So optimieren Sie Finanzplanung, Budgetierung & Forecasting

Der Einsatz einer Controlling-Software trägt dazu bei, die Transparenz, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhöhen. Hier die Vorteile im Einzelnen:

1. Effektives Controlling: Eine Controlling-Software ermöglicht es Ihnen, Finanz- und Leistungsdaten zu sammeln, zu analysieren und auszuwerten. Dadurch können Sie Ihre Prozesse besser kontrollieren, Schwachstellen aufdecken und Ihr Unternehmen vor Liquiditätsengpässen bewahren.
2. Perfekte Entscheidungen: Mit dem Einsatz einer Software fällt es Ihnen leichter, die gesetzten Ziele zu erreichen. Sie verfügen über eine solide Datenbasis, auf der Sie die richtigen Entscheidungen treffen.
3. Größere Transparenz: Ein Controlling Programm bietet Ihnen eine umfassende Sicht auf die Daten Ihrer Firma. Dadurch können Sie nicht nur schnell Zusammenhänge und Trends, sondern auch mögliche Risiken erkennen und rasch gegensteuern. 
4. Erhöhte Flexibilität: So können im Nu neue Berichte oder Analysen erstellen. Zudem können Sie schnell auf veränderte Anforderungen im Markt oder im eigenen Haus reagieren.
5. Zeitersparnis: Viele der Aufgaben im Controlling-Prozess können Sie automatisieren. So zum Beispiel die Erfassung der Daten oder die Erstellung von Berichten. Dadurch sparen Sie Zeit, in der Sie sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
6. Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit: Dadurch, dass Sie Ihre Daten effektiv nutzen, können Sie die Prozesse optimieren, die Kosten senken und Ihre Qualität verbessern. Das alles trägt dazu bei, sich positiv von der Konkurrenz abheben.

Eine Controlling-Software kann viele verschiedene Funktionen bieten. Welche das sind, das hängt zum einen vom Anbieter ab, zum anderen von den spezifischen Anforderungen des Nutzers. Hier eine Aufstellung der grundlegenden Funktionen, die eine Projektcontrolling Software bieten sollte:

Zentrale Datenerfassung: Die Daten werden in verschiedenen Bereichen gewonnen, etwa in ERP-Systemen, in der Produktions- oder Buchhaltungssoftware. Schnittstellen ermöglichen es, die Daten aus diesen Quellen automatisch zu erfassen und sie in einer zentralen Datenbank zusammenzuführen.

Daten-, Prognose- und Abweichungsanalyse: Eine Controlling-Software bietet verschiedene Tools zur Datenanalyse, wie etwa Pivot-Tabellen, Diagramme, Grafiken und Kennzahlen. Das trägt dazu bei, die Daten schnell und effizient auszuwerten und interpretieren.

Berichterstellung: Mithilfe der Software werden Berichte automatisch erstellt. Dabei werden sie individuell an die Anforderungen der verschiedenen Nutzer angepasst, wie etwa die der Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder Buchhalter.

Planung und Budgetierung: Eine Planungssoftware Controlling ermöglicht es Ihnen, Budgets, Planungs- und Forecast-Szenarien zu erstellen. Sie können besser einschätzen, wie sich die Geschäfte künftig entwickeln und entsprechend planen.

Überblick über die Finanzen: Ob Bilanzen, GuV, Cashflow- und Finanzierungspläne, alle Finanzdaten werden transparent dargestellt. Auf diese Weise können Sie sie perfekt analysieren. Auch die Finanzkennzahlen und -indikatoren, wie Umsatz, Gewinn oder Rendite, können Sie leicht überwachen.

Risikomanagement: Die Sage Controlling Software ermöglicht es Ihnen, potenzielle Probleme zu simulieren. So können Sie Risiken frühzeitig erkennen und die geeigneten Abwehrmaßnahmen ergreifen.

Performance Management: Sie behalten die Performance Ihrer Firma im Blick, indem Sie die Leistungsindikatoren messen, wie Umsatz, Liquiditätsquote und EBITDA. Das ermöglicht Ihnen, Schwachstellen aufzudecken und beseitigen.

Kostenrechnung: Mithilfe einer Controllingsoftware können Sie Kostenrechnungen erstellen. Das bringt Transparenz in die Kostenstruktur Ihres Unternehmens und hilft Ihnen dabei, Kosten zu sparen.

Dashboard: Ein Dashboard zeigt Ihnen jederzeit auf einen Blick den aktuellen Status und die wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens. Dadurch können Sie schneller Entscheidungen treffen.

Im Controlling unterscheidet man zwei Arten des Controllings, das operative und das strategische. Die beiden sind zwar eng miteinander verbunden, verfolgen aber unterschiedliche Ziele:

Das operative Controlling bezieht sich auf die Steuerung und Überwachung der täglichen Geschäftsprozesse im Unternehmen. Man könnte auch sagen, das operative Controlling blickt zurück. Denn hier werden die Daten von gestern erfasst und analysiert, um heute Entscheidungen zu treffen. Dazu bedarf es einer ganzen Reihe an Aktivitäten: etwa der Überwachung der Finanzen und Kosten ebenso wie der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Hinzu kommen die Steuerung der Produktion und Logistik, die Verwaltung von Lagerbeständen und die Überwachung der Leistungsindikatoren.

Das strategische Controlling hingegen zielt auf die langfristige Planung und Steuerung der gesamten Unternehmensstrategie ab. Hier richtet sich der Blick nach vorn. Denn es soll sichergestellt werden, dass das Unternehmen auf lange Sicht seine Ziele erreicht. Dazu analysieren die Controller die Markttrends und die Konkurrenz oder führen Stärken-Schwächen-Analysen durch. Das strategische Controlling unterstützt die Entscheider dabei, Chancen zu entdecken und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Und es hilft ihnen dabei, Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen langfristig zum Erfolg führen.

Das operative und das strategische Controlling nutzen in der Regel dieselben Instrumente. Das sind etwa die Budgetierung, die Kennzahlenanalyse, das Risiko- und das Projektmanagement. Durch die gemeinsame Nutzung dieser Instrumente können die beiden Bereiche effektiv zusammenarbeiten. Das ist wichtig, denn nur so können die laufenden Geschäftsprozesse und die langfristigen Strategien optimal aufeinander abgestimmt werden.

Sie führen ein kleines oder mittleres Unternehmen. Nun fragen Sie sich, ob von einer Controlling Software KMU genauso profitieren wie die große Firmen. Die Frage ist berechtigt, da sich gerade Kleinunternehmer gern einmal auf ihre Intuition statt auf Zahlen verlassen. Das kann funktionieren, das muss es aber nicht. Das Bauchgefühl sollte nicht allein über das Wohl und Wehe einer Firma bestimmen. Wir wissen aus langjähriger Praxis: Jedes Unternehmen profitiert von einer Software Controlling, ganz unabhängig von der Branche und Größe. 
 
Mit einer Controlling Software verfügen Sie zu jeder Zeit über verlässliche Kennzahlen und Berichte. Aus diesen lässt sich etwa erkennen, wie viel Geld Sie mit welchem Produkt oder mit welchem Kunden verdienen. Sie können genau sehen, in welchem Umfang Sie Gewinn erwirtschaftet haben und wie sich Ihr Cashflow verbessert hat. Sie erkennen sofort, wenn es zu Fehlentwicklungen kommt. So können Sie rasch gegensteuern, um schnell wieder zurück in die Spur zu kommen. Und schließlich unterstützt Sie eine Projektcontrolling Software dabei, zukunftsweisende Entscheidungen zu treffen.