Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Kleinunternehmen und KMU (kleine und mittlere Unternehmen) sind ein wesentlicher Bestandteil der Wirtschaft und machen in der EU etwa 99 % aller Unternehmen aus. Die EU-Definition klassifiziert KMU als Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern und entweder einem Jahresumsatz von maximal 50 Millionen Euro oder einer Bilanzsumme von höchstens 43 Millionen Euro. Innerhalb dieser Kategorie gibt es Abstufungen: Kleinstunternehmen haben bis zu 9 Mitarbeiter und maximal 2 Millionen Euro Umsatz oder Bilanzsumme, während Kleinunternehmen zwischen 10 und 49 Mitarbeiter haben und einen Umsatz oder eine Bilanzsumme von bis zu 10 Millionen Euro aufweisen.

Deutschland nutzt jedoch eine leicht abweichende Definition, um nationale Gegebenheiten zu berücksichtigen. Das Institut für Mittelstandsforschung (IfM Bonn) setzt die Grenze für mittlere Unternehmen bei 499 Mitarbeitern an – höher als die EU-Grenze von 250. Zudem gilt bei Unternehmensgruppen, dass Mitarbeiterzahl sowie Umsatz oder Bilanzsumme der gesamten Gruppe einbezogen werden müssen. 

Unter den Kleinunternehmern finden sich auch viele Freiberufler und Selbstständige, Existenzgründer und Start-ups, Familienbetriebe und Franchisenehmer. Es gibt mehrere verschiedene Definitionen darüber, was – unter ganz verschiedenen Gesichtspunkten – unter einem Kleinunternehmen zu verstehen ist.

Auch in § 267 HGB werden verschiedene Größenklassen für das Bilanzrecht definiert. Diese Klassen werden für Kapitalgesellschaften angewendet, also für die GmbH, die Unternehmergesellschaft (UG) und die AG. Die Größe des Unternehmen gibt vor, wie ausführlich es im Jahresabschluss seine Geschäftsdaten offenlegen muss. Für jede Größenklasse gilt, dass mindestens zwei der drei für jede Klasse aufgeführten Schwellenwerte nicht überschritten werden dürfen. Maßgebende Merkmale sind

• die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer,
• die Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlusstag sowie
• die Jahresbilanzsumme.

Es gibt noch eine weitere Besonderheit für Kleinunternehmen, nämlich die gemäß § 19 UStG. Sie als Unternehmer können unter bestimmten Voraussetzungen beim Finanzamt die „Kleinunternehmerregelung“ beantragen. Um als Kleinunternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz behandelt zu werden, müssen Sie nachweisen, dass Ihre Lieferungen und Leistungen im Vorjahr weniger als 22.000 Euro betragen haben. Im laufenden Jahr dürfen sich diese voraussichtlich auf nicht mehr als 50.000 Euro belaufen.
 
Soweit Ihr Status als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG anerkannt wird, müssen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer, das heißt, keine Mehrwertsteuer, ausweisen. Das entlastet Sie bürokratisch und den Kunden finanziell. Im Gegenzug jedoch bekommen Sie dafür aber auch nicht die Vorsteuer erstattet. Das ist die Umsatzsteuer, die Sie selbst bei den Einkäufen für Ihr eigenes Unternehmen bezahlen.
 
Doch aufgepasst: Wer sich einmal für diese Regelung entschieden hat, der ist fünf Jahre lang daran gebunden. Das gilt auch, wenn Sie zu Beginn Ihres Unternehmertums freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, obwohl Sie sie hätten nutzen dürfen. Erst im sechsten Jahr können Sie erneut einen Antrag stellen.

Alle Freiberufler, Selbstständige und Gewerbetreibende, die weniger als 600.000 Euro Umsatz und/oder 60.000 Euro Gewinn machen, haben nur eine einfache Buchhaltung zu erledigen. Dasselbe gilt selbstverständlich für alle Kleinunternehmen, die nach § 19 UStG der Kleinunternehmerregelung unterliegen. Hierzu zählen die Firmen, deren Einnahmen im Vorjahr weniger als 22.000 Euro betragen hat. Zudem darf im aktuellen Geschäftsjahr eine Umsatzgrenze von 50.000 Euro nicht überschritten werden. 
 
Floriert jedoch das Business, dann haben auch Freiberufler eine doppelte Buchhaltungspflicht. Genauer gesagt, alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die einen Gewinn von über 60.000 Euro erzielen oder deren Jahreseinkommen über 600.000 Euro liegt. Sie ermitteln am Ende des Geschäftsjahres ihr Jahresergebnis über die die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Auf dieser Basis erstellen sie eine Bilanz.

Rechnungsstellung heißt nicht nur, dass eine Rechnung erstellt wird. Mit ihr sind viele verschiedene Vorgänge verbunden. Einer davon ist, dem Kunden ein Angebot zu erstellen. Manchmal müssen Rechnungen im Nachhinein korrigiert oder storniert werden. Auch das Verbuchen des Geschäftsfalles und das Anlegen von Gutschriften zählt zur Fakturierung. Wenn Rechnungen nicht bezahlt werden, dann gehört auch die Ausstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen dazu. Bei all diesen Prozessen handelt es sich um zeitaufwendige Vorgänge, die nachgehalten werden müssen.
 
Mit der Pflicht, Rechnungen zu erstellen, sind weitere Pflichten verbunden. Soweit Sie einen Steuerberater beschäftigen, müssen Sie ihm regelmäßig Ihre Buchungsunterlagen zur Verfügung stellen. Auch das Finanzamt verlangt turnusmäßig, Ihre Rechnungen und steuerrechtlich relevanten Dokumente zu sehen. Das kann beim Jahresabschluss, bei der Steuererklärung oder auch im Rahmen einer Betriebsprüfung sein. Ferner sind Sie als Unternehmer dazu verpflichtet, die Unterlagen für 10 Jahre sicher aufzubewahren. Das gilt für Bücher und Aufzeichnungen ebenso wie für Inventare und Jahresabschlüsse. 
 
Früher wurden Rechnungen recht zeitaufwendig in Word oder Excel erstellt. Eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmen ermöglicht es Ihnen, Rechnungen ganz einfach auszustellen, anzupassen und zu versenden. Für viele Dokumente gibt es hier bereits Vorlagen und Muster. Diese können Sie einfach übernehmen oder auch individuell anpassen. So ersparen Sie sich viel Zeit und Mühe. Noch dazu sind Sie rechtlich stets auf der sicheren Seite.

Es gibt Angaben, die nach geltendem Recht auf jeder Rechnung stehen müssen. Die Pflichtangaben sind in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt. In § 14a Abs. 5 UStG sind die zusätzlichen Pflichten geregelt, die in besonderen Fällen bei der Ausstellung von Rechnungen zu beachten sind. 
Die wichtigsten Angaben einer Rechnung hier im Überblick:
 

• der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers
• der vollständige Name und die Anschrift des Leistungsempfängers
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungs- gleich Rechnungsdatum 
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
• der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• die Summe des Entgelts und der Steuerbetrag für die Lieferung/Leistung nach den Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt 
• die Minderung des Entgelts entsprechend Vereinbarung
• der Begriff Gutschrift, falls per solcher abgerechnet wird
• ggf. der Hinweis auf eine Steuerschuld des Leistungsempfängers

Kleine Unternehmen erzielen oftmals auch kleinere Umsätze. Hinzu kommt, dass es in manchen Branchen viel zu aufwendig wäre, all die genannten Pflichtangaben zu machen. Beispielsweise bei einer Restaurantquittung oder einem gewöhnlichen Kassenzettel. Dem Gastronomen oder dem Einzelhändler ist es gar nicht möglich, jedes Mal den Namen des Leistungsempfängers zu vermerken. 

Rechnungen für Kleinbeträge werden in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt. Auf einer Rechnung, deren Gesamtbetrag unter 250 Euro liegt, müssen mindestens die folgenden Angaben stehen:

• der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens
• das Ausstellungs- gleich Rechnungsdatum 
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
• die Summe des Entgelts und der Steuerbetrag für die Lieferung/Leistung
• der Steuersatz (7 %, 19 %) oder eventuell ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Im Unterschied zu größeren Rechnungsbeträgen entfallen bei der Kleinbetragsrechnung also die Angabe des Rechnungsempfängers, des Lieferzeitraums, des einzelnen Steuerbetrags, der Steueridentifikationsnummer, sowie der Rechnungsnummer.

Es ist nicht gesetzlich geregelt, welche Rechnungsprogramme Kleinunternehmer nutzen dürfen, um ihre Buchhaltung zu erledigen, Aufträge oder Rechnungen etc. zu schreiben. Es gibt jedoch eine ganze Reihe an Vorschriften, die Sie beachten müssen. Dazu gehören unter anderem: 

• die Pflichtangaben auf der Rechnung (insbesondere gemäß UStG) 
• die Pflicht, die elektronischen Rechnungen und andere Dokumente gegen nachträgliche Änderungen zu sichern
• die Pflicht gemäß Abgabenordnung, Abrechnungsdokumente mindestens 10 Jahre aufzubewahren

 Eine Rechnungssoftware hilft Ihnen nicht nur, lästige Pflichten zu erfüllen und sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Viele der Arbeiten sind Sie ja auch zu Ihrem eigenen Nutzen, wie die Rechnungsstellung. Nur wenn Sie dem Kunden Ihre Kontodaten an die Hand geben, können Sie mit einem Zahlungseingang rechnen.
 
Außerdem hilft eine Software Ihnen dabei, gegenüber den Kunden professionell aufzutreten und sich selbst positiv darzustellen. Denn perfekt und ansprechend gestaltete Dokumente vom Angebot bis zur Rechnung sind zugleich eine Art Visitenkarte für Sie. Je besser sie sind, umso besser ist das Licht, das sie auf Ihr Unternehmen werfen.