Um software de faturação é um bem essencial de qualquer empresa. Entre gerir a sua tesouraria, manter-se atualizado sobre alterações legais ou controlar os seus custos, conheça as vantagens deste programa de faturação para a sua pequena ou média empresa.
Quando analisar os seus extratos bancários, deve saber o que está por trás de cada valor. Ainda que não seja preciso tirar um curso de contabilidade avançada, convém ter conhecimentos para interpretar os movimentos financeiros da sua empresa:
As empresas com informação atualizada são muito melhores a tomar decisões informadas, esclarecidas e baseadas em factos atuais. É essencial dedicar algum tempo todas as semanas à atualização das informações. Com as ferramentas certas, não precisa de gastar mais do que alguns minutos por dia e a sua empresa não tardará a ver os resultados.
Manter a informação atualizada vai permitir-lhe ter uma visão real da sua empresa. Vai ser mais fácil perceber se consegue pagar a si e aos seus colaboradores este mês. É necessário que registe as receitas, os custos e as despesas dedutíveis à medida que estes surgem. Alguns minutos por dia podem poupar-lhe horas ao fim de um ano.
O tempo é um dos recursos mais importantes — como saberá melhor do que ninguém. Uma das competências mais determinantes para gerir uma empresa é a gestão do tempo, mediante um entendimento profundo de como dar efetivamente prioridade às tarefas mais importantes.
Além disso, no setor dos serviços, é necessário acompanhar rigorosamente quanto tempo gastam os seus colaboradores com cada um dos seus clientes e garantir que isso se reflete nos montantes faturados a cada mês. Gastar demasiado tempo em tarefas que não estão a gerar lucro é um erro que sai caro.
Acompanhar quanto tempo está a ser gasto em atividades que não podem ser atribuídas a um projeto específico pode fazer uma grande diferença no seu fluxo de caixa.
Compreender devidamente estes custos — ter noção, por exemplo, de que um consultor externo custa mais por hora do que um colaborador — e tomar medidas significa que está melhor posicionado para agir de forma decisiva e baixar os custos.
E isso também se aplica a todas as suas outras despesas. Quer se trate de encontrar fornecedores de serviços básicos mais baratos ou de optar por imprimir as brochuras da sua empresa com um acabamento menos dispendioso, deve estar atento aos custos e acionar os processos internos de aprovação de compras adequados.
Periodicamente, terá de declarar as contas da sua empresa e pagar os devidos impostos sobre o rendimento. Mesmo contando com a ajuda do contabilista, mantenha sempre toda a informação em dia.
Para facilitar a sua vida, arquive todas as faturas, recibos, remessas e outros documentos contabilísticos no final de cada mês, por ordem cronológica, para que estejam prontos a recuperar e declarar juntamente com as suas contas.
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