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pro Monat/Arbeitsplatz zzgl. MwSt.
Sie sind Handwerker, Freelancer oder haben ein Start-up gegründet? Was auch immer Ihr Business ist, sobald Sie Unternehmer sind, kommen Sie um das Schreiben von Rechnungen nicht herum.
Schließlich sind Ihre Produkten oder Dienstleistungen ja nicht gratis. Je mehr Kunden sie haben, umso mehr Arbeit ist mit den Rechnungen verbunden. Sie müssen sie nicht nur korrekt erstellen und versenden, sondern auch entsprechend den Vorschriften ordnungsgemäß ablegen. Denn bei der nächsten Steuererklärung oder Betriebsprüfung brauchen Sie sie in jedem Fall. Darüber hinaus müssen Sie prüfen, ob der Kunde auch pünktlich gezahlt hat und, falls dem nicht so ist, eine Mahnung verschicken.Wer Rechnungen von Hand erstellt, verliert nicht nur viel Zeit. Er läuft vielmehr Gefahr, dass Zahlungen falsch berechnet werden oder zu spät eingehen. Das kann zur Folge haben, dass ein konstanter Cashflow nicht mehr gewährleistet ist. Hier kommt ein Rechnungsprogramm ins Spiel. Es unterstützt Sie nicht nur bei der Erstellung fehlerfreier Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Mahnungen. Es sorgt vielmehr auch dafür, dass alle Dokumente sicher und übersichtlich abgelegt und verwaltet werden. Ein weiteres Plus: Sie können Ihr Mahnwesen bequem automatisieren und haben den Kopf für Ihr Kerngeschäft frei.
Es ist egal, ob Sie Freiberufler, Handwerker oder Kleinunternehmer sind. Es spielt auch keine Rolle, ob Sie ein Gründer oder ein alter Hase in Ihrem Business sind. Ein Rechnungsprogramm unterstützt Sie in jedem Fall. Nicht nur beim Erstellen von Rechnungen, sondern auch dabei, die Abläufe in ihrem Büroalltag zu vereinfachen. Die Lösung, für die Sie sich letzten Endes entscheiden, soll Ihnen zukünftig möglichst viel Arbeit abnehmen. Deshalb empfiehlt es sich, bei der Auswahl strategisch vorzugehen. Nutzen Sie die folgenden Entscheidungskriterien, um die für Sie ideale Lösung zu finden:
Ein Rechnungsprogramm bringt Struktur in Ihre Abläufe und verschafft Ihnen Freiräume. Viele Arbeiten, die immer wieder anfallen, werden automatisch von der Software erledigt. So übernimmt sie direkt die korrekten Daten aus dem System, vom Datum über die Adressdaten Ihres Kunden bis hin zur richtigen Bezeichnung Ihrer Waren oder Dienstleistungen. Ferner vergibt sie automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Der Anbieter eines modernen Rechnungsprogramms sorgt dafür, dass alle Vorlagen juristisch stets aktuell sind. Das gilt für sämtliche Dokumente, ob Angebot, Mahnung oder Rechnung. Gerade bei den Rechnungen müssen Sie sich um die verschiedenen Pflichtangaben wie etwa eine fortlaufende Rechnungsnummer nicht mehr kümmern. Weiterhin stellt die Software sicher, dass eine falsch ausgestellte Rechnung nicht nachträglich geändert werden kann. Eine solche muss zwingend storniert und dann neu geschrieben werden.
Natürlich ist die Anschaffung oder Miete eines Rechnungsprogramms erst einmal mit Kosten verbunden. Doch diese Kosten haben sich schnell amortisiert. Mit einer Software erledigen Sie effizient Ihre Buchhaltung und sparen wertvolle Arbeitszeit. Das ist bereits der Fall, wenn Sie Daten erfassen, denn das müssen Sie nur einmal tun. Danach können Sie die Daten in anderen Bereiche der Software nutzen.
Ihre Angebote und Rechnungen sind weit mehr als das, was sie rein dem Namen nach sind. Sie sind nämlich zugleich Ihre Visitenkarte. Bei einer modernen Software ist es oft möglich, das eigene Corporate Design zu nutzen. Mit CD-konform gestalteten Dokumenten machen Sie einen guten Eindruck bei den Bestands- und bei potenziellen Kunden.
Mit Sage 50 konnten wir viele Vorgänge vereinfachen. Wenn ein Kunde anruft, haben wir direkten Zugriff auf alle Daten und können damit perfekt auf den Kunden eingehen.
Michael Roos, Geschäftsführer
ROOS Dental GmbH & Co.KG
Statt 200 Seiten umständlich übertragen zu müssen, kann man nun wunderbar fast auf Knopfdruck damit arbeiten.
Michael Klerkx, Geschäftsführer
Helbig & Bertholdt OhG
Ich bin seit vielen Jahren Sage Kunde und absolut zufrieden, weil das einfach die besten Lösungen am Markt sind.
Heinz-Werner Schorn, Inhaber
Buchhaltungsbüro Schorn
Zunächst einmal bedeuten Rechnung und Faktura ein und dasselbe. Welcher Begriff verwendet wird, das hängt mit dem Land zusammen. So werden im Handel innerhalb Deutschlands beide Begriffe verwendet. Bei Geschäften mit der Schweiz und Österreich findet das Wort Faktura häufiger Verwendung. Die Rechnung ist ein Dokument, in dem ein Unternehmer seinen Kunden zur Zahlung für eine gelieferte Lieferung oder Leistung auffordert.
Die Rechnung stellt somit eine Forderung an einen Schuldner dar. Hier müssen die Leistungen und die Kosten, die für sie entstanden sind, übersichtlich aufgeführt werden.
Eine Quittung hingegen dient als Nachweis, dass eine Leistung oder dass eine Zahlung erfolgt ist. Somit kann eine Rechnung eine Quittung sein, wenn auf ihr vermerkt ist, dass Ware erhalten wurde oder dass ein Betrag bezahlt worden ist. Umgekehrt kann es sich bei einer Quittung gleichzeitig um eine Rechnung handeln, wenn sie alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält.
Um E-Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei den folgenden beiden Formaten: ZUGFeRD und XRechnung. Der Vorteile dieser beiden Formate: Sie können nicht nur elektronisch übermittelt und empfangen werden. Der Empfänger kann sie vielmehr automatisch digital in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten.
Ein Format ist ZUGFeRD ist ein Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dabei handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Das heißt, dass die Rechnung aus zwei Formaten besteht: Zum einen aus einem für Menschen lesbaren PDF-Format, zum anderen aus einem für Maschinen lesbaren XML-Format. Das aktuelle Format heißt ZUGFeRD 2.0.
Ein anderes Format ist die XRechnung. Dieses Format für den Datenaustausch basiert auf der europäischen Norm EN-16931, die Ende 2020 auch in deutsches Recht umgesetzt wurde. Demnach müssen Unternehmen, die für Auftraggeber der öffentlichen Hand tätig werden, die Rechnungen in diesem Format ausstellen und versenden. Vorausgesetzt, der Auftrag übersteigt einen Wert von 1.000 Euro. Bei diesem XML-basiertes Format werden – im Gegensatz zum ZUGFeRD – die Rechnungsdaten nicht bildhaft dargestellt.
Die Vorteile von E-Rechnungen:
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