Single Point of Truth: Eine Datenquelle für Ihr Unternehmen

Stellen Sie sich vor, Sie sind der Kapitän eines großen Schiffes. Aber Ihr Kompass zeigt nach Norden, während der des Ersten Offiziers nach Süden zeigt. Die Navigationskarten weisen Widersprüche auf und das Funkgerät liefert inkonsistente Informationen. Was wäre das Ergebnis? Sie würden wahrscheinlich im Kreis segeln und niemals Ihr Ziel erreichen.

Dieses Szenario ist nicht anders als das Datenmanagement in vielen Unternehmen, wo Abteilungen mit verschiedenen „Wahrheiten“ arbeiten. Diese liegen dann als unterschiedliche Datensätzen in sogenannten Datensilos.

Datensilos wachsen – und erzeugen Probleme

Datensilos entstehen in Unternehmen häufig, wenn verschiedene Abteilungen, Teams oder Systeme Informationen in einer Weise speichern und verwalten, die nicht leicht mit anderen Teilen des Unternehmens geteilt werden kann. Diese Silos wachsen oft aufgrund von Abteilungsdenken, unterschiedlicher Technologien, Datenformate, Schnittstellen oder Kulturen. In vielen Betrieben sind auch veraltete Systeme oder zu schnelles Unternehmenswachstum, das die Technik abgehängt hat, mit beteiligt.

Ohne den Single Point of Truth drohen ernsthafte Konsequenzen. „So müssen Mitarbeiter zum Beispiel erst nach den neuesten Daten suchen oder verschiedene Datenquellen überprüfen“, erklärt Alexander Meiners. Unternehmen können Datensilos oder veraltete Daten schmerzhaft spüren – beispielsweise in dem der Vertrieb Kunden nicht erreichen kann, weil die Kundendaten veraltet sind. Oder ein Kundensupport-Mitarbeiter, der den Kunden noch einmal nach Kundennummer und anderen Daten fragen muss, bevor das Gespräch beginnen kann. Das Gegenmittel? Ein so genannter „Single Point of Truth (SPT)“. Der SPT ist eine zentrale, autoritative Datenquelle, auf die alle Mitarbeiter einfach, zum Beispiel per Cloud, zugreifen können. Ein Single Point of Truth trägt zu besserem Kundenerlebnis und besserem Management durch bessere Entscheidungen bei. „Die zentrale Datenquelle ist leicht zugänglich und liefert immer aktuelle und richtige Ergebnisse. Dies spart Zeit und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf die eigentliche Analyse zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Daten und deren Konsolidierung zu verschwenden“, erklärt Meiners.

Mit dem Single Point of Truth zur datengetriebenen Entscheidung

Aus dem Nebel der Unsicherheit erscheint also ein Licht: Der Single Point of Truth. Wie kann dieses Konzept im Einzelnen die oben genannten Herausforderungen beheben?

• Verbesserung der Datenintegrität: Ein SPT sorgt für Konsistenz und Zuverlässigkeit. Alle greifen auf dieselben, aktualisierten Informationen zu.
• Effizienz: Durch vereinfachte Suche und Zugriff auf Daten sparen die Mitarbeiter Zeit und Mühe.
• Sicherheit: Mit einer zentralen Datenquelle können Unternehmen ihre Sicherheitsmaßnahmen fokussieren und zum Beispiel sensible Kundendaten besser schützen.

„Mit einem SPT erstellen Sie nicht nur genaue Berichte, sondern Sie ermöglichen Ihrem Unternehmen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: datengetriebene Entscheidungen“, kommentiert Meiners.

Die Herausforderung: Wie man einen Single Point of Truth implementiert

Es gibt keine Reise ohne Hindernisse. Einen Single Point of Truth im Unternehmen zu implementieren ist nicht ohne Tücken. Folgende Herausforderungen müssen die Unternehmen bewältigen:

1. Integration verschiedener Datenquellen: Hier spielen Systeme wie CRM, Buchhaltung und Warenwirtschaftssysteme eine Rolle. Die verschiedenen Datenquellen müssen in einem Single Point of Truth konsolidiert, also zusammengebracht und nutzbar gemacht werden. „Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Abteilungen einzubinden und Datenstandards festzulegen“, rät der Experte. „Dann erfolgt die Auswahl der richtigen Technologie.“

2. Implementierung: Die Implementierung erfordert technische Expertise und Ressourcen. „Die Integration kann technische Anpassungen und die Zusammenarbeit mit IT-Experten erfordern oder aber auch durch verknüpfte IT-Lösungen bereits bestehen“, kommentiert Meiners.

3. Mindset der Mitarbeiter: Excel-Sheets mögen bequem sein, aber sie sind oft Feinde der Datenkonsistenz. Oft sind die Mitarbeiter seit Jahren diese Arbeit gewohnt. Es gilt aber die Mitarbeiter abzuholen und auf die Arbeit mit den Daten in der Cloud einzustimmen und umzugewöhnen. „Es gibt immer Kollegen, die Veränderungen scheuen und erst Überzeugung benötigen. Die Frage ist: Wie holt man sie ab, wie involviert man sie in die Projekte, damit sie schließlich auch zu Fürsprechern werden?“, so Meiners.

Was bestimmt den Erfolg?

Die Qualität und Verlässlichkeit von Berichten aus dem SPT hängt entscheidend von der Datenqualität ab. „Je höher das Verständnis für die Sorgfalt der Datenqualität, desto höher wird die Datenkonsistenz am Ende sein,“ betont Meiners.

Datenqualität ist in verschiedenen Geschäftsbereichen von entscheidender Bedeutung. Insgesamt gewährleistet eine hohe Datenqualität effiziente Geschäftsprozesse, reduziert Fehler und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Mit der passenden CRM Software verwalten Sie Ihre Daten sicher und effizient

Die genaue Erfassung von Stammdaten wie Firmennamen, Adressen und Hausnummern verhindert Fehler bei Rechnungen und reduziert den Korrekturaufwand. Eine korrekte Telefonnummer stellt sicher, dass Vertrieb und Marketing den Kunden problemlos erreichen können, während eine aktuelle und korrekte E-Mail-Adresse E-Mail-Rückläufer und Fehler im CRM-System minimiert.

• Im Verkaufsbereich gewährleistet die präzise Erfassung von gekauften Waren und Dienstleistungen zuverlässige Verkaufsberichte und eine effektive Kundenbetreuung.
• Im Finanzwesen sorgt die sorgfältige Dokumentation von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen dafür, dass Finanztransaktionen korrekt und zeitnah abgewickelt werden.

Ein weiterer kritischer Aspekt ist die Implementierung eines ausgeklügelten Berechtigungssystems, das sicherstellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugang zu relevanten Daten erhalten. Informationen sind ein wertvolles Unternehmenskapital und erfordern daher besondere Sicherheitsmaßnahmen.

Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter, die Zugriff auf den Single Point of Truth (SPT) haben, über das erforderliche Fachwissen und gezielte Schulungen verfügen sollten, um die Daten korrekt zu interpretieren und anzuwenden.

Die Errichtung eines SPT kann in Bezug auf Unternehmensgröße, Datenkomplexität und technische Anforderungen variabel sein. Obwohl der anfängliche Aufwand je nach den spezifischen Umständen des Projekts unterschiedlich ausfallen kann, überwiegen die langfristigen Vorteile in der Regel die Anfangsinvestitionen. „Ein effektiv implementierter SPT fördert eine höhere Datenkonsistenz, ermöglicht effizientere Berichterstattung, unterstützt fundierte Entscheidungsprozesse und kann dem Unternehmen einen signifikanten Wettbewerbsvorteil verschaffen“, resümiert der Experte.

Fazit: Nicht Option, sondern Pflicht in der datengetriebenen Welt

Ein Single Point of Truth ist nicht nur eine Option, es ist eine Notwendigkeit in der heutigen datengetriebenen Welt. Die Implementierung mag eine Herausforderung sein, aber der ROI in Form von besseren Entscheidungen, gesteigerter Effizienz und höherer Datenintegrität ist die Investition mehr als Wert. 

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