Was sind Zahlungsbedingungen: Definition und Beispiele
Die Zahlungsbedingungen, auch Zahlungskonditionen genannt, werden in der Wirtschaft meist über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geregelt. Teilweise erfolgt auch eine stillschweigende Übereinkunft zwischen Käufer und Verkäufer. Getroffen werden Vereinbarungen, die sich auf den Zeitpunkt sowie den Ort von finanziellen Verbindlichkeiten beziehen. Unterschieden wird zwischen verschiedenen Möglichkeiten:
- Vorauszahlung – häufig bei Neukunden
- Bezahlung bei Übergabe
- Zahlung nach der Übergabe
- Begleichen der Verbindlichkeiten zu einem Zahlungsziel
Bei Fernabsatzgeschäften, die auf Lieferung abgeschlossen werden, sehen die Zahlungsbedingungen in der Regel eine Vorauszahlung oder das Begleichen zu einem Zahlungsziel vor. Letzteres wird in der Rechnung vermerkt. Hier wird der Zeitraum angegeben, in dem die Bezahlung zu erfolgen hat. Teilweise ist es möglich, dass Lieferanten Skonto einräumen. Skonto darf abgezogen werden, solange die Begleichung der Kosten kurzfristig nach Rechnungseingang durchgeführt wird. Dies muss in der Buchhaltung vermerkt werden.
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Beispiele für gängige Zahlungsbedingungen
Unternehmen können die Zahlungsbedingungen ihrer Rechnungen unabhängig von gewissen Wortlauten gestalten. Hier sind jedoch einige Beispiele für gängige Zahlungsbedingungen, wie sie Unternehmen in der Praxis verwenden:
- Zahlung auf Rechnung:
„Die Rechnung ist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zu begleichen. Bitte überweisen sie den Betrag auf das angegeben Bankkonto unter Angabe der Rechnungsnummer. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 % Skonto.“ - Zahlung bei Erhalt der Ware:
„Der Rechnungsbetrag ist direkt bei Erhalt der Ware in bar oder per EC-/Kreditkartenzahlung an den Zusteller zu begleichen. Bitte beachten Sie, dass die Ware nur gegen die vollständige Zahlung übergeben wird.“ - Vorkasse:
„Die Zahlung des Gesamtbetrags ist vor Versand der Ware zu leisten. Bitte überweisen sie den Rechnungsbetrag auf das angegeben Bankkonto. Sobald der Betrag vollständig auf unserem Konto eingegangen ist, wird die Bestellung umgehend versandt.“ - Ratenzahlung:
„Der Gesamtbetrag wird in 12 monatlichen Raten zu je 75 Euro beglichen. Die erste Rate ist innerhalb von 7 Tagen ab Rechnungsdatum fällig, alle weiteren Zahlungen jeweils zum Monatsanfang. Bitte überweisen sie den Rechnungsbetrag auf das angegeben Bankkonto.“ - Online-Zahlung (bspw. PayPal):
„Der Rechnungsbetrag kann über den Online-Zahlungsanbieter PayPal abgewickelt werden. Direkt nach Abschluss der Bestellung werden Sie zur Website von PayPal weitergeleitet, auf der Sie die Zahlung bestätigen können. Bitte beachten Sie, dass PayPal zusätzliche Gebühren erheben kann.“
Die Festlegung der Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbestimmungen bestimmen, wann und wie eine Rechnung beglichen werden soll. Ein Unternehmen mit privaten Endverbrauchern kann die Bedingungen meist ohne weitere Vorgaben frei festlegen, solange sie klar und verständlich auf der Rechnung ausgewiesen werden. Zu den Angaben gehören typischerweise die Zahlungsfrist bzw. das Fälligkeitsdatum, die Zahlungsart, mögliche Rabatte oder Nachlässe sowie Verzugszinsen. Wichtig ist, dass der Endverbraucher die Zahlungsbedingungen der Rechnung klar erkennen kann.
Die einzige Voraussetzung ist, dass der gewählte Termin durch den Kunden zeitlich eingehalten werden kann. Zu kurzfristige Zahlungstermine sind unzulässig und müssen bei einer Rechnung nicht akzeptiert werden, es sei denn die Formulierung lautet „zahlbar sofort nach Rechnungseingang“. Da die Anweisung der Zahlung sofort erfolgen kann, ist die Formulierung rechtlich zulässig. Fehlt in einer Rechnung ein Zahlungsziel, hat der Kunde automatisch 30 Tage für das Begleichen der Rechnung Zeit.
Wichtig: Unternehmer müssen in der Rechnung an Privatpersonen auf die Rechtsfolgen hinweisen, die bei einem Zahlungsverzug auftreten.
Ausnahmen gelten bei Rechnungen, die für durchgeführte Bauleistungen gestellt werden, die nach VOB berechnet werden. In diesem Fall werden die Zahlungsbedingungen vertraglich geregelt und es können Vorauszahlungen oder Teilrechnungen gefordert werden. Dies hängt mit dem erhöhten Aufwand zusammen, der bei einer Bauleistung erbracht werden muss.
Skonti und Rabatt in den Zahlungsbedingungen
Es kann teilweise sinnvoll sein, dem Schuldner die Möglichkeit einzuräumen, einen Preisnachlass in Anspruch zu nehmen. Üblich ist dies vor allem bei einem gewerblichen Kunden, wird aber ebenso bei privaten Kunden angeboten.
Für den Kunden ist ein Rabatt eine Form der Anerkennung. Gewährt werden die Rabatte in der Regel einmalig oder für treue und loyale Bestandskunden. Sie werden in der Rechnung vermerkt. Unternehmer können in ihren Zahlungsbedingungen einen Skonto festhalten, dessen Höhe sie selbst festsetzen. Normalerweise bewegt sich der Skonto im Durchschnitt bei 2 Prozent vom Netto-Betrag der Rechnung. Abgezogen werden darf der Skonto jedoch nur, wenn eine Rechnung sofort beglichen wird.
Wenn Zahlungsbedingungen nicht eingehalten werden
Wenn ein Kunde die im Vertrag festgelegten Zahlungsbedingungen nicht einhält, gerät er in Zahlungsverzug. Dies ist bereits ab dem ersten Tag nach Verstreichen der Zahlungsfrist der Fall. Unternehmen sollten bei Eintreten dieses Umstandes strukturiert und konsequent vorgehen, um den offenen Betrag einzufordern.
Schritt 1 – Zahlungserinnerung versenden: Der Versand einer Zahlungserinnerung stellt einen freundlichen Hinweis auf die noch offene Rechnung dar und beinhalte die Bitte, den Betrag zeitnah zu begleichen. Dies ist per E-Mail, Anruf, WhatsApp-Nachricht, etc. möglich.
Schritt 2 – erste Mahnung verschicken: Der Versand einer Mahnung (ohne Verzugszinsen) ist eine formelle Zahlungsaufforderung und enthält meist eine neue Zahlungsfrist zur Begleichung des Rechnungsbetrags.
Schritt 3 – Verzugszinsen berechnen: Unternehmen können sich jedoch auch dazu entscheiden, weitere Mahnungen mit Verzugszinsen zu verschicken. Möglich sind bis zu 9 % des Basiszinssatzes.
Schritt 4 – rechtliche Schritte einleiten: Bringen all diese Schritte nichts, können Unternehmen weitere Mahnstufen zu durchlaufen und ein Inkassobüro einschalten oder rechtliche Maßnahmen einleiten.
