Von staubtrocken zu predictive und social: Die Buchhaltung der Zukunft [Interview]

Die Welt befindet sich in einem permanenten Wandel, nur in der Buchhaltung scheint die Zeit still zu stehen. Zumindest bisher. Im Zeitalter der digitalen Möglichkeiten schafft nun aber auch die Buchhaltung den Sprung in die Zukunft.

Buchhaltung war gestern

Trotz gesetzlicher Neuerungen und veränderter Steuersätze geht es im Rechnungswesen jahrein, jahraus um das Buchen von Ein- und Ausgangsrechnungen. Dafür vergleichen Sie – meist händisch – die vorliegenden Quittungen mit den Zahlungsflüssen auf den Geschäftskonten. Größere Anschaffungen schreiben Sie entsprechend ihrer Nutzung ab. Hinzu kommen Barbelege, zum Beispiel Spesenrechnungen. Alles muss einzeln geprüft und gebucht werden. Das ist zeitaufwändig und mit einer immensen Papierflut verbunden. Zudem müssen Sie sehr sorgfältig arbeiten – keine noch so kleine Parkquittung darf verloren gehen, keine Gutschrift übersehen werden.

Entsprechend groß sind die Ressourcen, die dieses Aufgabengebiet bindet. Das macht sich besonders in kleinen und mittleren Unternehmen bemerkbar, die nicht über eine mitarbeiterstarke Finanzbuchhaltung verfügen, sondern in denen Buchhaltung Chefsache ist, von der Sekretärin mit erledigt wird oder – bei größeren Betrieben – maximal ein Angestellter damit betraut ist.

Die Zukunft gehört multidimensionaler Buchhaltung in Echtzeit

Es wird also höchste Zeit, auch die Buchhaltung ins Zeitalter der Digitalisierung zu überführen. Automatischer Kontenabgleich, digitale Prozesssteuerung und elektronische Belegdokumentation sollten dabei zum Standard werden. Statt einer eindimensionalen Monats- oder Quartalsabrechnung bedarf es mehrdimensionaler Auswertungen – und zwar auf Knopfdruck. Zudem reicht eine rückblickende Analyse der Zahlungsflüsse längst nicht mehr aus, um auf die Herausforderungen der Zukunft reagieren zu können. Vorausschauende Prognosen bilden die Grundlage für den Unternehmenserfolg von morgen. Möglich wird das – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen – dank Buchhaltung aus der Cloud.

Wie funktioniert Buchhaltung aus der Cloud?

Cloud Computing ist inzwischen ein gängiger Begriff, man versteht darunter die Bereitstellung von IT-Infrastruktur und -Leistungen, wie Anwendungssoftware über das Internet. Cloud Buchhaltung ist also nichts anderes als die Buchhaltung online zu erledigen. Das bietet viele Vorteile eines modernen Arbeitens.

Auf dem Sage Summit am 8. März in Berlin stellen wir diese neuen Möglichkeiten vor. Wir haben bei Ralf Preusser, Product Marketing Manager bei Sage, nachgefragt und er verrät schon jetzt, was die Teilnehmer zu diesem Thema erwarten dürfen:

Herr Preusser, was müssen wir uns unter dem Begriff „Cloud Accounting“ vorstellen?

Ralf Preusser: Cloud Accounting hebt die Buchhaltung auf eine ganz neue Ebene. Statt sie nur zu digitalisieren und zu automatisieren – was im Vergleich zum klassischen Rechnungswesen ja schon ein Meilenstein ist – wollen wir sie cloudbasiert steuern und alle damit zusammenhängenden Abläufe vernetzen. Für die Praxis bedeutet das: Bisher getrennt agierende Abteilungen werden vernetzt, so dass Marketing-, Vertriebs- und Service-Daten vollautomatisch Eingang in die Buchhaltung finden. Damit können Sie Ihre Finanzströme in Echtzeit verfolgen – sowohl browser-basiert an Ihrem Rechner oder mobil via Smartphone und Tablet.

Worin sehen Sie die größten Mehrwerte bei dieser Form von Vernetzung? Oder anders gefragt: Was bringt es den Unternehmen für ihre tägliche Arbeit?

Ralf Preusser:Unternehmen profitieren davon gleich mehrfach:

• Zum einen greifen sie auf eine einheitliche Datenbasis zu. Hat der Vertriebsmitarbeiter wichtige Informationen zum Kunden erfasst, kann auch die Finanzabteilung diese Informationen nutzen. Redundante Datensätze oder unvollständige Kundendaten gehören damit der Vergangenheit an.
• Zum anderen haben Sie dank Echtzeitzugriff stets alle Zahlen und die daraus resultierenden Entwicklungen im Blick und können bei unerwünschten Abweichungen sofort gegensteuern.
• Und noch ein Punkt muss in diesem Zusammenhang unbedingt erwähnt werden: Nämlich die Aufbereitung der Daten. Je nachdem, ob Sie Ihre Ergebnisse Kunden, Mitarbeitern oder Kreditgebern vorstellen – für jedes Publikum sollten Sie Ihre Zahlen anders präsentieren. Durch die intelligente Vernetzung aller Systeme ist eine solche multidimensionale Betrachtung quasi auf Knopfdruck möglich.

Eignet sich der Umstieg auf eine cloudbasierte Buchhaltung auch für kleinere Unternehmen und Scale-ups oder ist das nur etwas für die großen Global Player?

Ralf Preusser: Gerade für junge, aufstrebende Unternehmen lohnt sich der Umstieg. Nach der aufregenden Start-up-Phase folgt häufig die Expansion. Damit werden auch die Geschäftsprozesse und die Buchhaltung wesentlich komplexer. An dieser Stelle laufen Firmen oft Gefahr, sich in administrativen Aufgaben zu verlieren. Ihnen fehlt schlichtweg die Zeit für ihre produktive, wertschöpfende Arbeit. An dieser Stelle setzt die Buchhaltung aus der Cloud an und erlaubt die einfache Einrichtung und Automatisierung von Workflows oder auch Genehmigungsprozessen

Hinzu kommt, dass Sie in über den AppExchange Marktplatz zusätzliche und integrierte Anwendungen hinzufügen können, die Sie für Ihr Unternehmen tatsächlich benötigen. Daher eignet sich das Cloud-Modell sehr gut für wachsende Betriebe mit steigenden Anforderungen. Genauso gut lässt sich aber auch ein Anwendungsportfolio für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten zusammenstellen.

Hier gilt: Auf die richtige Auswahl kommt es an. Denn haben Sie die für Ihr Unternehmen wichtigen Geschäfts- und Mobilitäts-Apps erst einmal gefunden und integriert, erfolgen Buchungserzeugung und Finanzberichterstattung automatisiert. Selbst dann, wenn Sie in Ländern mit unterschiedlichen Währungen operieren.

Was kostet der Weg in die Cloud? Und mit welchem zeitlichen sowie personellen Aufwand müssen Unternehmern rechnen, wenn sie ihre einzelnen IT-Systeme, wie von Ihnen angesprochen, vernetzen wollen?

Ralf Preusser: Die Kosten gestalten sich sehr flexibel und errechnen sich anhand der User, die auf das System zugreifen. So ist Cloud Accounting schon ab wenigen hundert Euro im Monat möglich. Implementierungskosten in Hardware oder Software entfallen dank des Cloud-Modells komplett. Sie kaufen ja schließlich keine Software mehr, sondern zahlen nur für die Nutzung. Und da die Anwendungen intuitiv verständlich sind, brauchen Sie und Ihre Mitarbeiter auch keine Schulungen. Das meiste ist selbsterklärend. Und wenn doch einmal Fragen auftauchen, steht Ihnen ein Success Coach zur Seite. Dieser unterstützt Sie bei der Einrichtung des Systems in den ersten Schritte mit der Lösung. Es fallen dafür keine zusätzlichen Kosten an.

Und wie sieht es mit dem Thema Sicherheit aus? Birgt die Cloud Risiken?

Ralf Preusser: Sicherheit steht bei uns an oberster Stelle. Wer bereits Sage-Produkte nutzt, weiß das. Bei unserem Cloud-Angebot arbeiten wir mit Salesforce zusammen. Die zugrunde liegende Plattform gilt als führendes cloudbasiertes Unternehmensportal.

Neben dem technischen Aspekt sind Sie auch rechtlich immer auf der sicheren Seite. Unsere Buchhaltungssoftware erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen zur Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Über die Cloud erhalten Sie immer die aktuellste Software-Version zu und können diese einfach aktivieren. Die oft hoch sensiblen Daten werden zudem Compliance-konform gespeichert und aufbewahrt.

Buchhaltung und Finanzwesen als Wachstumstreiber

Digitalisierung, Echtzeitzugriff und Vernetzung beschäftigen derzeit viele Unternehmenslenker – insbesondere in Bezug auf ihre Buchhaltung und die betrieblichen Finanzströme. Wie Sie mit der Cloudtechnologie und der digitalen Vernetzung Ihrer Finanz, Kunden- und Lieferantendaten auf dem Weg zu einem integrierten Unternehmen sind, zeigen wir Ihnen auf dem Sage Summit am 08. März 2017 im Gasometer Berlin. Die Notwendigkeit eines Changes haben die meisten längst erkannt. Jetzt ist die Zeit reif, um konkrete Weichen für morgen zu stellen und Buchhaltung und Finanzwesen zu einem echten Wachstumstreiber zu machen. Auf der Sage Summit Tour zeigen wir konkrete Werkzeuge dafür.