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So meistern Sie Ihre Buchhaltung im Nu

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Auch als Kleinunternehmer haben Sie eine Buchhaltungspflicht und müssen einwandfreie Rechnungen schreiben. Unser Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen unterstützt Sie dabei. Mit ihm erledigen Sie im Nu alles rund um die Buchhaltung. Und Sie haben den Kopf frei für Ihr Kerngeschäft.

So finden Sie das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, das perfekt zu Ihnen passt

Brauchen Kleinunternehmer eine Buchhaltungssoftware?

Die Buchhaltung kann zeit- und nervraubend sein. Gerade Kleinunternehmer empfinden diese Aufgabe als eine lästige Pflicht. Schließlich verfügen sie oftmals nicht über die Ressourcen, um eigens Mitarbeiter mit dieser Aufgabe zu betrauen. Sie sind ein Kleinunternehmer? Dann erleichtern Sie sich mit einer Buchhaltungssoftware das Leben. Sie sparen sich Zeit, Nerven und Geld. Zumal die Kosten für die Anschaffung und den Unterhalt der Software überschaubar bleiben. Und Sie nicht zwangsläufig extra Mitarbeiter einstellen müssen, die diese Arbeit für Sie erledigen.
 
Besonders wichtig: Mithilfe einer Buchhaltungssoftware kommen Sie Ihrer Pflicht zur Buchführung effizient und rechtskonform nach. Denn ganz grundsätzlich und völlig unabhängig von der Größe des jeweiligen Unternehmens gilt: Alle Kaufleute und Gewerbetreibende sind zur Buchführung verpflichtet.

Kleinunternehmer sind buchhaltungspflichtig

Die Pflicht zur Buchhaltung ist sowohl im Handelsrecht (§ 238 HGB) als auch im Steuerrecht (§ 141 AO) geregelt. Zwei Arten der Buchführungspflicht sind zu unterscheiden: die einfache und die doppelte. Wer welche zu erledigen hat, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen von der Rechtsform, zum anderen vom Jahresumsatz. Ebenfalls eine Rolle spielt, ob die Firma im Handelsregister eingetragen ist.

Einfache oder doppelte Buchführung?

Alle Unternehmen, die über einer Gewinnschwelle von 60.000 Euro oder einer Umsatzgrenze von 600.000 Euro liegen, müssen eine doppelte Buchführung machen. Auf Basis der so gewonnen Daten erstellen sie am Ende des Geschäftsjahres den Jahresabschluss. Dieser besteht aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und der Bilanz. 

Wer unterhalb dieser Grenzen bleibt, der ist nur zu einer einfachen Buchhaltung verpflichtet. Dies gilt für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen gleichermaßen.

Eine Software lohnt sich für Kleinunternehmer

Zu welcher Gruppe zählen Sie? Selbst wenn Sie „nur“ eine einfache Buchführungspflicht haben: Sie profitieren von einer Software – und das in mehrerlei Hinsicht. Dank ihr können Sie nicht nur die Belege korrekt ablegen, sondern sie auch fristgerecht und sicher aufbewahren. Zugleich verfügen Sie über eine solide Datenbasis. Auf dieser können Sie oder Ihr Steuerberater am Jahresende die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen. Diese dient dem Finanzamt als Bemessungsgrundlage für die Steuern, die Sie zu zahlen haben.

Kurz und gut

Mit der richtigen Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen haben Sie alles im Handumdrehen erledigt und noch dazu Ihre Finanzen im Blick. Die richtigen Tools helfen Ihnen dabei, alle Prozesse in Ihrer Buchhaltung schnell und einfach zu erledigen und so Zeit zu sparen. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft und auf die Entwicklung Ihres Unternehmens konzentrieren.

Was muss ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer können? – Ein Vergleich lohnt sich

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter für Rechnungssoftware für Kleinunternehmer. Ganz klar, Sie wollen die Software finden, die perfekt zu Ihnen passt. Deshalb empfehlen wir Ihnen, bei einem Buchhaltungssoftware Vergleich vor allem auf die folgenden Leistungsmerkmale zu achten:

Prüfen Sie zunächst, ob die Software die Anforderungen, die Sie haben, abdeckt. Diese Standardfunktionen sollten enthalten sein: das Schreiben von Rechnungen, die Erfassung der Belege sowie die Erstellung von Angeboten und Aufträgen. Hilfreich ist es, Zahlungen online prüfen und veranlassen zu können. Das Programm sollte es zudem ermöglichen, die Umsatz- und Vorsteuer zu berechnen.
 

Normen, Gesetze und Vorschriften ändern sich ständig. Deshalb ist es wichtig, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Achten Sie deshalb darauf, dass die Software rechtskonform ist. Vorauf Sie sich verlassen können: Unsere Buchhaltungssoftware bietet Ihrem Unternehmen einen Rundumschutz.

Legen Sie Wert darauf, dass die Software einfach und intuitiv zu bedienen ist. Soweit es möglich ist, das Buchhaltungs-Programm vor dem Kauf kostenlos zu testen, tun Sie das. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie nutzerfreundlich es ist.

Gibt es Support in Form einer Hotline, eines Chats oder FAQ-Bereichs? Fragen Sie das bei den Anbietern nach. Denn manchmal ist es wichtig, schnell Hilfe zu bekommen. Denn Probleme sind auch bei der besten Software nicht ganz ausgeschlossen.

Schauen Sie auch auf das Verhältnis von Preis und Leistung. Die Kosten der Rechnungssoftware sollte den Funktionen und dem Service entsprechen, die Ihnen geboten werden. 

Anbieter für Buchhaltungssoftware im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Das sind die Vorteile einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen muss weder teuer noch kompliziert sein. Noch dazu profitieren Sie gleich in mehrerlei Hinsicht:

Sie kommunizieren mit Ihrer Bank auf Augenhöhe

Ihr Unternehmen hat die Pflicht zur doppelten Buchführung? Das heißt für Sie, dass Sie einen Jahresabschluss erstellen müssen. Doch keine Sorge, Sie müssen hierfür weder ein Experte sein noch direkt einen Kurs belegen. Eine Buchhaltungssoftware unterstützt Sie dabei, Ihre Buchhaltung korrekt zu erledigen und die grundlegenden Prozesse zu verstehen. 
Bei einem Gespräch mit der Bank geht es um viel, oftmals um den Abschluss oder die Aufstockung eines Kredits. Mit einer klugen Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen sind Sie hier hervorragend aufgestellt. Sie zeigen nicht nur, dass Sie Ihre Bücher in der Vergangenheit einwandfrei geführt haben. Sie sind zudem im Bilde über Ihre Finanzen und gehen gut vorbereitet in Ihr Gespräch. So kommunizieren Sie mit Ihrem Bankberater auf Augenhöhe.

Sie treffen dank aktueller Daten bessere Entscheidungen

Mit einer top aktuellen Buchhaltung haben Sie jederzeit einen Überblick darüber, wo Ihre Firma gerade steht. Sie kennen Ihren Cashflow und Ihre Liquidität ganz genau. Kluge Unternehmer sorgen deshalb dafür, dass ihre Buchhaltung zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand ist. Sorgen auch Sie dafür. Denn nur so haben Sie aktuelle Daten, auf deren Basis Sie fundierte Entscheidungen treffen können. Planen Sie deshalb jede Woche die Zeit ein, die Sie brauchen, um Ihre Bücher up to date zu halten.
Umsätze, Betriebsausgaben und abzugsfähige Aufwendungen müssen Sie ohnehin dann erfassen, wenn sie anfallen. Investieren Sie deshalb lieber jeden Tag wenige Minuten in Ihre Buchhaltung. Das richtige Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer unterstützt Sie dabei, dass Sie das im Nu erledigen. So sparen Sie sich im Laufe des Jahres viele Stunden und vor allem Stress. Davon wiederum profitiert Ihr Unternehmen.

Sie reduzieren unnötige Kosten

Zunächst einmal ist es wichtig, zu wissen, wofür Kosten entstehen und was die Kostentreiber sind. Erst dann lassen sich die Maßnahmen ergreifen, um diese Kosten gezielt zu senken. Ein Beispiel: Sie stellen fest, dass Ihr externer PR-Berater Ihnen auf Dauer mehr kostet als ein fest angestellter Mitarbeiter. Mit diesem Wissen könnten Sie einen eigenen Mitarbeiter für die Öffentlichkeitsarbeit einstellen. Auch an vielen anderen Stellen können Sie die Kosten senken. Etwa durch die Wahl eines günstigeren Stromanbieters oder eines preiswerteren Papiers für Ihren nächsten Katalog. Vielleicht ist es eine Option für Sie, diesen zu digitalisieren. Nicht nur, dass Sie dadurch Geld sparen, das passt noch dazu gut in die heutige Zeit.
Was es auch ist, mithilfe einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen behalten Sie Ihre Kosten im Blick. Ferner treffen Sie gezielt Entscheidungen, mit denen Sie künftig Geld sparen. Hier heißt es oftmals, schnell sein. Das können Sie dank der Genehmigungsprozesse, die Sie individuell anpassen können. Sie sorgen dafür, dass die Entscheidungen automatisiert und damit beschleunigt werden.

Sie erledigen entspannt Ihren Jahresabschluss

Am Jahresende müssen Sie einen Abschluss für Ihr Unternehmen vorlegen und Steuern auf Ihren Gewinn zahlen. Die Steuerzahlung selbst ist eine planbare Größe. Doch bei schlechter Vorbereitung kann der Arbeitsaufwand für den Jahresabschluss erheblich sein und die entsprechenden Kosten nach sich ziehen.
Im Rahmen der Buchhaltung fallen jede Menge an Rechnungen, Belege, Überweisungen und sonstiger Papierkram an. Je schneller diese Dokumente erfasst und revisionssicher abgelegt werden, umso besser. Mit einer Software gelingt Ihnen das mit wenigen Mausklicks. Zudem können Sie jederzeit bequem auf Ihre Daten zugreifen und sie auswerten. Das ist ein Riesen-Vorteil, gerade, wenn es an die Erstellung von GuV und Bilanz geht. Denn die zeitraubende Vorarbeit ist dann bereits erledigt.

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Mehr Antworten auf Fragen rund um Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer

Der Begriff des Kleinunternehmens wird häufig synonym für den Mittelstand verwendet. Darunter versteht man Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen, kurz auch KMU genannt. Für die genaue Einordnung werden Obergrenzen an Mitarbeitern, Umsätzen oder Bilanzsummen herangezogen. Die Einordnung ist völlig unabhängig von der Gesellschaftsform. So können Kleinunternehmen ebenso Kleingewerbetreibende, Personen- wie auch Kapitalgesellschaften sein. Unter den Kleinunternehmern finden sich auch viele Freiberufler und Selbstständige, Existenzgründer und Start-ups, Familienbetriebe und Franchisenehmer. Es gibt mehrere verschiedene Definitionen darüber, was – unter ganz verschiedenen Gesichtspunkten – unter einem Kleinunternehmen zu verstehen ist.

Wussten Sie, dass in der Europäischen Union rund 99 Prozent aller Unternehmen dem Mittelstand angehören? Das besagt die EU-Definition, nach der zu den KMU all die Unternehmen zählen, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen. Zugleich müssen sie eines der anderen beiden Kriterien erfüllen: Der Jahresumsatz eines KMU darf höchstens 50 Millionen Euro betragen oder alternativ ihre Bilanzsumme maximal 43 Millionen Euro.
 
Auch für die kleinen und mittleren Unternehmen sowie die Kleinstunternehmen gibt es Schwellenwerte. Ein sogenanntes Kleinstunternehmen darf maximal 9 Mitarbeiter beschäftigen. Darüber hinaus darf es einen Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von 2 Millionen Euro nicht überschreiten. Ein Kleinunternehmen hat zwischen 10 und maximal 49 Mitarbeiter. Zudem übersteigen weder sein Jahresumsatz noch seine Jahresbilanzsumme 10 Millionen Euro. 

Auch noch wichtig zu wissen: Diese Schwellenwerte gelten für Einzelunternehmen. Bei einem Unternehmen, das Teil einer Gruppe ist, ist das anders: Hier müssen – je nach Höhe der Beteiligung – die Mitarbeiterzahl und der Umsatz oder die Bilanzsumme der gesamten Gruppe mit berücksichtigt werden.

Das Institut für Mittelstandsforschung weicht, „um die deutsche Besonderheit herauszustellen“, in seiner Definition der KMU etwas von der EU-Definition ab. Die Schwellenwerte für mittlere Unternehmen in Deutschland liegt beim IfM Bonn bei 499 Mitarbeitern im Gegensatz zu den 250 der EU-Kommission.

Auch in § 267 HGB werden verschiedene Größenklassen für das Bilanzrecht definiert. Diese Klassen werden für Kapitalgesellschaften angewendet, also für die GmbH, die Unternehmergesellschaft (UG) und die AG. Die Größe des Unternehmen gibt vor, wie ausführlich es im Jahresabschluss seine Geschäftsdaten offenlegen muss. Für jede Größenklasse gilt, dass mindestens zwei der drei für jede Klasse aufgeführten Schwellenwerte nicht überschritten werden dürfen. Maßgebende Merkmale sind

  • die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer,
  • die Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlusstag sowie
  • die Jahresbilanzsumme.

Es gibt noch eine weitere Besonderheit für Kleinunternehmen, nämlich die gemäß § 19 UStG. Sie als Unternehmer können unter bestimmten Voraussetzungen beim Finanzamt die „Kleinunternehmerregelung“ beantragen. Um als Kleinunternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz behandelt zu werden, müssen Sie nachweisen, dass Ihre Lieferungen und Leistungen im Vorjahr weniger als 22.000 Euro betragen haben. Im laufenden Jahr dürfen sich diese voraussichtlich auf nicht mehr als 50.000 Euro belaufen.
 
Soweit Ihr Status als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG anerkannt wird, müssen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer, das heißt, keine Mehrwertsteuer, ausweisen. Das entlastet Sie bürokratisch und den Kunden finanziell. Im Gegenzug jedoch bekommen Sie dafür aber auch nicht die Vorsteuer erstattet. Das ist die Umsatzsteuer, die Sie selbst bei den Einkäufen für Ihr eigenes Unternehmen bezahlen.
 
Doch aufgepasst: Wer sich einmal für diese Regelung entschieden hat, der ist fünf Jahre lang daran gebunden. Das gilt auch, wenn Sie zu Beginn Ihres Unternehmertums freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, obwohl Sie sie hätten nutzen dürfen. Erst im sechsten Jahr können Sie erneut einen Antrag stellen.

Alle Freiberufler, Selbstständige und Gewerbetreibende, die weniger als 600.000 Euro Umsatz und/oder 60.000 Euro Gewinn machen, haben nur eine einfache Buchhaltung zu erledigen. Dasselbe gilt selbstverständlich für alle Kleinunternehmen, die nach § 19 UStG der Kleinunternehmerregelung unterliegen. Hierzu zählen die Firmen, deren Einnahmen im Vorjahr weniger als 22.000 Euro betragen hat. Zudem darf im aktuellen Geschäftsjahr eine Umsatzgrenze von 50.000 Euro nicht überschritten werden. 
 
Floriert jedoch das Business, dann haben auch Freiberufler eine doppelte Buchhaltungspflicht. Genauer gesagt, alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die einen Gewinn von über 60.000 Euro erzielen oder deren Jahreseinkommen über 600.000 Euro liegt. Sie ermitteln am Ende des Geschäftsjahres ihr Jahresergebnis über die die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Auf dieser Basis erstellen sie eine Bilanz.

Rechnungsstellung heißt nicht nur, dass eine Rechnung erstellt wird. Mit ihr sind viele verschiedene Vorgänge verbunden. Einer davon ist, dem Kunden ein Angebot zu erstellen. Manchmal müssen Rechnungen im Nachhinein korrigiert oder storniert werden. Auch das Verbuchen des Geschäftsfalles und das Anlegen von Gutschriften zählt zur Fakturierung. Wenn Rechnungen nicht bezahlt werden, dann gehört auch die Ausstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen dazu. Bei all diesen Prozessen handelt es sich um zeitaufwendige Vorgänge, die nachgehalten werden müssen.
 
Mit der Pflicht, Rechnungen zu erstellen, sind weitere Pflichten verbunden. Soweit Sie einen Steuerberater beschäftigen, müssen Sie ihm regelmäßig Ihre Buchungsunterlagen zur Verfügung stellen. Auch das Finanzamt verlangt turnusmäßig, Ihre Rechnungen und steuerrechtlich relevanten Dokumente zu sehen. Das kann beim Jahresabschluss, bei der Steuererklärung oder auch im Rahmen einer Betriebsprüfung sein. Ferner sind Sie als Unternehmer dazu verpflichtet, die Unterlagen für 10 Jahre sicher aufzubewahren. Das gilt für Bücher und Aufzeichnungen ebenso wie für Inventare und Jahresabschlüsse. 
 
Früher wurden Rechnungen recht zeitaufwendig in Word oder Excel erstellt. Eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmen ermöglicht es Ihnen, Rechnungen ganz einfach auszustellen, anzupassen und zu versenden. Für viele Dokumente gibt es hier bereits Vorlagen und Muster. Diese können Sie einfach übernehmen oder auch individuell anpassen. So ersparen Sie sich viel Zeit und Mühe. Noch dazu sind Sie rechtlich stets auf der sicheren Seite.

Es gibt Angaben, die nach geltendem Recht auf jeder Rechnung stehen müssen. Die Pflichtangaben sind in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt. In § 14a Abs. 5 UStG sind die zusätzlichen Pflichten geregelt, die in besonderen Fällen bei der Ausstellung von Rechnungen zu beachten sind. 
Die wichtigsten Angaben einer Rechnung hier im Überblick:
 

  • der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers
  • der vollständige Name und die Anschrift des Leistungsempfängers
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungs- gleich Rechnungsdatum 
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • die Summe des Entgelts und der Steuerbetrag für die Lieferung/Leistung nach den Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt 
  • die Minderung des Entgelts entsprechend Vereinbarung
  • der Begriff Gutschrift, falls per solcher abgerechnet wird
  • ggf. der Hinweis auf eine Steuerschuld des Leistungsempfängers
 

Kleine Unternehmen erzielen oftmals auch kleinere Umsätze. Hinzu kommt, dass es in manchen Branchen viel zu aufwendig wäre, all die genannten Pflichtangaben zu machen. Beispielsweise bei einer Restaurantquittung oder einem gewöhnlichen Kassenzettel. Dem Gastronomen oder dem Einzelhändler ist es gar nicht möglich, jedes Mal den Namen des Leistungsempfängers zu vermerken. 

Rechnungen für Kleinbeträge werden in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt. Auf einer Rechnung, deren Gesamtbetrag unter 250 Euro liegt, müssen mindestens die folgenden Angaben stehen:

  • der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens
  • das Ausstellungs- gleich Rechnungsdatum 
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • die Summe des Entgelts und der Steuerbetrag für die Lieferung/Leistung
  • der Steuersatz (7 %, 19 %) oder eventuell ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Im Unterschied zu größeren Rechnungsbeträgen entfallen bei der Kleinbetragsrechnung also die Angabe des Rechnungsempfängers, des Lieferzeitraums, des einzelnen Steuerbetrags, der Steueridentifikationsnummer, sowie der Rechnungsnummer.

 

Es ist nicht gesetzlich geregelt, welche Rechnungsprogramme Kleinunternehmer nutzen dürfen, um ihre Buchhaltung zu erledigen, Aufträge oder Rechnungen etc. zu schreiben. Es gibt jedoch eine ganze Reihe an Vorschriften, die Sie beachten müssen. Dazu gehören unter anderem: 

  • die Pflichtangaben auf der Rechnung (insbesondere gemäß UStG) 
  • die Pflicht, die elektronischen Rechnungen und andere Dokumente gegen nachträgliche Änderungen zu sichern
  • die Pflicht gemäß Abgabenordnung, Abrechnungsdokumente mindestens 10 Jahre aufzubewahren

 Eine Rechnungssoftware hilft Ihnen nicht nur, lästige Pflichten zu erfüllen und sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Viele der Arbeiten sind Sie ja auch zu Ihrem eigenen Nutzen, wie die Rechnungsstellung. Nur wenn Sie dem Kunden Ihre Kontodaten an die Hand geben, können Sie mit einem Zahlungseingang rechnen.
 
Außerdem hilft eine Software Ihnen dabei, gegenüber den Kunden professionell aufzutreten und sich selbst positiv darzustellen. Denn perfekt und ansprechend gestaltete Dokumente vom Angebot bis zur Rechnung sind zugleich eine Art Visitenkarte für Sie. Je besser sie sind, umso besser ist das Licht, das sie auf Ihr Unternehmen werfen.

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