Begleicht ein Gläubiger eine Forderung, handelt es sich um einen Zahlungseingang. Den offenen Betrag gleichen Schuldner in der Regel durch Bargeld oder eine Überweisung auf das Konto des Begünstigten aus. Wichtige Angaben bei der Zahlung wie Kunden- oder Rechnungsnummer erleichtern die Zuordnung.
Die Buchung des Zahlungseingangs
Einen Zahlungseingang verbuchen Unternehmen in der Regel im Rahmen der Auftragsabwicklung. Mit einer entsprechenden Software sorgen Betriebe für eine effektive Auftragsabwicklung, die von der Rechnungsstellung über die Überwachung der offenen Posten bis zum Zahlungseingang sinnvolle Unterstützung bietet. Standardisierte Abwicklungen bei der Auftragsverwaltung sorgen für einen reibungslosen Betriebsablauf. Erfolgt der Geldeingang nicht innerhalb der vorgegebenen Frist, wird ein Mahnverfahren in Gang gesetzt. Um dem Kunden die korrekte Rechnungsabwicklung zu ermöglichen, sollte die Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten. Neben der IBAN und der BIC sind der Brutto- und Netto-Betrag ebenso anzugeben wie das Fälligkeitsdatum. Damit die Rechnung korrekt verbucht werden kann, ist die Angabe einer Rechnungsnummer unerlässlich.
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Zahlungseingang unter Berücksichtigung von Skonti
Damit ein Gläubiger seine Forderung zügig begleicht, bieten viele Unternehmen die Möglichkeit, bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist Skonto abzuziehen. Üblich ist der Abzug von 3 Prozent bei Zahlung innerhalb von 7 oder 14 Tagen. Der Kunde darf laut Rechnung einen prozentualen Anteil einbehalten, wenn er zügig überweist. In der Buchhaltung muss das Unternehmen die Umsatzsteuer und den Skontoabzug entsprechend korrigieren. Rabatte weist der Rechnungssteller in der Regel direkt auf der Rechnung aus, hier ist nach dem Zahlungseingang keine Korrektur erforderlich, da der Kunde den gebuchten Rechnungsbetrag zahlt. Handelt es sich um einen Rabatt, der nachträglich gewährt wurde, sind die Buchungen wie bei einem Skontoabzug zu veranlassen.
Steuerung der liquiden Mittel
Bei der Liquiditätsplanung eines Unternehmens spielen Zahlungseingänge eine wesentliche Rolle. Wichtig ist, die Zuflüsse so zu steuern, dass stets ausreichend liquide Mittel zur Verfügung stehen. Fällige Zahlungen wie Löhne und Gehälter oder Steuerverbindlichkeiten und Rechnungen müssen jederzeit aus den liquiden Mitteln bedient werden können. Bei der Planung handelt es sich nicht um eine Prognose für die nächsten Wochen oder Monate, sondern um die konkrete Entwicklung der flüssigen Mittel. Bei hohen Außenständen verfügen Betriebe unter Umständen nicht über ausreichend flüssige Mittel, um eigene Rechnungen zu begleichen, und es drohen Zahlungsschwierigkeiten. Hier sorgt eine umsichtige Planung mit passender Unternehmenssoftware dafür, dass keine Zahlungsprobleme entstehen. In der Regel werden die Zahlungsflüsse innerhalb eines bestimmten Zeitraums betrachtet. Neben dem Bank- und dem Kassenbestand zählen die ausstehenden Forderungen sowie die Ausgaben in dieser Periode zu den Positionen des Liquiditätsplans. Abschreibungen oder Rückstellungen werden bei der Planung nicht berücksichtigt.
