Datenbasiert entscheiden

Mehr Produktivität im Finanzwesen? Zeit für Automatisierung!

Manuelle Prozesse im Finanzmanagement sind nicht nur wahre Produktivitäts-Killer – sie können auch zu Fehlern bei meldepflichtigen Angaben führen, Ihr Compliance-Risiko erhöhen und sich auf viele geschäftliche Aspekte auswirken. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen bringen auch im Finanzwesen viele Vorteile. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie manuelle Prozesse und Workflows im Berichtswesen – und Fehler in offiziellen Finanzberichten – minimieren, neue Erkenntnisse gewinnen und Ihr Finanzteam so entlasten, dass mehr Zeit für Strategisches bleibt.

Mensch am Handy

Mitarbeiterfehler bei den Finanzdaten verursachen laut einer Gartner-Studie durchschnittlich 25.000 Stunden Nacharbeit – und Kosten von fast 800.000 € im Jahr. In unserer heutigen Geschäftswelt, in der es auf Produktivität und Effizienz ankommt, ist das ein absolutes No-Go. Zumal eine Foundry-Studie von 2021 zur Digitalwirtschaft klar zeigt: Die Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität und -leistung steht bei den digitalen Geschäftsstrategien vieler Unternehmen ganz oben auf der Liste. Die Lösung: Automatisierung.

Fehler durch manuelle Prozesse

Im Finanzwesen können manuelle Prozesse gravierende Fehler verursachen, die sich unmittelbar auf die Performance des gesamten Unternehmens auswirken.

„Werden Informationen aus verschiedenen Quellen manuell zusammengestellt, ist das nicht nur ineffizient, sondern kann auch zu weitreichenden Fehlern führen – wie bei einem Domino-Effekt“, erklärt Scott Freedman, der bei Sage als Marketingleiter für Finanzlösungen zuständig ist.

KI übernimmt das Mitdenken

Deshalb stellen viele Unternehmen jetzt auf eine Automatisierung um, die mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen arbeitet. Die Idee dahinter: KI & Co. sollen Workflows beschleunigen und kostspielige Fehler rechtzeitig erkennen. Automatisierung optimiert bislang manuelle Prozesse und entlastet dadurch Finanzteams enorm. In einfachen Worten: „Der Zahlenkram“ ist schneller erledigt und es bleibt mehr Zeit für strategische Projekte. Schon vor zwei Jahren hat sich die Hälfte der Unternehmen laut der Foundry-Studie über KI-Lösungen und maschinelles Lernen (ML) informiert oder hatte bereits Pilotprojekte laufen.

Das Interessante daran: Solche KI-Lösungen verwenden ML-Algorithmen, die aus den großen Datenmengen unternehmensweiter Finanzanwendungen lernen. Irgendwann kann Ihre KI dann recht treffsicher einschätzen, ob z. B. ein Wert in einem bestimmten Feld Sinn ergibt. Ihre KI denkt also für Sie mit, damit Sie den Kopf für anderes frei haben.

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Frau in der Buchhaltung

Wie können Algorithmen beim Zeitsparen unterstützen?

„Ein Algorithmus kann beispielsweise doppelte Einträge in Spesenrechnungen erkennen und das für den Finanzleiter kennzeichnen“, erklärt Freedman. Werden solche Fehler frühzeitig erkannt, spart das später bei Audits viel Zeit. Auch lassen sich automatische Erinnerungen an Entscheidungsträger oder zur Genehmigung von Änderungen verschicken. Schon allein von so einer simplen Sache kann die Produktivität (und auch das Arbeitsklima) profitieren. Denn höchstwahrscheinlich haben Ihre Mitarbeiter Besseres zu tun, als Vorgesetzte wiederholt an offene Vorgänge zu erinnern.

Viele Finanzprozesse lassen sich einfach automatisieren. Und besonders praktisch ist, dass Algorithmen auch Informationen aus einer Software in die Formularfelder anderer Anwendungen importieren können. Einige Lösungen erstellen sogar für Sie Berichte und schicken diese gleich an alle, die einen solchen Bericht bekommen sollen – einfacher geht’s wirklich nicht.

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Durch die Prozessautomatisierung mit Sage hat zum Beispiel die Investmentfirma Halstatt den Aufwand für das Zusammenstellen von Konsolidierungsauswertungen und Vorstandsberichten von über 100 Mitarbeiterstunden auf Minuten reduziert.

Fehlerquellen eliminieren durch Automatisierung

Die Automatisierung gewährleistet zudem , dass die von Halstatt verwendeten Daten korrekt sind – und erstellt mit einem Audit Trail einen entsprechenden Nachweis. Das hat noch einen weiteren Vorteil: Externe Wirtschaftsprüfer sind jetzt nur noch 2 Wochen (statt früher 6 Wochen) im Haus. Allein das spart der Investmentfirma über 90.000 € bei Gebühren und Vorbereitungskosten. Insgesamt funktioniert die Buchhaltung bei Halstatt jetzt um 60 Prozent effizienter. Und mit den so freigesetzten Ressourcen hat das Unternehmen eine alternative Investmentstruktur aufgebaut, die zu einer Investition von 23,5 Millionen € geführt hat.

„Durch die Automatisierung simpler Prozesse können Unternehmen unglaublich viel Zeit und Geld sparen“, weiß Freedman. „Fallen Routine-Aufgaben weg, gewinnen Sie die Zeit für Strategien, die Ihr Wachstum wirklich vorantreiben.“

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