HR-Management und Lohnbuchhaltung

DSGVO und die digitale Personalakte

Wer eine digitale Personalakte DSGVO-konform einsetzen möchte, sollte auf die richtigen Funktionen und einen geeigneten Anbieter achten. Erfahren Sie, welche Aspekte für den Schutz sensibler Beschäftigtendaten entscheidend sind.

veröffentlicht am 10. Juli 20262 Minuten zu lesen

Claudia Rieff

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt seit Mai 2018 europaweit, wie Unternehmen personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und speichern dürfen. In Deutschland ergänzt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) diese Vorgaben, insbesondere für den Umgang mit Beschäftigtendaten. Für die Personalarbeit ist das hochrelevant: Kaum ein Unternehmensbereich verarbeitet sensiblere Daten als HR, von Gehaltsinformationen über Zeugnisse bis hin zu Gesundheitsdaten. Wer Personalakten digital führt, muss deshalb sicherstellen, dass die digitale Personalakte DSGVO-konform aufgesetzt ist – mit klaren Zugriffsrechten, nachvollziehbaren Prozessen und automatisierten Löschfristen.

Wie die digitale Personalakte DSGVO-Sicherheit garantiert

Die Personalabteilung arbeitet mit einer Unmenge an personenbezogenen Daten sowie persönlichen Dokumenten. Heikel sind Personalakten dabei nicht nur wegen Namen und Anschrift von Mitarbeitenden oder Bewerbern: Vielfach enthalten sie neben Lebensläufen auch besonders schutzwürdige Unterlagen wie Zeugnisse, Pfändungsbeschlüsse, Führungszeugnisse oder medizinische Daten. Genau hier setzt eine moderne digitale Personalakte an. Diese Funktionen sind für die DSGVO-Konformität entscheidend:

Rollen- und Rechtekonzept: Differenzierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass jede Person nur die Daten sieht, die sie für ihre Aufgaben benötigt, eine zentrale DSGVO-Anforderung.
Protokollierung: Jeder Zugriff wird dokumentiert. So erfüllen Unternehmen die Rechenschaftspflicht und können Einsichtnahmen jederzeit nachvollziehen.
Automatisierte Aufbewahrungs- und Löschfristen: Das System überwacht Fristen und stößt Löschungen an. Daten werden nur so lange gespeichert, wie es rechtlich zulässig ist.
Sichere Speicherung: Verschlüsselung und zertifizierte Rechenzentren schützen die Daten technisch oft besser, als es interne IT-Strukturen in KMU leisten können.

Ebenso wichtig wie die Funktionen ist die Wahl des richtigen Anbieters:

Setzen Sie auf eine Lösung, die nachweislich DSGVO- und BDSG-konform ist – etwa über entsprechende Zertifikate und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Denn die Verantwortung für den Schutz der Beschäftigtendaten bleibt beim Unternehmen. Eine regelkonform aufgesetzte digitale Personalakte reduziert Haftungsrisiken, entlastet HR im Tagesgeschäft und schafft Vertrauen bei den Mitarbeitenden.

Führen Sie Ihre Personalakten noch in Papierform oder in Einzellösungen? Ob sich der Wechsel lohnt und wie Sie ihn datenschutzkonform gestalten, lesen Sie in unserem Überblick: Digitale Personalakte und Datenschutz: Lohnt sich der Wechsel?