Die DEÜV-Meldung ist ein unverzichtbarer Baustein der Buchhaltung und bezeichnet die Weiterleitung bestimmter Mitarbeiterdaten an die Sozialversicherungsträger. DEÜV steht dabei kurz für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Im Rahmen der allgemeinen Digitalisierung wurde zum 1.1.2017 der digitale Lohnnachweis eingeführt, den Unternehmen an die gesetzliche Unfallversicherung übermitteln. Für die Beitragsjahre 2016 und 2017 galt eine zweijährige Übergangsphase, während der zusätzlich zum neuen digitalen Lohnnachweis auch der bisherige Entgeltnachweis online, per Fax oder per Papier übermittelt werden musste. Seit dem 1.1.2019 gilt ausschließlich der neue digitale Lohnnachweis.
Was regelt die DEÜV konkret?
Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Beschäftigten die Daten zur Sozialversicherung an die Krankenkassen und die Rentenversicherung weiterzugeben. Diese Daten umfassen auch die Daten zur gesetzlichen Unfallversicherung, die der Deutschen Rentenversicherung als Prüfhilfe dient. Auf dieser Basis werden die vom Unternehmer an den Unfallversicherungsträger zu übermittelnden Beiträge errechnet. Die Übermittlung erfolgt über systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme auf gesichertem und verschlüsseltem Weg bis zum 16. Februar des Folgejahres mit dem Abgabegrund 92.
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Wichtige Nummern für die DEÜV
Für die DEÜV erhalten Unternehmen vom zuständigen Unfallversicherungsträger eine Betriebsnummer, eine Mitgliedsnummer und die Einstufung in einen bestimmten Gefahrentarif. Die Lohnabrechnung eines Unternehmens kann über eine wie auch über mehrere meldende/abrechnende Stellen folgen. Die eindeutige Identifikation erfolgt über die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes (BBNRLB), die Betriebsnummer der lohnabrechnenden Stelle (BBNRAS) und eine laufende Nummer. Die BBNRLB bezeichnet das Unternehmen insgesamt, bei dem der Mitarbeiter angestellt ist. Die BBNRAS bezeichnet die Stelle, an der Lohnunterlagen physisch vorhanden sein müssen. Dies kann identisch mit der BBNRLB sein, wenn das Unternehmen selbst die Lohnabrechnungen durchführt. Wird jedoch ein externer Steuerberater oder Dienstleister mit den Lohnabrechnungen beauftragt, entspricht die BBNRAS dessen Betriebsnummer.
Für die DEÜV ist weiterhin die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BBNRUV) erforderlich. Anhand dieser Betriebsnummer und der Mitgliedsnummer des Unternehmens beim Unfallversicherungsträger lässt sich die Meldung im Rahmen der DEÜV eindeutig zuordnen. Zur Sicherheit ist weiterhin eine fünfstellige PIN erforderlich, die beim digitalen Lohnnachweisverfahren zur Authentifizierung angegeben wird. Die PIN wird dem Unternehmen vom Unfallversicherungsträger schriftlich übermittelt.
Was muss gemeldet werden?
Alle Versicherten, die im Meldejahr ein unfallversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt erhalten haben, müssen gemeldet werden. Nicht mitgezählt werden Personen, die während des gesamten Meldejahres kein unfallversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt bezogen haben, z. B. aufgrund von Elternzeit, einer Freistellung oder eines längeren Sabbaticals.
Zu beachten ist für jedes Unternehmen der jeweils gültige Gefahrtarif, der sich nach dem Gefährdungsrisiko richtet. Für ein Unternehmen können mehrere Gefahrtarife gelten. Hat ein Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen zu unterschiedlichen Gefahrentarifen gearbeitet, muss dies nach Arbeitsstunden aufgeschlüsselt werden (z. B. 800 Arbeitsstunden in Unternehmensbereich A zur Gefahrtarifstelle X und 500 Arbeitsstunden in Unternehmensbereich B zur Gefahrtarifstelle Y).
