Warum die Finanzbuchhaltung den digitalen Wandel nicht mehr ignorieren kann

Die Coronapandemie, unterbrochene Lieferketten, politische Instabilitäten und steigende Energiepreise sind nur einige der Herausforderungen für die heutige Wirtschaft. Die Politik der Zentralbanken, insbesondere die Zinserhöhungen durch die US-Notenbank zum Zwecke der Inflationsbekämpfung, hat ebenfalls zu Volatilität geführt. Weitere sind Algorithmen-gesteuerte Geschäfte, die auf Marktbewegungen reagieren. Sie können Rückkopplungsschleifen erzeugen, die zu plötzlichen Preisschwankungen führen. Dieser Trend zur starken Marktvolatilität hat gezeigt: Nur die ständige Veränderung ist sicher.  

In diesem Artikel gehen wir auf folgende Themen ein:

Schnelligkeit und Agilität sind aus diesen Gründen für Unternehmen entscheidender denn je. Agilität beginnt mit den Finanz- und Buchhaltungssystemen, die jeden Aspekt des operativen Geschäfts abbilden. Eine gute Reaktionsfähigkeit dieser Systeme ist heute entscheidend für nachhaltigen Unternehmenserfolg.  

Umso überraschender ist es, dass die meisten Backoffice-Systeme aktuell diesen Anforderungen nicht gewachsen sind. Traditionelle Finanzsysteme sind langsam, ineffizient und fehleranfällig. Und trotz vorhandener Finanzsoftware kämpfen sich viele Entscheidungsträger gleichzeitig immer noch durch Papierberge. Isolierte Datenbanken aus verschiedenen Abteilungen sind ebenfalls hinderlich, wenn sich Entscheider einen umfassenden Überblick über das operative Geschäft verschaffen wollen. Die Lösung liegt in einer umfassenden digitalen Modernisierung im Finanzbereich, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Anpassungsfähigkeit und Resilienz der Unternehmen erhöht. 

Automatisierung: Der Schlüssel zur Modernisierung 

Die Automatisierung in der Finanzbuchhaltung bedeutet eine weitgehende Reduzierung manueller Eingriffe. Ein Großteil der Buchhaltungsprozesse, insbesondere bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie deren Zahlungen, kann automatisiert werden. Dadurch wird der Arbeitsaufwand erheblich reduziert und Fehlerquellen minimiert. Automatisierte Systeme ermöglichen es, dass Routineaufgaben, wie die Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen, fast vollständig ohne menschliches Zutun ablaufen. Dies führt zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und Genauigkeit in der Buchhaltung. 

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Durch die Digitalisierung werden Finanzdaten in Echtzeit verfügbar. Es gibt keine Verzögerungen mehr. So können Unternehmen schneller und mit auf Daten fundierten Entscheidungen auf Veränderungen reagieren. Diese Echtzeit-Daten bieten einen entscheidenden Vorteil für andere Bereiche wie Marketing und Vertrieb.  

Die Buchhaltung wird nicht umsonst gerne mit dem Autofahren und einem Blick in den Rückspiegel verglichen. „Wo stand ich und wo stehe ich“, lautet das Prinzip. Doch in den heutigen Zeiten muss der Weg mehr in Richtung Zukunft, vorausschauenden Analysen und Prognosen gehen.  

Künstliche Intelligenz (KI) spielt eine Schlüsselrolle bei der Erstellung dieser zukunftsorientierten Einsichten. KI ist hervorragend darin, große Datenmengen zu analysieren, Muster zu erkennen und daraus Empfehlungen abzuleiten. Diese Art von Analyse und Prognosen ist besonders wertvoll, um langfristige Strategien zu planen und umzusetzen. 

Die zentrale Rolle der (sicheren) Cloud-Technologie 

Cloud-basierte Lösungen machen es möglich, zu jeder Zeit und von überall auf Finanzdaten zuzugreifen, was besonders im Zeitalter des Homeoffice von großer Bedeutung ist. Ein Browser und Zugangsdaten reichen, um einen Blick auf die neuesten Entwicklungen zu werfen. Zudem sind Cloud-Systeme flexibel und skalierbar – und können sich so höherem Datenaufkommen mühelos anpassen, ohne dass sich die nächste Bilanz um Tage oder Wochen verspätet.  

Cloud-Systeme erleichtern die Implementierung und Wartung von Finanzsoftware, da keine Installationen vor Ort erforderlich sind und Updates automatisch erfolgen. Zudem sind sie oft sicherer als lokale Lösungen, da professionelle Anbieter umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen implementieren und ständig aktualisieren.  

Der Schutz sensibler Finanzdaten ist enorm wichtig. Wer das Internet nutzt, stößt gleichzeitig Einfallstore zu seinen Daten auf. Das Argument: „Wer interessiert sich für meine kleine Firma“, gilt nicht mehr, da auch Hacker mit Bots ihre Angriffe automatisieren können.  

Unternehmen in der Cloud müssen daher sicherstellen, dass ihre Daten in sicheren und zertifizierten Rechenzentren gespeichert sind. Transparenz hinsichtlich der Datenverarbeitung und -speicherung ist ebenso entscheidend. Lösungen, die mit entsprechenden Zertifizierungen in der EU betrieben werden, bieten hier den richtigen, vertrauenswürdigen Rahmen. Es ist entscheidend, dass Unternehmen Klarheit darüber haben, wohin ihre Daten fließen und wie sie geschützt werden. Mit Cloud-Software lagern Unternehmen ihre Sicherheitsarbeit aus: Profis kümmern sich um Wartung, Backups und Schutzmaßnahmen wie Security-Updates. Im Fall der Fälle helfen Sicherungen und Notfallpläne, um schnell wieder handlungsfähig zu werden.  

Die Cloud spart zudem Kosten für eigene Hardware, den Betrieb und notwendige Wartung der eigenen Infrastruktur. Somit wirkt ein Cloud-Abomodell vielleicht auf den ersten Blick teurer, ist tatsächlich aber häufig die günstigere Lösung.  

Herausforderung Compliance und Mitarbeiterakzeptanz 

Die Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung bringt nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen mit sich. Zum Beispiel ist bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern und bei der Einhaltung von Compliance-Standards Fachwissen gefragt.  

Die Schulung und das Engagement der Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Digitale Systeme reduzieren repetitive Aufgaben wie Umsatzsteuer-Voranmeldungen, regelmäßige Gewinn- und Verlustrechnungen, Auswertungen und Bilanzen. Sie schaffen freie Zeit. So können sich Mitarbeiter besser auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Vorteile dieser Systeme zu kommunizieren. Das Anschaffen und Implementieren der Technologie allein bringt nicht die Vorteile. Mitarbeiter müssen geschult und motiviert werden, die Software auch effektiv zu nutzen.  

Eine weitere Herausforderung ist die interne und externe Digitalisierung. Wenn ein Unternehmen digitalisiert arbeitet, aber Partner immer noch Papierrechnungen schicken, verpuffen die Vorteile. Hier helfen Maßnahmen wie eine Plattform, auf der alle miteinander vernetzt sein sollen oder ein Standard, wie er gerade im Kontext der e-Rechnung diskutiert wird. Wenn alle das gleiche Format verwenden, entfaltet die Digitalisierung ihre volle Wirkung. 

Automatisierung spart viel Zeit und setzt Kapazitäten frei. Menschliche Interaktion kann darauf beschränkt werden zu prüfen, ob die Vorschläge des Systems stimmen. Es gibt aber auch neue Ansätze: Zum Beispiel, dass die KI täglich die Vorschläge des Systems prüft und sich nur bei Unstimmigkeiten meldet – wenn eine Entscheidung mit menschlicher Expertise gefragt ist.  

Neu sind auch KI gestützte Assistenten, die die GuV oder Bilanz analysieren und im Rahmen der Analyse auch Tipps zur Optimierung geben.

Fazit: Digitalisierung bedeutet mehr Sicherheit in einer unsicheren Welt 

In einer zunehmend dynamischen und unsicheren Welt ist ein agiles und effizientes Finanzmanagement für Unternehmen kein Luxus, sondern unerlässlich. In einem sich schnell verändernden Markt bietet die Digitalisierung nicht nur operative Vorteile, sondern ermöglicht auch bessere Entscheidungsfindung und fördert das Unternehmenswachstum.  

Durch die Einführung von Cloud-Lösungen und Automatisierung werden Finanzprozesse effizienter und zukunftsorientierter. Die Herausforderung besteht darin, diese digitalen Transformationen im Unternehmen zu integrieren, während gleichzeitig Datenschutz und Mitarbeiterakzeptanz berücksichtigt werden. 

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