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Damit Ihre Rechnung stimmt

RECHNUNGSPROGRAMM

Rechnungen auf Papier? Das war einmal. Egal ob Sie Gründer, Handwerker oder Kleinunternehmer sind: Mit dem Rechnungsprogramm von Sage schreiben Sie Ihre Rechnungen einfach, schnell und fehlerfrei. 
Sage Software Siegel Faktura

Sie sind Handwerker, Freelancer oder haben ein Start-up gegründet? Was auch immer Ihr Business ist, sobald Sie Unternehmer sind, kommen Sie um das Schreiben von Rechnungen nicht herum.

Schließlich sind Ihre Produkten oder Dienstleistungen ja nicht gratis. Je mehr Kunden sie haben, umso mehr Arbeit ist mit den Rechnungen verbunden. Sie müssen sie nicht nur korrekt erstellen und versenden, sondern auch entsprechend den Vorschriften ordnungsgemäß ablegen. Denn bei der nächsten Steuererklärung oder Betriebsprüfung brauchen Sie sie in jedem Fall. Darüber hinaus müssen Sie prüfen, ob der Kunde auch pünktlich gezahlt hat und, falls dem nicht so ist, eine Mahnung verschicken.
Buchhaltung Software Screen Rechnung
Buchhaltung Software Screen Funktion E-Rechnung

Wer Rechnungen von Hand erstellt, verliert nicht nur viel Zeit. Er läuft vielmehr Gefahr, dass Zahlungen falsch berechnet werden oder zu spät eingehen. Das kann zur Folge haben, dass ein konstanter Cashflow nicht mehr gewährleistet ist. Hier kommt ein Rechnungsprogramm ins Spiel. Es unterstützt Sie nicht nur bei der Erstellung fehlerfreier Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Mahnungen. Es sorgt vielmehr auch dafür, dass alle Dokumente sicher und übersichtlich abgelegt und verwaltet werden. Ein weiteres Plus: Sie können Ihr Mahnwesen bequem automatisieren und haben den Kopf für Ihr Kerngeschäft frei.

Das Wichtigste im Überblick

Ein professionelles Rechnungsprogramm ...
 
  • unterstützt Sie bei der Erstellung, Ablage und Verwaltung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Mahnungen,
  • sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen stets alle Pflichtangaben enthalten,
  • unterstützt die Formate XRechnung und ZUGfERD,
  • ist jederzeit absolut GoBD-konform,
  • gleicht eingehende Zahlungen automatisch ab,
  • versendet, falls es nötig wird, selbsttätig die Mahnungen,
  • verfügt über die nötigen Schnittstellen zum Steuerberater und Finanzamt und
  • spart Ihnen so viel Zeit, Geld und Nerven.
 

Auf was Sie bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms achten sollten

Es ist egal, ob Sie Freiberufler, Handwerker oder Kleinunternehmer sind. Es spielt auch keine Rolle, ob Sie ein Gründer oder ein alter Hase in Ihrem Business sind. Ein Rechnungsprogramm unterstützt Sie in jedem Fall. Nicht nur beim Erstellen von Rechnungen, sondern auch dabei, die Abläufe in ihrem Büroalltag zu vereinfachen. Die Lösung, für die Sie sich letzten Endes entscheiden, soll Ihnen zukünftig möglichst viel Arbeit abnehmen. Deshalb empfiehlt es sich, bei der Auswahl strategisch vorzugehen. Nutzen Sie die folgenden Entscheidungskriterien, um die für Sie ideale Lösung zu finden:

 Software sollte zuallererst zur Größe Ihres Unternehmens passen. Es ist wenig sinnvoll, ein überdimensioniertes System zu wählen. Ein solches ist, gerade zu Anfang, möglicherweise mit erheblich mehr Aufwand verbunden als eine kleinere Lösung.
Das Rechnungsprogramm muss den GoBD entsprechen. Diese Abkürzung steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das heißt, es muss sichergestellt sein, dass die Dokumente, hier vor allem die Rechnungen, vollständig sind und nicht im Nachhinein manipuliert werden können. Sie müssen sicher abgelegt sein und müssen jederzeit wiederhergestellt werden können. Ferner müssen die üblichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Die Software sollte über Schnittstellen zu anderen Systemen verfügt, etwa zur Buchhaltung, zum CRM oder zur Warenwirtschaft. Ebenso interessant ist eine DATEV-Schnittstelle zum Finanzamt und zum Steuerbüro. Sobald Sie Ihrem Steuerberater den Zugang zu Ihrem Programm geben, erleichtert das beiden Seiten die Zusammenarbeit.
Wenn Sie ein Rechnungsprogramm verwenden, verwalten Sie automatisch die Daten Ihrer Kunden. Diese gilt es zu schützen, weshalb Sie bei einer cloudbasierten Software darauf achten sollten, dass die Daten gut gesichert gespeichert sind. 
Je besser die Geschäfte laufen, umso mehr gibt es zu erledigen. Entsprechend höher sind auch die Anforderungen, die Sie an ein Rechnungsprogramm stellen. Deshalb lautet eine zentrale Frage: Wächst das Programm mit Ihrem Unternehmen mit? Ist es skalierbar, sprich, lässt es sich um Funktionen und Arbeitsplätze erweitern?
Auch beim besten Rechnungsprogramm kann es einmal Fragen geben, entweder zur Software selbst oder ganz allgemein. Dann sollte Ihnen der Anbieter den nötige Support bieten, etwa eine Hotline, einen Chat oder FAQ-Bereich sein. Prüfen Sie, welche Art von Unterstützung Ihnen geboten wird, wie schnell Ihnen geholfen werden kann und ob dieser Service etwas kostet.
Wir alle wissen: Wer billig kauft, der kauft oft zweimal. Und auch, dass gute Qualität ihren Preis hat. Prüfen Sie daher kritisch, ob der Preis dem Nutzen entspricht, den Sie durch das Rechnungsprogramm haben.
Das Rechnungsprogramm soll Ihnen so viel Arbeit abnehmen wie nur möglich. Zudem sollte es sich intuitiv bedienen lassen, ohne dass Sie erst eine Schulung mitmachen oder ein Handbuch studieren müssen. Damit Sie sich selbst ein Bild von der Usability machen können, bieten manche Anbieter – so auch Sage – ihren Kunden an, das Programm vor dem Kauf kostenlos zu testen.
Ein Test ist eine Möglichkeit, die es sich zu nutzen lohnt. Probieren Sie am besten die drei, vier Lösungen aus, die für Sie in die engere Wahl kommen. So bekommen Sie am ehesten ein Gefühl dafür, wie nutzerfreundlich sie in der Anwendung sind. Lässt sich die Lösung intuitiv bedienen oder kostet es Ihnen viel Zeit, sich mit dem System vertraut zu machen? Lässt sich problemlos aus einem Angebot oder auf Basis einer Zeiterfassung eine Rechnung erstellen? Sie werden schnell feststellen, ob bei den von Ihnen favorisierten Programmen alles reibungslos läuft oder ob es irgendwo hakt. Ihre Ideallösung werden Sie so mit Sicherheit schnell finden. 

Was sind die Vorteile eines Rechnungsprogramms?

 

Durch perfekte Abläufe gewinnen Sie Freiräume

Ein Rechnungsprogramm bringt Struktur in Ihre Abläufe und verschafft Ihnen Freiräume. Viele Arbeiten, die immer wieder anfallen, werden automatisch von der Software erledigt. So übernimmt sie direkt die korrekten Daten aus dem System, vom Datum über die Adressdaten Ihres Kunden bis hin zur richtigen Bezeichnung Ihrer Waren oder Dienstleistungen. Ferner vergibt sie automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer. 

Ein Rechnungsprogramm ist in aller Regel Teil einer kaufmännischen Software, die auch andere administrative Aufgaben für Sie übernimmt. Sie versenden nicht nur rechtssicher und schnell Rechnungen und Mahnungen. Sie können zudem automatisch Offene-Posten-Listen führen und Rechnungslisten erstellen. Diese können Sie elektronisch an den Steuerberater oder an das Finanzamt übermitteln. Darüber hinaus können Sie ganz komfortabel per Mausklick Auswertungen und Statistiken erstellen. Sie verfügen damit über eine stets aktuelle Datenbasis, auf der Sie Ihre strategischen Entscheidungen treffen können.

Sie sind juristisch auf der sicheren Seite

Der Anbieter eines modernen Rechnungsprogramms sorgt dafür, dass alle Vorlagen juristisch stets aktuell sind. Das gilt für sämtliche Dokumente, ob Angebot, Mahnung oder Rechnung. Gerade bei den Rechnungen müssen Sie sich um die verschiedenen Pflichtangaben wie etwa eine fortlaufende Rechnungsnummer nicht mehr kümmern. Weiterhin stellt die Software sicher, dass eine falsch ausgestellte Rechnung nicht nachträglich geändert werden kann. Eine solche muss zwingend storniert und dann neu geschrieben werden.

Sie sparen langfristig Kosten

Natürlich ist die Anschaffung oder Miete eines Rechnungsprogramms erst einmal mit Kosten verbunden. Doch diese Kosten haben sich schnell amortisiert. Mit einer Software erledigen Sie effizient Ihre Buchhaltung und sparen wertvolle Arbeitszeit. Das ist bereits der Fall, wenn Sie Daten erfassen, denn das müssen Sie nur einmal tun. Danach können Sie die Daten in anderen Bereiche der Software nutzen.

Sie überzeugen Ihre Kunden durch eine professionelle Außenwirkung

Ihre Angebote und Rechnungen sind weit mehr als das, was sie rein dem Namen nach sind. Sie sind nämlich zugleich Ihre Visitenkarte. Bei einer modernen Software ist es oft möglich, das eigene Corporate Design zu nutzen. Mit CD-konform gestalteten Dokumenten machen Sie einen guten Eindruck bei den Bestands- und bei potenziellen Kunden.

In einem Rechnungsprogramm sind alle Daten digital, zentral hinterlegt und können somit jederzeit abgerufen werden. Haben Ihre Kunden Fragen, dann sind Sie in der Lage, diese zeitnah und verbindlich zu beantworten. So sorgen Sie nicht nur optisch, sondern auch inhaltlich für eine professionelle Außenwirkung.

Die Vorteile der Rechnungssoftware auf einen Blick

Zahlungen unter Kontrolle

Unser Rechnungsprogramm gleicht die eingehenden Zahlungen automatisch ab. So müssen Sie sich nicht mehr damit aufhalten, Daten von Hand einzugeben.

Ertragslage im Blick

Ein übersichtliches Dashboard zeigt Ihnen alle Zahlungseingänge und Außenstände. So behalten Sie mit einer einzigen Rechnungssoftware Ihre Ertragslage im Blick. 

Passgenaue Lösung

Das ideale Rechnungsprogramm beinhaltet alles, was Ihr Unternehmen braucht. Es ist skalierbar und passt sich den individuellen Anforderungen Ihrer Firma an.

Angebotssoftware von Sage: 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen

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  • Anlagenbuchhaltung
  • Bestellwesen
  • E-Rechnung
  • Kosten- und Erlösrechnung
  • Variantenartikel­verwaltung
  • Anpassbare Chefübersichten

Mehr Antworten auf Fragen rund um Rechnungsprogramme

Zunächst einmal bedeuten Rechnung und Faktura ein und dasselbe. Welcher Begriff verwendet wird, das hängt mit dem Land zusammen. So werden im Handel innerhalb Deutschlands beide Begriffe verwendet. Bei Geschäften mit der Schweiz und Österreich findet das Wort Faktura häufiger Verwendung. Die Rechnung ist ein Dokument, in dem ein Unternehmer seinen Kunden zur Zahlung für eine gelieferte Lieferung oder Leistung auffordert. 
 
Die Rechnung stellt somit eine Forderung an einen Schuldner dar. Hier müssen die Leistungen und die Kosten, die für sie entstanden sind, übersichtlich aufgeführt werden.

Eine Quittung hingegen dient als Nachweis, dass eine Leistung oder dass eine Zahlung erfolgt ist. Somit kann eine Rechnung eine Quittung sein, wenn auf ihr vermerkt ist, dass Ware erhalten wurde oder dass ein Betrag bezahlt worden ist. Umgekehrt kann es sich bei einer Quittung gleichzeitig um eine Rechnung handeln, wenn sie alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält.

 
Viele Kleinunternehmer und Soloselbständige erledigen ihre Buchführung mithilfe einer Exceltabelle und schreiben ihre Rechnungen in Word. Der Vorteil liegt auf der Hand: Diese Methode ist einfach und günstig. Gerade zu Anfang, wenn noch nicht so viel verkauft wird und nur wenige Rechnungen zu schreiben sind, mögen diese Tools ausreichen. Doch je besser die Geschäfte erst einmal laufen, umso komplexer werden auch die Abläufe. Dann sind Fehler bei der Rechnungsstellung vorprogrammiert und auch die Buchhaltung in Excel wird schnell unübersichtlich. Über kurz oder lang lohnt es sich also, sich professionelle Unterstützung in Form eines Rechnungsprogramms zu holen.

Um E-Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei den folgenden beiden Formaten: ZUGFeRD und XRechnung. Der Vorteile dieser beiden Formate: Sie können nicht nur elektronisch übermittelt und empfangen werden. Der Empfänger kann sie vielmehr automatisch digital in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten.
 
Ein Format ist ZUGFeRD ist ein Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dabei handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Das heißt, dass die Rechnung aus zwei Formaten besteht: Zum einen aus einem für Menschen lesbaren PDF-Format, zum anderen aus einem für Maschinen lesbaren XML-Format. Das aktuelle Format heißt ZUGFeRD 2.0.

Ein anderes Format ist die XRechnung. Dieses Format für den Datenaustausch basiert auf der europäischen Norm EN-16931, die Ende 2020 auch in deutsches Recht umgesetzt wurde. Demnach müssen Unternehmen, die für Auftraggeber der öffentlichen Hand tätig werden, die Rechnungen in diesem Format ausstellen und versenden. Vorausgesetzt, der Auftrag übersteigt einen Wert von 1.000 Euro. Bei diesem XML-basiertes Format werden – im Gegensatz zum ZUGFeRD – die Rechnungsdaten nicht bildhaft dargestellt.

Die Vorteile von E-Rechnungen:

  • Elektronische Erstellung und Zustellung der Rechnungen
  • Schnellere Rechnungsstellung und -abwicklung
  • Beschleunigte Zahlung 
  • Weniger Arbeitsaufwand für beide Seiten
  • Deutlich geringerer Bedarf an Porto, Papier und Aktenschränken
  • Klare Kostenersparnis
Viele Unternehmer drucken ihre Rechnungen heute nicht mehr erst auf Papier aus, um sie dann mit der Post zu verschicken. Sie versenden sie digital im Format PDF. Das Akronym steht für das portable Dokumentenformat. Eine Rechnung im PDF-Format wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übersendet und empfangen. Sie stellt jedoch keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU dar. Die Inhalte der Rechnung werden hier nämlich – ähnlich wie bei einer Papierrechnung – rein visuell dargestellt. Dadurch ist es dem Empfänger nicht möglich, die Rechnung automatisch elektronisch zu verarbeiten. Er muss die Informationen entweder von Hand oder mithilfe eines Programms zur Texterkennung, auch als OCR-Programm bekannt, in die Buchführung übertragen.
Sie sind Kleinunternehmer, Solo-Selbstständiger oder Gründer eines Start-ups? Dann müssen Sie besonders gut mit der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit haushalten. Entsprechend hoch werden die Ansprüche sein, die Sie an ein Rechnungsprogramm stellen. Eine solche Software sollte besonders leicht, intuitiv und damit auch für Laien gut zu bedienen sein. Sie muss alle Aufgaben rund um Verkäufe und die Rechnungen so weit wie nur möglich vereinfachen und Ihnen abnehmen. Ob es um das Erstellen und Versenden von Rechnungen, um das Erfassen der Einnahmen und Ausgaben, das Mahnwesen, die Auftragsbearbeitung oder das Onlinebanking geht: Sage 50 Connected hilft Ihnen dabei, alles schnell und rechtssicher zu bewältigen. Dadurch erhöhen Sie Ihre Produktivität und gewinnen Sie die Zeit, die Sie für Ihr Kerngeschäft so nötig brauchen.
Mithilfe eines modernen Rechnungsprogramms können Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater optimieren. Richten Sie ihm dafür einfach einen Zugang zu Ihrem Programm ein. Dann kann sich der Berater selbstständig alle wichtigen Daten und Belege bei Ihnen abholen. Über die DATEV-Schnittstelle lassen sich die relevanten Dokumente bequem an ihn übermitteln. Auch die Debitoren, Kreditoren und Korrekturbuchungen des Steuerberaters lasen sich via DATEV in die Software importieren.

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