Compliance: 5 Praxistipps für eine rechtssichere Lohnabrechnung

Eigentlich handelt es sich bei dem Thema Compliance um eine Selbstverständlichkeit, die der Deutsche Corporate Governance Kodex der Wirtschaft zur Beachtung ins Stammbuch schreibt. Dabei wird Regeltreue als die in der Verantwortung eines Unternehmers oder Vorstands liegende Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien definiert. Mit anderen Worten: Gesetze müssen eingehalten werden.

Damit es nicht zu Verstößen im und aus dem Unternehmen kommt, ist das verantwortliche Management – aller Unternehmensgrößen – verpflichtet, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Anderenfalls drohen zivilrechtliche und sogar strafrechtliche Konsequenzen. Betriebswirtschaftlich betrachtet stehen beim Umsetzen einer nachhaltigen Compliance-Strategie drei Ziele im Fokus:

• Risikominimierung,
• Steigerung der Effizienz etwa durch die Optimierung vorhandener Kontrollmechanismen und
• Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Eine Menge Pflichten

Das Thema Compliance betrifft alle Unternehmensbereiche – also auch die Entgeltabrechnung. Eine Firma, die beispielsweise ihre Rechnungen digital verarbeitet, muss gewährleisten, dass sämtliche relevanten Daten und Unterlagen wie beispielsweise Buchungsjournale, Kontenlisten, Stammdaten und Entgeltarten unveränderbar und damit revisionssicher aufbewahrt werden. Dazu gehören nicht nur Forderungen und Verbindlichkeiten, sondern auch die damit verbundene E-Mail-Korrespondenz oder vergleichbare Office-Dokumente. Die gleichen Regeln gelten analog zusätzlich für den Personalbereich, um fingierte Arbeitsverhältnisse sowie gefälschte Entgeltzahlungen, Meldungen und Bescheinigungen auszuschließen.

Selbstverständlich ist es notwendig, die firmeninternen Prozesse den Compliance-Regularien anzupassen. Grundlage hierfür sind unter anderem die Grundsätze zu Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, die Vorschriften einer ordnungsgemäßen Buchführung, das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz, das Elster-Lohnverfahren sowie die Verordnung zu Beitrags- und Meldeverfahren.

Datensicherheit im Fokus

Mittlerweile unterliegt die Entgeltabrechnung über 40 Gesetzen, Verordnungen und Erlassen. Da gerade in diesem Bereich mit sensiblen persönlichen Daten umgegangen wird, spielt hier die Forderung nach Sicherheit eine herausragende Rolle. Die Unterschrift der zuständigen Mitarbeiter unter einer speziellen Verschwiegenheitserklärung reicht da bei Weitem nicht aus. Das zentrale Schlüsselwort bei allen Vorkehrungen heißt Kontrolle.

Diese fängt bereits beim Zutritt an. So sollte sichergestellt sein, dass nur befugte Mitarbeiter die Buchhaltungsabteilung betreten dürfen. Werden Besucher erwartet, ist darauf zu achten, dass diese keinen Zugang zu vertraulichen Daten und Informationen bekommen. Die ideale Lösung: ein separates Besprechungszimmer getrennt vom normalen Bürobetrieb.

Ebenso muss klar geregelt werden, dass nur berechtigte Personen wie beispielsweise der Inhaber oder Führungskräfte verbindliche Anweisungen erteilen können. Die Weitergabe persönlicher Daten an Unbefugte ist gleichfalls auszuschließen – genauso wie das Eingeben eigener Abrechnungsdaten durch Mitarbeiter selbst. Nur das autorisierte Personal hat die Erlaubnis, Lohndaten zu verarbeiten.

Darüber hinaus noch wichtig: Die Lohnabrechnung sollte jederzeit in der Lage sein, alle erforderlichen Daten bereitzuhalten und bei Bedarf berechtigten Personen oder Institutionen in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Zudem sollten Daten, die für unterschiedliche Zwecke erhoben wurden, auch getrennt verarbeitet werden.

Guter Rat für die Praxis

Die folgenden 5 Praxis-Tipps helfen Ihnen, die Lohnbuchhaltung krisenfest und fit für die behördlichen Anforderungen zu erstellen:

1. Persönliche Daten jedes Mitarbeiters richtig erfassen

   Und zwar nicht nur einmal, sondern in bestimmten Abständen aufs Neue. Denn es kann sich in der Zwischenzeit einiges geändert haben, beispielsweise die Adresse, der Familienstand, die Anzahl der Kinder, der Status oder auch die Kontoverbindung – alles Aspekte, die sich direkt auf die Gehaltsabrechnung auswirken. Deshalb überprüfen Sie mit Ihren Mitarbeitern regelmäßig, ob die vorliegenden Informationen zur Person noch aktuell sind.

2. Wissenslücken zur Rechtskonformität schließen

   Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Mitarbeiter über die Verpflichtung zur Compliance Bescheid wissen – und wenn doch, die Regeln auch beachten. Deshalb ist es sinnvoll, Ihre Leute von Zeit zu Zeit daran zu erinnern. Zum Beispiel daran, wie Spesen oder Überstunden ordnungsgemäß abgerechnet werden.

3. An fristgemäße Anmeldungen denken

   Als Arbeitgeber haben Sie die Pflicht, Fiskus und Sozialversicherungen regelmäßig zu informieren. Dazu zählen unter anderem alle Änderungen im Arbeitsverhältnis wie Beendigung der Tätigkeit oder Neueintritte ins Unternehmen, die Sie im laufenden Kalenderjahr an die Krankenkasse elektronisch übermitteln müssen. Außerdem gibt es eine Reihe anderer gesetzlicher Auflagen zur Abgabe von Auskünften und Meldepflichten gegenüber Behörden und sonstigen externen Institutionen.

4. Machen Sie sich mit der staatlichen Gesetzgebung vertraut

   Ihr Unternehmen ist international aufgestellt und beschäftigt auch Personal im Ausland? Dann sind Sie verpflichtet, sich über Gesetzesänderungen in den betreffenden Ländern auf dem Laufenden zu halten. Besonders wichtig ist es, über den aktuellen Stand von Bestimmungen informiert zu sein, die den Mindestlohn, die Steuererklärungen der Mitarbeiter, Mutterschutz und Elternzeit oder auch die korrekte Abrechnung von Spesen und Überstunden betreffen. Da die Behörden bei Verstößen gegen die Vorschriften kein Pardon kennen, ist es ratsam, beim Thema Rechtslage auch grenzüberschreitend stets à jour zu sein.

5. Nutzen Sie die Kompetenz in Ihrem Team

   So komplex die Herausforderung auch ist, ein Regelwerk im ständigen Wandel unter Kontrolle zu halten, so hilfreich ist die Erkenntnis, dass Sie im Unternehmen mit profunder Unterstützung rechnen können. Denn die besten Fachleute sitzen in Ihrer Buchhaltung. Sie kennen sich mit der Gesetzeslage aus, sind mit den zahlreichen Compliance-Regeln bestens vertraut und können Sie in schwierigen Fragen kompetent und rechtssicher beraten.

Entgeltabrechnung und Compliance – kompakt als kostenfreies E-Book

Einen guten Überblick über die rechtlichen Grundlagen sowie Tipps zur Risikominimierung bei der Lohnabrechnung liefert Ihnen unser E-Book „Lohn- und Gehaltsabrechnung: Regel- und Rechtskonformität 2020“, das Sie sich kostenlos herunterladen können. In diesem kompakten Ratgeber für Kleinunternehmen und Mittelstand haben wir zudem wichtige Tipps für die Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware und zur Aufstellung von Compliance-Regeln für Sie zusammengestellt.

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