Datenbasiert entscheiden

Kundendaten pflegen: 4 gute Gründe

Diana Schulz weist über 25 Jahre Erfahrung in den Bereichen Marketing und Projektmanagement aus diversen Branchen auf. Mit sensiblen Kundendaten und deren Pflege sowie Analyse kennt Sie sich bestens aus. Seit 2014 arbeitet die Diplom-Kauffrau als Marketing Managerin bei Sage.

13. April 2023 4 Minuten zu lesen

Nie waren sie so wertvoll wie heute: Kundendaten. In einer kundenzentrierten Geschäftswelt sind sie das A und O für den Vertriebserfolg. Umso wichtiger ist es, dass sämtliche Informationen rund um den Kunden stets aktuell sind und auf Knopfdruck bereitstehen. Kundendaten pflegen ist also Pflicht.

Kundenbeziehungen effizient steuern

Zu den größten Wettbewerbsvorteilen kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) zählt persönliche Nähe. Sie ist ein zentraler Bestandteil ihrer Unternehmens-DNA. Somit haben Kleinunternehmer und Vertriebsmitarbeiter in der Regel einen sehr guten Draht zu ihren Kunden und pflegen eine enge Beziehung. Dementsprechend können sie auch deren Wünsche und Bedürfnisse problemlos einschätzen.

Trotzdem lohnt es sich auch für KMU, ihre Marketing- und Vertriebsdaten professionell zu verwalten. Denn mit Kundenstammdatenpflege lassen sich Kundenbeziehungen effizient steuern und potenzielle Geschäftschancen nutzen. Aktuell arbeiten allerdings immer noch viele KMU mit veralteten Kundendaten und manuellen Techniken, so dass ihnen leider einiges an Umsatz entgehen dürfte.

Kaum zu glauben: Bei rund einem Viertel der Unternehmen (23 Prozent) hindern laut einer Capterra-Studie falsche oder alte Kontaktinformationen den Vertrieb und das Marketing. Denn solche Leads sind für das Geschäft nutzlos. Auch wird erwähnt, dass jeweils 17 Prozent der Befragten sich damit schwer tun, Marketingmaterialien an Kunden weiterzugeben sowie effizient mit Kunden zu agieren. Leads und Zahlungseingänge verlieren 12 % zuweilen aus dem Blick. Inzwischen – die Studie stammt von 2019 – dürfte das Datenvolumen gestiegen und sich die Probleme bei vielen Unternehmen noch vergrößert haben.

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Herausforderungen im Datenmanagement für die Kundendatenpflege

Es gibt gute Gründe, Kundendaten sorgfältig zu pflegen. Ein professionelles Datenmanagement schafft dafür die Basis, so dass Unternehmen mittels integrierter Softwarelösungen folgende Herausforderungen bestens meistern können:

1. Mehr Kundenverständnis durch Datenkonsolidierung

Um Kunden wirklich zu verstehen, braucht es heute weit mehr als klassische Basisdaten zu Umsatz, Mitarbeiterzahl und Branche. Vielmehr spielen in der Kundenbetreuung inzwischen auch unstrukturierte Daten aus externen Quellen eine wesentliche Rolle. Wer seine Kunden begeistern will, muss eine Vielzahl von Informationen aus unterschiedlichen Medien, Kontaktpunkten und Kanälen verknüpfen. Integrierte Softwarelösungen erleichtern diese Aufgabe. Damit lassen sich heterogene Daten effizient zusammenführen und neue Erkenntnisse für eine passgenaue Kundenbetreuung gewinnen.

2. Datenschutzgesetze einhalten – das freut auch die Kunden

Seit Mai 2018 regelt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DGSVO) den Umgang mit persönlichen Daten in Vertrieb und Marketing. Unter anderem verpflichtet sie Unternehmen, komplette Datenhistorien zu löschen, falls der Kunde dies wünscht. Gerade für KMU birgt dies sehr große Herausforderungen und Compliance-Risiken. Denn diese speichern entsprechende Informationen oft an unterschiedlichen Orten. Laufen dagegen alle Kundeninformationen in einem integrierten System zusammen, lassen sich diese gesetzlichen Vorgaben problemlos einhalten.

3. Kunden bedarfsgerecht ansprechen

In Zeiten zunehmender Digitalisierung treffen Kunden ihre Kaufentscheidungen auf vielfältige Weise. Daher ist es von Bedeutung, dass Unternehmen an relevanten Kontaktpunkten der Customer Journey zum Beispiel verschiedene Kommunikationskanäle platzieren. Somit können sie antizipieren, welchen Weg der jeweilige Kunde einschlagen wird: Während der eine klassische Werkzeuge wie Anruf oder E-Mail bevorzugt, reagiert der andere womöglich eher auf eine direkte Ansprache via Xing oder LinkedIn. Deshalb sollten diese Informationen in den Unternehmensdatensätzen sorgfältig gepflegt werden. Auch, weil sie eine wichtige Grundlage zur Marketingautomation bieten. Moderne Systeme erlauben es Kundendateien zu matchen. Dadurch gibt es dann, statt in Systemen verteilte fragmentierte Daten, nur noch eine Datei pro Kunde, die auch Aufschluss über den Umsatz gibt. So lassen sich vielversprechende Kunden schnell identifizieren.

4. Marketingprozesse effizient gestalten

Aktuelle und gut strukturierte Kundendaten bilden zudem die Grundlage für automatisierte Marketingprozesse. Immer mehr Unternehmen setzen darauf. So ist laut der Studie „Digital Safety First Marketing Automation in DACH 2019“ die Zahl der Unternehmen, die nach wie vor auf manuelle Marketingprozesse setzen, inzwischen auf unter 30 Prozent gesunken. Kein Wunder! Schließlich lassen sich durch Digitalisierung umfangreiche Effizienzreserven heben. Unverzichtbare Voraussetzung dafür: eine konsistente Datenbasis durch eine konsequente Kundendatenpflege.