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Betriebsprüfung: So vermeiden Sie die 4 häufigsten Fehler

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Kleinen Unternehmen und Start-ups wird es schon mal heiß und kalt, wenn sich das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung anmeldet. Nicht immer verfügen die Unternehmen über eine dezidierte Finanzabteilung. Oft regelt der Geschäftsführer die Bilanzen selbst – gemeinsam mit seinem Steuerberater. Die Sorge ist dann groß: Haben sich in der Hektik des Alltags Fehler eingeschlichen? Aus Angst vor Sanktionen üben sich manche Unternehmer in einer Verschleierungstaktik, wenn der Steuerprüfer an die Tür klopft. Von dieser Taktik ist allerdings abzuraten. Auch diese vier gravierenden Fehler sollten Ihnen bei der Betriebsprüfung besser nicht unterlaufen:

Fehler Nummer 1: Sie sind für die Betriebsprüfung nicht vorbereitet

Eines vorab: Wenn sich die Finanzbehörde bei Ihnen ankündigt, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass sie bereits auf Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihrer Buchhaltung gestoßen ist. Genauso wenig haben die Prüfer Sie in irgendeiner Weise auf dem Kieker. Betriebsprüfungen gehören schlicht zur Routine der Ämter. Einmal in zehn Jahren muss jedes Unternehmen damit rechnen.

Womit Sie sich bei einem Steuerprüfer allerdings direkt ins Aus katapultieren: Wenn Sie schlecht vorbereitet oder Fakten unvollständig sind. Gegenstand der Prüfung ist in der Regel der Zeitraum der letzten drei bis maximal fünf Jahre. Hierzu sollten Sie im Vorfeld alle nötigen Zahlen, Daten und Fakten zusammentragen und diese dem Besucher von der Finanzbehörde vollständig präsentieren.

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Vollständigkeit der Daten

Mit der richtigen Software ist auf die Vollständigkeit der Daten Verlass. Dazu weist das System Sie in Ihrem Alltag in regelmäßigen Abständen auf Ihre Pflicht zur Datenarchivierung hin. Beispielsweise nach Ihrem Jahresabschluss. Bei einer Betriebsprüfung erfüllen Sie somit die geltenden GoBD-Anforderungen problemlos.

Über einen personalisierten Login zu Ihrem Buchhaltungsprogramm kann der Prüfer auf alle für ihn relevanten Informationen innerhalb der letzten Jahre zugreifen. So erhält er vollumfänglichen Einblick in alle Daten, die von Bedeutung sind. Aber auch wirklich nur in diese. Somit ist auch dem Datenschutz Genüge getan.

Fehler Nummer 2: Hinauszögerungstaktik bei drohenden Sanktionen

Selbst, wenn Sie Grund zur Annahme haben, dass in Ihrer Buchhaltung zum Beispiel aus Unwissenheit Fehler unterlaufen sind, sollten Sie helfen, diese zu klären. Denn Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Und unterschätzen Sie nicht, wie positiv sich eine zügige Aufklärungsarbeit für Sie auswirken kann.

Falls der Finanzbeamte tatsächlich fündig wird und eine Straftat feststellt, hängt der Umfang der zu erwartenden Strafe von der Höhe des entstandenen Steuerschadens ab. Die Bandbreite reicht von Nachzahlungen, Geldstrafen und schlimmstenfalls sogar einer Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung mit drohender Freiheitsstrafe. Wird der Beamte bei der Aufklärungsarbeit unterstützt, wirkt sich das strafmildernd aus.

Fehler Nummer 3: Sie betrachten den Prüfer als Gegner

Daher sollten Sie unbedingt darauf achten, dass es auch menschlich zwischen Ihnen stimmt. Allerdings verhalten sich manche Unternehmer von vornherein eher kühl und distanziert gegenüber dem Beamten. Dafür besteht kein Grund. Machen Sie sich während der Betriebsprüfung bewusst: Der Finanzbeamte ist weder Ihr Gegner noch Ihr Feind. Er erledigt lediglich seine Arbeit.

Feindseligkeit ist bei einer Betriebsprüfung daher völlig fehl am Platz. Im schlimmsten Fall führt sie sogar gerade dazu, dass der Beamte jeden Stein zweimal umdreht, weil er Ihr Verhalten als Schuldeingeständnis interpretiert. In einem solchen Fall kann das Zusammentreffen zu einem langwierigen und unangenehmen Unterfangen werden.

Tipp für einen reibungslosen Ablauf: Auf eine offene Atmosphäre kommt es an!

Wichtig ist in diesem Zusammenhang nicht nur eine freundliche, sachliche und offene Atmosphäre. Bieten Sie dem Prüfer außerdem einen Platz an, an dem er in Ruhe arbeiten kann. Auch sollten Sie dafür sorgen, aufkommende Fragen schnellstens zu beantworten.

Generieren Sie dazu mit Ihrer Finanzsoftware bei Bedarf zusätzliche Detailauswertungen und stellen Sie diese anschaulich in einer grafischen Übersicht dar. Mit einem guten Tool stehen Ihnen alle Daten in Echtzeit zur Verfügung. Sie können Ihre Bilanzen jederzeit nach verschiedenen Parametern auswerten, die Sie individuell festlegen – Zeitraum, Kostenstellen, Mandanten und, und, und.

Dies funktioniert übrigens auch mobil. Das ist zum Beispiel für Betriebe im Baugewerbe relevant. Gut möglich, dass der Prüfer bei einem Außentermin auch mal einen Blick auf eine Ihrer Baustellen werfen möchte, um sich ein genaueres Bild von den Aufwänden zu machen. Dann beantworten Sie aufkommende Finanz-Fragen problemlos direkt vor Ort, weil Ihre Software auch auf Ihrem mobilen Gerät verfügbar ist. So sorgen Sie für maximale Transparenz.

Fehler Nummer 4: Sie machen bei der Betriebsprüfung alles im Alleingang

Ein weiterer Tipp: Versäumen Sie nicht, sich bei der Betriebsprüfung Ihren Steuerberater an die Seite zu holen. Keine Sorge! Das Finanzamt wertet dessen Anwesenheit nicht als Beeinflussungsversuch. Es ist im Gegenteil Gang und Gäbe, dass der Steuerberater anwesend ist. Er ist schließlich vom Fach und kann sich sachkundig mit dem Finanzprüfer austauschen. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn dieser auf Unstimmigkeiten in der Buchhaltung stößt. Zum Beispiel, wenn Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen voneinander abweichen.

Wenn Sie über ein System verfügen, das Sie Monat für Monat schrittweise durch die erforderlichen Arbeiten zum Monatsabschluss führt und alles auf Richtigkeit prüft, dürften Sie in diesen Punkt aber schon mal auf der sicheren Seite stehen. Damit gehen die Erstellung und Kontrolle der Umsatzsteuervoranmeldung sowie die zusammenfassende Meldung beim Finanzamt leicht und korrekt von der Hand.

Lassen Sie bei kritischen Punkten Ihren Steuerberater sprechen

Kommt es zu kritischen Fragestellungen, in denen Sie sich unsicher sind, lassen Sie besser Ihren Steuerberater sprechen. So werden Unklarheiten vermieden und die Steuerprüfung kommt schneller zum Abschluss.

Fazit: Betriebsprüfung ist kein Grund zur Verzweiflung

Eine Betriebsprüfung ist kein Grund zur Verzweiflung, sie sollte aber auch nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wichtig ist, dass Sie mit dem Finanzamt kooperieren. Hierbei kann eine optimale Finanzsoftware entscheidend zu einem schnellen und reibungslosen Ablauf beitragen:

  • Die Finanzsoftware sorgt mit automatischen Erinnerungen dafür, dass Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht von mindestens 5 Jahren nachkommen.
  • Legen Sie für den Prüfer einfach einen eigenen Mandanten an und gewähren ihm proaktiv datenschutzkonforme Einblicke in Ihre Dokumentation.
  • Zusätzlich benötigte Auswertungen liegen Ihnen damit auf Knopfdruck vor: Sie können aus vorgefertigten Reports zur Datenanalyse, Kennzahlenermittlung und einer Vielzahl an Kontrollauswertungen, Listen und Analysen wählen.

Abgesehen davon sollte bei einer Betriebsprüfung auch der „Human Factor“ nicht unterschätzt werden. Es ist immer einfacher, wenn es zwischen dem Prüfer und dem Geprüften menschelt. Zu einer guten Stimmung können schon kleine Gesten beitragen. Ein guter Kaffee und leckere Kekse sollten bei einer Betriebsprüfung deshalb nicht fehlen.

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