Beschreibung im Lexikon

Fahrtkosten

Fahrtkosten richtig berechnen

Kaum ein Arbeitnehmer ist heute in der Lage, seinen Arbeitsplatz in wenigen Gehminuten zu erreichen. Stattdessen legen sie längere Strecken mit dem eigenen Pkw, mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder manchmal auch mit dem Fahrrad zurück. Um diese Menschen zu unterstützen, gewährt der Staat ihnen einen steuerlichen Vorteil, die sogenannte Pendlerpauschale. Diese sieht vor, dass Fahrtkosten, die für den täglichen Weg zur Betriebsstätte aufgebracht werden müssen, als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden können.

Wie werden Fahrtkosten berechnet?

Grundsätzlich wird die einfache Wegstrecke mit pauschal 30 Cent pro Kilometer berechnet. Dabei ist es ganz gleich, ob die Strecke mit dem eigenen Auto, einem Motorrad, einem Fahrrad oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt wird. Einzige Ausnahmen bilden die Sammelbeförderung (bspw. Taxi) und Flugzeug. Wird dem Arbeitnehmer ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt, kann er trotzdem die Fahrtkosten geltend machen – es sei denn, der Arbeitgeber hat den geldwerten Vorteil pauschal versteuert und dies ist so auf der Lohnsteuerkarte eingetragen.

Arbeitnehmer sollen dabei grundsätzlich den kürzesten Weg wählen. Allerdings erkennt der Gesetzgeber auch längere Strecken an, wenn deren Nutzung sinnvoll begründet wird. Dies kann z. B. die Umfahrung eines extrem stauträchtigen Engpasses oder einer Großbaustelle sein. Wer bei der Steuererklärung jedoch unbegründet eine verdächtig hohe Kilometerzahl angibt, muss damit rechnen, dass das Finanzamt die Angabe mithilfe eines Routenplaners online überprüft und so Schummeleien auf die Schliche kommt.

Generell können bis zu 4.500 Euro pro Jahr als Fahrtkosten berechnet werden. Wer höhere Kosten hat, muss dies nachweisen können, z. B. durch das Einreichen von Tankquittungen oder Fahrscheinen für öffentliche Verkehrsmittel.

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Pendlerpauschale oder Dienstreise?

Dienstreisen sind von den täglichen Fahrten zum Arbeitsplatz zu trennen. In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die entstehenden Kosten für Dienstreisen wie Bahn- und Flugtickets, Hotels und Spesen. Ist dies nicht der Fall, kann der Arbeitnehmer die Kosten ebenfalls als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Auch wer an einer Weiterbildungsmaßnahme teilnimmt, kann die Fahrtkosten als Dienstreise anrechnen. Der Vorteil gegenüber der Pendlerpauschale: Bei Letzterer wird nur die einfache Strecke anerkannt. Bei Dienstreisen dürfen jedoch Hin- und Rückweg angerechnet werden. Wer also täglich 12 km zum Arbeitsplatz fährt, kann lediglich 3,60 Euro Fahrtkosten absetzen (12 x 0,30 Euro). Wer für eine Weiterbildung täglich 12 km zum Seminarort fährt, kann 7,20 Euro geltend machen (2 x 12 x 0,30 Euro).

Die Pendlerpauschale gilt nur für Fahrten zur Hauptarbeitsstätte. Arbeitet ein Mitarbeiter an zwei verschiedenen Arbeitsstätten, muss der Arbeitgeber festlegen, welche davon die Hauptarbeitsstätte ist. Für diese können die Fahrtkosten im Rahmen der Pendlerpauschale abgesetzt werden. Fahrten zur Zweitarbeitsstätte werden als Dienstreisen behandelt.

Wenn mehrere Mitarbeiter eine Fahrgemeinschaft bilden, kann jeder die Fahrtkosten bis zur Höchstgrenze von 4.500 Euro geltend machen. Allerdings ist es nicht möglich, Umwege, um die Mitfahrer abzuholen, anzurechnen. Fahrer und Mitfahrer können nur jeweils die einzelne Strecke von der eigenen Wohnung zum Arbeitsplatz als Fahrtkosten anrechnen.

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