Sie sind nicht nur wichtig, um Zahlungen pünktlich zu erhalten und die Einnahmen zu validieren. Sie sorgen dafür, sich selbst und den Kunden rechtlich abzusichern. Wer von Hand fakturiert, der verliert viel Zeit. Zudem entstehen mitunter Fehler, sodass Zahlungen falsch berechnet werden oder zu spät eingehen.
Dies kann zur Folge haben, dass ein konstanter Cashflow nicht mehr gewährleistet ist. Was dazu führt, dass die Mitarbeiter oder Produktionsmittel nicht mehr bezahlt werden können. Es lohnt sich, eine Faktura-Software einzusetzen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Firma zugeschnitten ist. So lassen sich nicht nur Fehler vermeiden, es lässt sich auch Zeit sparen. Sie erhalten die Zahlungen innerhalb der vertraglich vereinbarten Fristen und es wird einfacher, ausstehende Rechnungsbeträge einzufordern.
Doch oftmals gibt es einen triftigen Grund, warum der Kunde die Zahlung verweigert. Etwa dann, wenn die Fakturen fehlerhaft erstellt wurden. Das ist der Fall, wenn wichtige Angabe wie die Steuernummer oder das Rechnungsdatum fehlen. Aber auch Daten, die den Kunden betreffen, können fehlerhaft sein. So kann die Unternehmensform oder die Kostenstelle falsch bezeichnet sein. Es kommt auch vor, dass die gelieferte Ware oder die erbrachte Leistung, aber auch deren Preis falsch ausgewiesen werden.
Fehler wie diese können Sie ganz einfach verhindern – mit der Faktura-Software von Sage. Hier speichern Sie alle relevanten Kundendaten zentral in einer Datenbank ab. So gibt es keine Datenredundanzen und Sie greifen jedes Mal auf den gleichen Datensatz zu. Tippfehler und Fehlinformationen gehören somit der Vergangenheit an. Zudem bietet Ihnen unser Programm ausgefeilte Vorlagen, auf deren Basis Sie perfekte Rechnungen erstellen.
Pflichtangaben wie die Steuernummer, das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer können Sie nie wieder vergessen, denn das Programm gibt sie automatisch vor. Die Vorlagen rufen Sie direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware auf. Auch alle eingehenden Zahlungen können Sie komfortabel kontrollieren. Ihr großer Vorteil: Es gibt keinen Grund mehr, warum Rechnungen nicht gezahlt werden. Auch der Zeitaufwand für Ihre Mitarbeiter reduziert sich beträchtlich.
Die Faktura ist ein Synonym für die Rechnung. Das heißt, dass die Fakturierung so viel bedeutet wie die Rechnungsstellung. Diese umfasst verschiedene Vorgänge, beginnend bei der korrekten Ausstellung der Faktura, also entsprechend den gesetzlichen Vorgaben. Ferner gehören auch das Verbuchen des Geschäftsfalles und das Anlegen von Gutschriften dazu. Zur Fakturierung zählen zudem die Ausstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Im Geschäftsleben innerhalb Deutschlands werden beide Begriffe verwendet. Im Handel mit der Schweiz und Österreich hingegen findet das Wort Faktura häufiger Verwendung als die Rechnung. Das Wort Faktura findet sich fast identisch in anderen Sprachen wieder: Im Französischen als „facture“, im Spanischen als „factura“, im Schwedischen und Dänischen als „faktura“, im Türkischen als „fatura“ und im Italienischen als „fattura“, nur um ein paar Beispiele zu nennen.
Im deutschsprachigen Raum ist die Faktura auch ein Oberbegriff für eine ganze Reihe von Dokumenten. Allen ist gemeinsam, dass sie eine Rechnungsstellung belegen oder veranlassen. Zu diesen Dokumenten zählen zum Beispiel: Belege, Eigenbelege, Gutschriften, Lastschriften, Pro-Forma-Rechnungen und auch Stornobelege.
Es werden zwei Arten der Fakturierung unterschieden:
Vorfakturierung:
Wie es der Begriff schon vermuten lässt, wird bei der Vorfakturierung, oder auch Vorkasse, frühzeitig fakturiert. Das heißt, dass die Rechnung schon gestellt wird, ohne dass eine Leistung erbracht wurde. Oder bevor die Leistung vollständig erbracht wurde. Diese Art der Rechnungsstellung findet etwa Anwendung, wenn ein Neukunde beliefert wird. Man spricht auch von Vorfakturierung, wenn Teil- oder Abschlagszahlungen geleistet werden. Beim Verkauf über einen Onlineshop ist es oftmals üblich, dass der Kunde vorab zahlt. Hier kommen dann in der Regel Prepaid-Modelle zum Einsatz.
Nachfakturierung:
Hier wird die Rechnung oder Faktura erst dann erstellt, wenn die Ware geliefert oder die Leistung erbracht worden ist. Entweder wird die Faktura der Warensendung beigelegt oder sie wird dem Kunden nachträglich per Post oder E-Mail zugeschickt.
Es gibt Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung stehen müssen. Welche das sind, das ist in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt. Die wichtigsten Angaben hier im Überblick:
