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Lohnbuchhaltung – Frau Kuhnert berichtet: So sieht mein Tag als Lohnbuchhalterin aus

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Frau im Büro

Frau Kuhnert arbeitet für einen schwäbischen Handwerksbetrieb und ist dort als Lohnbuchhalterin tätig. Zu ihren Kollegen hat sie ein sehr gutes Verhältnis – nur wenn es um ihr Aufgabenprofil geht, herrscht oft Unklarheit. So geht es allerdings nicht nur ihren Kollegen. Über das Berufsbild Lohnbuchhalter/-in wissen die wenigsten im Detail Bescheid. Was macht eine Lohnbuchhalterin wie Frau Kuhnert eigentlich den ganzen Tag? Wie entlastet die Mitarbeiterin aus der Lohnbuchhaltung den Unternehmer durch die Erledigung ihrer Aufgaben?

Das vertraglich vereinbarte Gehalt auf das richtige Konto zu überweisen, dauert doch nur wenige Minuten. Aber Lohnbuchhaltung ist weit mehr als nur das. Damit Sie erfahren, welche zentrale Rolle Lohnbuchhalter für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb spielen und was sie alles leisten, haben wir exemplarisch Frau Kuhnert einen Tag lang über die Schulter geschaut.

Lohnbuchhaltung besteht nicht nur aus Lohnkonten anlegen und pflegen

Es ist frühmorgens, 8 Uhr. Frau Kuhnert begrüßt die Kollegin am Empfang, schnappt sich eine Tasse Kaffee, nimmt auf dem Weg zu ihrem Büro die Dokumente aus ihrem Postfach mit und setzt sich an ihren Computer. Dort sichtet sie zunächst alle neuen Briefe und analogen Mitteilungen, anschließend checkt sie ihren E-Mail-Eingang. Eine wichtige Nachricht sticht ihr sofort ins Auge: Zwei Krankenkassen haben fusioniert. Das führt auch zur Zusammenlegung der Betriebsnummern. Sofort öffnet Frau Kuhnert ihre Lohnbuchhaltungssoftware. In der Inbox blinkt eine neue Nachricht: Ihr Software-Anbieter informiert sie ebenfalls über die Fusion – und hat alle damit verbundenen Änderungen bereits vorgenommen. Frau Kuhnert freut sich: Die befürchtete Mehrarbeit entfällt!

Jetzt gilt es, die Stammdaten der Mitarbeiter zu aktualisieren: Herr Schultheis von der IT ist umgezogen. Und Frau Wohlgemuth aus dem Marketing hat geheiratet. Dadurch ändert sich nicht nur ihr Name, sondern auch die Lohnsteuerklasse. Außerdem ist ein neuer Kollege an Bord: Herr Werner. Er ist Minijobber. Für ihn legt Frau Kuhnert ein ganz neues Lohnkonto an. Viel hat sie dabei nicht zu tun: Sie gibt die Stammdaten ein, ergänzt die Bankverbindung, wählt die richtige Krankenkasse sowie den Gefahrentarif aus. Ihre Software weiß, dass auch Minijobber rentenversicherungspflichtig sind, und hinterlegt den Arbeitgeberanteil von 15 Prozent und den Arbeitnehmeranteil von 3,7 Prozent. Auch der routinemäßige Check, ob die Mindestlohngrenzen eingehalten werden, erfolgt vollautomatisch.

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Immer die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Änderungen bei der Lohnbuchhaltung im Blick behalten

Das wäre geschafft. Jetzt beschäftigt sich Frau Kuhnert mit aktuellen rechtlichen Änderungen. Denn als Lohnbuchhalterin muss sie sich in den Bereichen Lohnsteuer, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht auskennen. Nur so kann sie Beträge richtig buchen und Meldungen fristgerecht übermitteln. Eine große Hilfe dabei ist ihre Software zur Lohnabrechnung, die Frau Kuhnert frühzeitig an solche Termine erinnert.

Währenddessen kommt Ihr Vorgesetzter ins Büro und teilt ihr mit, dass Herrn Maier – als bestem Verkäufer – mit der nächsten Monatsabrechnung eine Prämie ausgezahlt werden soll. Frau Kuhnert öffnet wieder ihre Lohnsteuersoftware. Im Reiter „Abrechnung“ klickt sie unter „Löhne & Gehälter“ auf den Button „Zuschlag ergänzen“ und vermerkt dort die Sonderzahlung. Jetzt muss sie ihre Änderung nur noch bestätigen, und schon wird die Prämie automatisch mit der nächsten Gehaltsabrechnung ausgezahlt.

Gesamtbezüge ermitteln, Entgeltabrechnung durchführen

Frau Kuhnert hat dank ihrer Software schon eine Menge geschafft, aber es ist erst 10 Uhr – für Frau Kuhnert gerade der richtige Zeitpunkt, um mit der Lohnabrechnung der Mitarbeiter zu beginnen. Mit ihrer IT-Unterstützung schafft sie das in 3 schnellen Schritten:

  1. Sie überprüft die bereits erfassten Fehlzeiten und checkt, ob alle Löhne und Gehälter von der IT-Lösung korrekt übernommen wurden.
  2. Dann startet sie eine Testabrechnung.
  3. Ist alles korrekt, stößt sie mit einem weiteren Klick die Gehaltsabrechnung an und generiert auf Knopfdruck die Lohnscheine.

DEÜV-Meldungen übermitteln, Abzüge und Gehalt überweisen – Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Anschließend übermittelt ihre Lohnabrechnungssoftware die gesetzlich vorgeschriebenen DEÜV-Meldungen vollautomatisch an die Kranken- und Pflegekassen, die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt – ohne dass Frau Kuhnert etwas zu machen braucht. Nun fehlt nur noch die Überweisung der ermittelten Lohnnebenkosten an die jeweiligen Empfänger: die Sozialkassen und das Finanzamt. Die Überweisungsträger findet sie direkt in ihrer IT-Lösung. Abschließend schreibt sie das Nettogehalt den Konten der einzelnen Arbeitnehmer gut. Fertig!

Buchungsbelege erstellen

Kurz vor Feierabend bleiben Frau Kuhnert noch zwei letzte Aufgaben bei der Lohnbuchhaltung:

  • Sie erstellt die Buchungsbelege und übermittelt sie dank einer Schnittstelle in ihrer Software direkt an den Kollegen von der Finanzbuchhaltung.
  • Außerdem hat sie eine Frage an den Support ihres Softwareherstellers. Sie hat die Sozialversicherungsnummer des neuen Mitarbeiters noch nicht vorliegen und möchte sie später nachtragen. Den Support-Mitarbeiter ihres Anbieters erreicht sie sofort und bekommt umgehend Hilfe: Sie muss ein Häkchen im Stammdatenblatt setzen, um die Angabe später nachreichen zu können. Sie freut sich über die prompte professionelle Hilfe.

Fazit

Frau Kuhnert spielt für den Unternehmenserfolg eine zentrale Rolle und nimmt dem Unternehmer wichtige Arbeit ab: Die gesamte Kommunikation mit den Lohnsteuerbehörden und Sozialversicherungsträgern läuft über ihren Tisch. Denn sie ist dafür verantwortlich, dass alle Lohnnebenkosten korrekt und fristgerecht abgeführt werden und das Nettogehalt immer pünktlich auf den Arbeitnehmerkonten verbucht ist.

Zum Glück kann sie sich bei dieser verantwortungsvollen Aufgabe auf ihre moderne Lohnabrechnungssoftware verlassen: Fristen und Termine, aktuelle Bemessungsgrenzen und verpflichtende Arbeitgeberanteile – all das ist in ihrem IT-Tool bereits hinterlegt. Auf Änderungen wird sie von ihrer Lösung aufmerksam gemacht, an gesetzlich verpflichtende Meldungen erinnert und Schritt für Schritt durch den gesamten Lohnbuchhaltungsprozess geführt. So erledigt sie ihre Arbeit stets schnell und rechtssicher.

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