Beschreibung im Lexikon

Mahnstufen

Mahnstufen im Mahnverfahren – kein Muss!

Unternehmen wünschen sich Kunden, die pünktlich ihre Rechnungen bezahlen. Geschieht das nicht, haben sie unterschiedliche Möglichkeiten, den fälligen Rechnungsbetrag einzufordern. Jedem Kreditor steht dabei der Weg des gerichtlichen Mahnverfahrens offen. Weil Unternehmen aber in der Regel gute Beziehungen zu Ihren Kunden pflegen wollen, gehen die meisten erst einmal den Weg eines außergerichtlichen Mahnverfahrens. Hier wird über verschiedenen Stufen der Ausgleich der offenen Rechnung angemahnt. Dabei kann auch eine Mahngebühr für die entstandenen Aufwände erhoben werden.

Wie die Mahnstufen gestaltet werden und wann eine Mahngebühr erhoben wird, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Meistens werden zwei bis drei Mahnstufen angesetzt, bevor die Rechnung in ein gerichtliches Mahnverfahren geht. Allerdings ist es nicht verpflichtend, Mahnstufen einzuhalten. Ist auf einer Rechnung bereits eine Zahlungsfrist aufgeführt, kann auch direkt ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden, wenn das Zahlungsziel überschritten wurde. Ist der Schuldner kein Verbraucher, tritt der Verzug automatisch 30 Tage nach Erhalt der Rechnung ein. Bei Verbrauchern muss auf diese Fälligkeit in der Rechnung hingewiesen werden.

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Die verschiedenen Mahnstufen

Weil viele Unternehmen wissen, dass es im Alltag durchaus passieren kann, eine Rechnung zu übersehen, schicken sie in der Regel ihren Kunden nach Ablauf einer bestimmten Frist eine sogenannte Zahlungserinnerung. Diese wird als erste Mahnstufe gewertet. Sie ist zumeist eine freundliche Aufforderung, den Rechnungsbetrag zu begleiten und mit keinen weiteren Mahngebühren verbunden. Manchmal werden dem Kunden auch eine Rechnungskopie oder ein vorgefertigter Zahlschein mitgeschickt, um ihm die Bezahlung möglichst einfach und schnell zu ermöglichen.

Kommt der Debitor dieser Zahlungserinnerung nicht nach, werden die Unternehmen in der zweiten Mahnung oft schon sehr viel deutlicher. Hier fallen bei vielen Gläubigern die ersten Mahngebühren an und der Ton des Anschreibens verschärft sich. Oftmals wird damit gedroht, die Rechnung an ein Unternehmen, das Inkasso verwaltet, abzugeben. Ein eindeutiges Zahlungsziel wird festgelegt, das üblicherweise zwischen fünf und zehn Werktagen liegt.

Verstreicht auch diese Zahlungsfrist ohne Zahlungseingang, geben viele Unternehmen die Rechnung an einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen ab oder sprechen eine letzte Mahnung aus. Die Mahngebühren erhöhen sich erneut, und der Ton wird noch deutlicher. Diese Mahnstufe enthält oft bereits die Ankündigung, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten, wenn der Zahlung nicht innerhalb der gesetzten Frist nachgekommen wird.

Verzugszinsen

Sobald die erste Mahnung ausgesprochen ist, kommt der Debitor automatisch in Verzug. Ab jetzt können auch Verzugszinsen geltend gemacht werden, die sich am aktuellen Zinssatz orientieren. Wie hoch dieser Säumniszuschlag ausfällt, kann auf einschlägigen Internetseiten wie zum Beispiel Basiszinssatz.de nachgelesen werden.

Alternativen zu Mahnstufen

Wenn ein Kunde mit den Zahlungen im Rückstand ist, kann ein Unternehmen als Alternative zu einem außergerichtlichen Mahnverfahren mit Mahnstufen auch das persönliche Gespräch suchen. Oftmals ist dieser Weg der schnellere und effektivere, um an sein Geld zu kommen. Im Gespräch können die individuellen Schwierigkeiten, die zum Zahlungsverzug geführt haben, aufgedeckt werden. Manchmal werden dann im Nachhinein die Zahlungsbedingungen geändert und eine Ratenzahlung vereinbart oder es wird zukünftig ein Lastschriftverfahren gewählt, damit der Schuldner keine Zahlungen mehr versäumen kann. So ist beiden Seiten geholfen und weiterhin eine gute Kundenbeziehung gewährleistet.

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