweils geltenden Bestimmungen beachten und die entsprechenden Zahlungen leisten. Das sind etwa die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall des Mitarbeiters oder die Zahlung von Elterngeld während der Babypause.

Auch die Arbeitszeiten können unterschiedlich geregelt sein. So kann es im Betrieb zum Beispiel Teilzeitarbeit, Schichtarbeit ebenso wie flexible Arbeitszeiten geben. Entsprechend können sich die Lohnberechnungen unterscheiden. Umso wichtiger ist es, dass der Arbeitgeber dafür sorgt, dass die Arbeitsstunden korrekt erfasst werden. Nur auf Basis einer korrekten Arbeitszeiterfassung kann er seine Mitarbeiter ordnungsgemäß entlohnen.

Pünktliche Auszahlung des Lohns: Die Löhne muss der Arbeitgeber pünktlich und in dem vereinbarten Intervall – üblicherweise monatlich – an seine Angestellten auszahlen.

Erstellung einer informativen Lohnabrechnung: Die Abrechnung erfolgt parallel zur Auszahlung des Lohns. Sie sollte detaillierte Informationen über die Berechnungen, die Entgelte und die Abzüge enthalten. Die Lohnabrechnung muss so klar und übersichtlich sein, sodass sie der Arbeitnehmer problemlos nachvollziehen kann.

Meldungen an Behörden: Wer einen neuen Mitarbeiter einstellt, muss er nicht nur dessen Versicherungspflicht prüfen. Er muss ihn ferner bei der Krankenkasse und bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anmelden. Soweit es bei dem Mitarbeiter zu einer Arbeitsunterbrechung kommt, ist dies ebenfalls der Kranken- und der Rentenversicherung melden. Der Fall tritt etwa ein, wenn der Arbeitnehmer krank wird, einen Arbeitsunfall hatte, in Mutterschutz geht oder Elternzeit nimmt. Auch die Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten seiner Angestellten muss der Arbeitgeber den Behörden schicken.

Dokumentation und Aufbewahrung: Der Arbeitgeber muss seiner Aufbewahrungspflicht nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) nachkommen. Das heißt, er muss alle relevanten Unterlagen, Dokumente und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung sorgfältig aufbewahren. Denn diese Unterlagen können im Falle von Prüfungen oder Anfragen durch Behörden nötig sein.

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8. Welche Mitwirkungspflicht hat der Arbeitnehmer?

Der Arbeitgeber kann nur dann eine einwandfreie Lohnabrechnung erstellen, wenn ihm korrekte Angaben des Mitarbeiters vorliegen. Deshalb hat dieser eine Mitwirkungspflicht. Er muss dem Arbeitgeber die arbeitsrechtlich und abrechnungstechnisch relevanten persönlichen Daten mitteilen. Das sind nicht nur der Name, das Geburtsdatum und die Anschrift. Das sind ferner die Sozialversicherungsnummer, die Steueridentifikationsnummer, die Steuerklasse und die Krankenkasse. Auch die Zugehörigkeit zu einer Kirchengemeinschaft kann für den Abzug der Kirchensteuer relevant sein. Dies gilt auch für die generelle Elternschaft des Mitarbeiters oder die Anzahl der Kinder. Diese Daten sind für die richtige Berechnung und Berücksichtigung steuerlicher Vergünstigungen und Freibeträge unerlässlich.

9. Was ist der Vorteil von Software für die Lohnabrechnung?

Lohnabrechnungssoftware ist ein unverzichtbares Tool für Unternehmen, um den komplexen Prozess der Lohnabrechnung effizient und präzise zu bewältigen. Diese spezialisierte Software bietet zahlreiche Vorteile und ist aus mehreren Gründen eine wertvolle Investition für Unternehmen.

Lohnabrechnungssoftware ermöglicht eine automatisierte Berechnung von Gehältern, Löhnen und Abzügen. Sie minimiert das Risiko von menschlichen Fehlern und stellt sicher, dass die Abrechnungen rechtzeitig und korrekt durchgeführt werden. Dies spart Zeit, Ressourcen und vermeidet Frust bei Mitarbeitern durch fehlerhafte Auszahlungen.

Lohnabrechnungssoftware dabei, den Überblick über gesetzliche Bestimmungen, Steuervorschriften und Sozialversicherungsbeiträge zu behalten. Die Software ist in der Lage, automatisch die relevanten Informationen zu aktualisieren und sicherzustellen, dass das Unternehmen stets gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dies reduziert das Risiko von Strafen und rechtlichen Konsequenzen.

Des Weiteren ermöglicht Lohnabrechnungssoftware eine einfache Verwaltung und Archivierung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Durch den Einsatz dieser Software können alle Informationen zentralisiert und digital gespeichert werden. Dadurch wird der Datenzugriff erleichtert und die manuelle Ablage von Papierdokumenten entfällt. Die einfache Suche und der schnelle Zugriff auf vergangene Abrechnungen erleichtern die Erfüllung von Anfragen und stellen sicher, dass das Unternehmen in Bezug auf Lohnabrechnungen gut organisiert ist.

Nicht zuletzt unterstützt die Lohnabrechnungssoftware die Kommunikation und Interaktion zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern. Durch die Bereitstellung von Self-Service-Portalen können Mitarbeiter ihre eigenen Gehaltsabrechnungen einsehen, Urlaubsanträge stellen und persönliche Informationen aktualisieren. Dies fördert die Transparenz und stärkt die Verbindung zwischen Mitarbeitern und Unternehmen.

10. Wie erledige ich meine Lohnabrechnung am einfachsten?

Als Unternehmer fragen Sie sich früher oder später, wie Sie am besten die Lohnabrechnung abwickeln. Da Sie als Arbeitgeber verpflichtet sind, Ihren Mitarbeitern Monat für Monat pünktlich eine transparente, fehlerfreie und vor allem rechtskonforme Lohnabrechnung zu erstellen, empfehlen wir Ihnen eine passende Lohnabrechnungssoftware in Ihrem Unternehmen einzuführen.

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