Wie KI helfen kann, das Vertrauen in Daten zurückzugewinnen

Die beste Antwort auf das gestiegene Tempo ist der digitale Wandel. Kein Unternehmen kann es sich mehr leisten, ihn zu ignorieren. Steve Hare, CEO von Sage, bemerkte auf der Hausmesse Transform 2024 in Las Vegas treffend, dass die sich schnell verändernden Rollen und Herausforderungen innovative Lösungen erfordern, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden.

Im Zentrum der Strategie: das Finanzwesen

Entscheider im Finanzbereich rücken dabei wesentlich stärker ins Zentrum der Strategie. Dabei sind sie zunehmend auf genaue und rechtzeitige Informationen angewiesen, um die Weichen für Erfolg und Wachstum zu stellen. CFOs werde dabei eine Rolle zuteil, in der sie als „die beruhigende Stimme in stürmischen Zeiten“ agieren. Hierbei werden sie unterstützt von Technologien, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch eine Kultur der Innovation und des strategischen Denkens fördern. Eine wesentliche Rolle als Technologie spielt hier KI: Sie bietet die Möglichkeit, Entscheidungsprozesse zu unterstützen, Daten sicher auszuwerten und das Finanzwesen mit neuen Kräften – Resilienz und Dynamik – zu bereichern.

Die gute alte Excel-Tabelle als potenzielle Fehlerquelle

Längst nicht alle Unternehmen arbeiten mit modernen Technologien. Die Studie „Jenseits des Unerwarteten“ von Blackline zeichnet ein eher besorgniserregendes Bild.

Mangelndes Vertrauen in die eigenen Daten

Die Ergebnisse zeigen, dass 42 Prozent der weltweit Befragten und 30 Prozent der Teilnehmer aus Deutschland kein vollständiges Vertrauen mehr in die Richtigkeit ihrer Finanzdaten haben. Ein Hauptgrund dafür sei die Abhängigkeit von manuellen Prozessen und veralteten Systemen wie Excel-Spreadsheets bei der Arbeit, was das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen in den Daten erhöhen.

Excel-Spreadsheets mögen ihre Daseinsberechtigung haben. So gibt es durchaus sinnvolle Anwendungsszenarien, gerade auch im Zusammenspiel mit einer Finanzlösung und KI; in gezielten Szenarien kann Excel hier auch seine Stärken ausspielen.

Nachteile von Excel

Excel als alleinige Basis für datengestützte Entscheidungen bringt jedoch eine ganze Reihe von Nachteilen mit. Bei genauerem Blick wird klar, warum manuelle Prozesse keine Basis für datengestütztes Entscheiden in der Finanzabteilung liefern:

• • Hohe Fehleranfälligkeit: Excel ist anfällig für menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe und -bearbeitung. Falsche Formeln, unbeabsichtigte Änderungen oder Löschungen können zu fehlerhaften Daten und Analysen führen, bis sie folgenschwere Falschentscheidungen verursachen.

• • Begrenzte Kollaboration: Das Fehlerrisiko erhöht sich, wenn mehrere Personen an einer Excel-Datei arbeiten. Es gibt keine Möglichkeit, Berechtigungen granular zu steuern. Unterschiedliche Versionen führen zu Inkonsistenzen.

• • Performanceprobleme: Mit zunehmender Datenmenge und Komplexität sinkt die Performance von Excel, wodurch das Laden und auch das Bearbeiten großer Dateien sehr langsam und ineffizient wird.

• • Keine einheitliche Datenquelle: Daten liegen oft verteilt in mehreren Excel-Dateien und nicht in einer zentralen Datenbank. Dies erschwert den Zugriff und die Sicherstellung der Datenqualität enorm.

• • Eingeschränkte Analysemöglichkeiten: Bei fortgeschrittenen Datenanalysen und Visualisierungen stößt Excel schnell an seine Grenzen im Vergleich zu spezialisierten BI- und Analyse-Tools.

• • Unzureichende Automatisierung: Viele manuelle, repetitive Aufgaben wie Datenimport und Berichterstellung lassen sich in Excel nicht oder nur umständlich automatisieren.

• • Mangelnde Skalierbarkeit: Bei wachsenden Datenmengen und Anforderungen ist Excel nicht gut skalierbar. In Zukunft führt kein Weg an professionellen Datenbanken und Planungslösungen vorbei.

Jeder Superheld benötigt einen Helfer

Um diese Limitationen zu überwinden und eine zuverlässige Basis für datengestützte Finanzentscheidungen zu schaffen, sollten Unternehmen den Umstieg von Excel auf spezialisierte Planungs- und Analysesoftware in Betracht ziehen. „Jeder Superheld braucht einen Sidekick“, beschreibt Steve Hare diesen Wandel in seiner Keynote. Nur so lassen sich Datensilos auflösen, Prozesse standardisieren und Entscheidungen auf Grundlage einer einheitlichen, vertrauenswürdigen Datenbasis treffen.

Die Lösung liegt in der Einführung moderner Technologien wie Cloud-Computing und KI. Diese Technologien bieten nicht nur die Flexibilität und Skalierbarkeit, die Unternehmen benötigen, um auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Sie bieten auch eine hohe Datenqualität, sowie die Fähigkeit, komplexe Datenmengen effektiv zu analysieren und daraus wertvolle Einsichten zu gewinnen. Doch der erfolgreiche Einsatz dieser Technologien erfordert neue Kompetenzen. Die Finance Leaders müssen lernen, mit KI-gestützten Tools im Zusammenspiel zu arbeiten.

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Zusammenarbeit mit KI in Finanzprozessen

Die Integration von Künstlicher Intelligenz in Finanzprozesse verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungsbearbeitung, Fehlererkennung und Zeiterfassung handhaben. In der Praxis sieht die Zusammenarbeit so aus – und liefert handfeste Vorteile:

• • Durch die Automatisierung der Buchhaltung können etwa die Zeiten für die Rechnungsverarbeitung deutlich verkürzt werden – oft um mehr als die Hälfte. Das reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

• • Die Erkennung ungewöhnlicher Transaktionen und Fehler in der Hauptbuchhaltung durch KI ist ein weiterer Bereich. Systeme, die Millionen von Transaktionen wöchentlich überprüfen, können Ungereimtheiten frühzeitig identifizieren und korrigieren. Dadurch wird die Integrität der Finanzdaten erheblich verbessert.

• • Automatisierte Zeiterfassung durch KI-Technologien kann eine präzise Zuweisung der auf Projekte und Aufgaben verwendeten Zeit ausgeben. Diese Effizienzsteigerung führt zu erheblichen finanziellen Einsparungen. Sie stellt sicher, dass jede abrechnungsfähige Stunde erfasst wird.

Fazit: Erfolgreiche Navigation in einer Zeit mit vielen Fragezeichen

Die Einführung fortschrittlicher Technologien wie KI und Cloud-Computing ist unerlässlich, um den komplexen und vielfältigen Herausforderungen in der Unternehmenswelt gerecht zu werden. Sie ermöglichen nicht nur eine erhöhte Effizienz und Genauigkeit in den Finanzprozessen, sondern fördern auch eine Kultur der Innovation und strategischen Entscheidungsfindung. Unternehmen können veraltete Systeme und manuelle Prozesse überwinden, indem sie eine zuverlässige und einheitliche Datenbasis schaffen. Eine solche ist essentiell, um in der heutigen dynamischen Geschäftsumgebung erfolgreich zu navigieren.

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