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Die rechtlichen Grundlagen der Entgeltabrechnung

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Die rechtlichen Grundlagen der Entgeltabrechnung

Drahtseilakt: Die rechtskonforme Entgeltabrechnung.

Der Abgrund ist tief, die Strafen sind schmerzhaft: 2015 fahndeten 13.620 Prüfer der Finanzämter – so viele wie noch nie – nach Fehlern in der Lohnbuchhaltung, bei den Unternehmenssteuern und Abgaben. Die Chancen für Unternehmen, eine Betriebsprüfung durch die Finanzämter oder die Sozialversicherungen unbeschadet zu überstehen, sinken. Grund dafür ist eine schier unüberschaubare Anzahl von Gesetzen und Verordnungen, die zudem ständigen Reformen unterzogen werden. Als Vorstand, Geschäftsführer, Personalchef oder Lohnbuchhalter stehen Sie praktisch immer vor dem Abgrund, wenn Sie ein Schreiben des Finanzministeriums oder die relevanten Gesetze nicht regelkonform anwenden. Dann drohen heftige Nachforderungen – im schlimmsten Falle sogar drakonische Strafen.

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Aktuelle Gesetze und Tarifverträge immer griffbereit halten

Die Entgeltabrechnung ist wegen ihrer Komplexität fehleranfällig. Über 40 Gesetze und Verordnungen sind zu berücksichtigen; regelmäßige Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu beachten, Entscheidungen des Bundesfinanzgerichtes zur Kenntnis zu nehmen. Um Fehler in der Entgeltabrechnung zu vermeiden, sollten bestimmte Gesetze und Verordnungen daher immer in der aktuellsten Ausgabe auf dem Schreibtisch eines Lohnbuchhalters stehen. Dazu gehören das Einkommensteuergesetz (EStG) oder die Sozialgesetzbücher (SGB I bis XII).

Bei den Verordnungen zählen die Datenerfassungs- und – übermittlungs-Verordnung, die Lohnsteuerrichtlinien sowie die Sozialversicherungsentgeltverordnung zu den wichtigsten Büchern. Zudem sollten Sie die aktuellen Tarifverträge Ihres Unternehmens zur Verfügung haben sowie die amtlichen Lohnsteuerhinweise, die das Bundesfinanzministerium für jedes Steuerjahr herausgibt.

In den amtlichen Hinweisen finden Praktiker Umsetzungs- und Handlungsanweisungen, die in vielen Detailfragen zur Klärung beitragen. Hinzu kommen eine große Anzahl von Gesetzen, Verordnungen und Erlasse, die Sie für bestimmte Anspruchsgruppen und Sonderfälle bei der Entgeltabrechnung berücksichtigen müssen.

Datenschutz und -sicherheit in der Lohnabrechnung

Bei der Entgeltabrechnung geht es immer um sensible Daten, die vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen sind. Daher existieren besondere Verpflichtungen, ein Lohnbüro zu schützen. Die zuständigen Mitarbeiter müssen für den Umgang mit diesen Daten gesonderte Verschwiegenheitserklärungen unterschreiben, in der sie auch die Kenntnisnahme ihrer besonderen Obliegenheiten bestätigen. Folgende Schutzvorkehrungen müssen Sie und Ihr Unternehmen in der Personalabteilung gewährleisten:

  • Zugriffskontrolle
  • Zugangskontrolle
  • Auftragskontrolle
  • Weitergabekontrolle
  • Eingabekontrolle
  • Verfügbarkeitskontrolle
  • Trennungskontrolle

Gemeinsam ist diesen Kontrollpflichten, dass Daten immer so gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden, dass sie sicher sind vor einer missbräuchlichen Verwendung.

Haftung des Arbeitgebers für Lohnsteuer und Abgaben

Als Lohnbuchhalter jonglieren Sie jeden Monat mit Hunderttausenden Euro und dürfen sich bis auf die zweite Nachkommastelle keine Fehler erlauben. Eine kleine Unaufmerksamkeit führt schon dazu, dass Sie zu viel Lohn auszahlen oder die Sozialabgaben falsch berechnen. Falsch berechnete Löhne und Abgaben sowie Steuern führen dann zur Haftung. Auch wenn der Arbeitnehmer die Lohnsteuer dem Fiskus schuldet, sind Sie als Vertreter des Arbeitgebers haftbar, wenn Sie sie falsch berechnen. Wenn nun aber das Finanzamt beim Arbeitgeber Lohnsteuern nachfordert, muss er diese zahlen. Er kann diese jedoch vom Arbeitnehmer in einer gewissen Frist zurückfordern. Schlechter gestellt ist der Arbeitgeber bei den Sozialabgaben. Gegenüber den Krankenkassen bleibt er immer der Schuldner bei falsch und zu wenig berechneten Abgaben. Aber anders als manchmal angenommen, ist der Arbeitnehmer nicht verpflichtet, seine Lohnabrechnung zu überprüfen.

Compliance-Regeln helfen gegen Normverstöße

Angesichts der vielen Risiken und Fehlermöglichkeiten ist die Entgeltabrechnung also eine sensible Aufgabe, deren Abläufe klar geregelt werden sollten. Deshalb ist die Lohnbuchhaltung auch ein zentrales Thema für die Compliance eines Unternehmens. Der Begriff Compliance stammt aus dem Englischen und bedeutet „Regeltreue“. Und immer dort, wo viele Regeln einzuhalten sind, besteht ein großes Risiko zur Verletzung. So löst schon ein falscher Klick in der Payroll-Software die Haftung des Arbeitgebers aus; bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz ist auch der Lohnbuchhalter von einer Strafe bedroht. Beitragshinterziehung bei den Sozialversicherungsbeiträgen ist eine Straftat (§ 266a StGB) und kann mit bis zu fünf Jahren Gefängnis geahndet werden. Diese Risiken müssen Sie als Unternehmer, als Leiter der Personalabteilung und auch als Lohnbuchhalter durch Compliance-Regeln so weit wie möglich minimieren. Compliance-Regeln im Unternehmen helfen dabei, Fehler zu vermeiden, damit sie nicht zu einem finanziellen oder Reputationsschaden führen.

Einen guten Überblick über die rechtlichen Grundlagen sowie Tipps zur Risikominimierung bei der Lohnabrechnung liefert Ihnen unser E-Book „Regel- und Rechtskonformität in der Entgeltabrechnung“. In diesem kompakten Ratgeber haben wir für Sie zudem wichtige Tipps für die Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware und zur Aufstellung von Compliance-Regeln zusammengestellt.

Übrigens: Der Gesetzgeber macht selten Pause, und auch in diesem Jahr stehen wieder Neuerungen in der Entgeltabrechnung bevor. Doch keine Sorge: Mit uns sind Sie immer auf dem Laufenden. In Kürze erscheint unser Leitfaden zu den aktuellen Gesetzesänderungen, die für Sie von Relevanz sind. Hier erhalten Sie schnell und kompetent alles wichtige im Überblick – damit Sie jeglichen Änderungen in der Lohnbuchhaltung entspannt entgegen sehen können.