Quando enviar uma fatura?

Fazer uma venda é um grande passo para qualquer negócio, mas é essencial garantir que a faturação seja feita corretamente. Saber quando enviar uma fatura é crucial para manter a conformidade fiscal, evitar coimas e assegurar um fluxo de caixa saudável.

• Quando enviar uma fatura? A legislação define prazos específicos para evitar penalizações fiscais.
• O primeiro conselho é simples – sejam sempre rigorosos, prontos e cordiais.

A emissão de faturas é uma prática fundamental para qualquer negócio, garantindo a conformidade fiscal e a transparência nas transações comerciais. No entanto, é essencial saber exatamente quando enviar uma fatura para evitar problemas legais e manter um fluxo de caixa saudável.

Uma faturação eficiente também contribui para uma gestão financeira organizada, assegurando que os pagamentos são feitos dentro dos prazos e evitando dificuldades de tesouraria.

ÍNDICE DO ARTIGO

A facilidade nos sectores do retalho e da restauração

No negócio do retalho e restauração, as interações relativas ao pagamento dos bens prestados / serviços consumidos são relativamente descomplicadas e rápidas.

Com efeito, podem exigir o vosso pagamento antes de entregarem os produtos ou fazerem o seu envio. Podem também, se preferirem, aceitar o pagamento apenas no ato da entrega dos produtos, ou, alternativamente, em quaisquer outros termos determinados de acordo com as vossas próprias condições.

Há diversos estudos a defender qual o melhor momento para exigirem os vossos pagamentos. No entanto, muitos dos vossos potenciais clientes têm execuções de pagamento automatizadas para o final do mês, o que faz com que a data de pagamento escape ao vosso controlo. 

Assim, o ideal será, sempre que possível, e especialmente em relações de parcerias longas, informarem-se dos prazos de execução de pagamento do vosso cliente. Sabendo qual a data limite para cada mês, podem otimizar o lançamento das vossas faturas para obter os pagamentos o mais cedo possível.

Com efeito, a emissão de faturas é uma obrigação legal para qualquer empresa ou trabalhador independente que preste serviços ou venda bens e há prazos legalmente estabelecidos que têm que ser rigorosamente cumpridos. 

Sem prejuízo de todo o exposto, não devem confundir o momento do pagamento pelos bens que acabaram de vender com o momento da obrigação legal de emissão da respetiva fatura.

O momento certo para emitir a fatura

Em Portugal, a emissão de faturas está regulada pelo Código do IVA (CIVA) e pelo Regime Jurídico das Faturas e Documentos Fiscalmente Relevantes. 

Sobre esta matéria, é muito importante reter que, tipicamente, a fatura pela venda dos vossos produtos deve ser emitida o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao do momento em que os bens são postos à disposição do adquirente ou que os serviços são prestados.

Não esquecer, por outro lado, que no caso de adiantamentos, a emissão de fatura é também devida no momento em que o pagamento é recebido, total ou parcialmente.

É importante notar que a não emissão de faturas nos prazos estabelecidos pode resultar em coimas e penalizações fiscais, sendo crucial para qualquer empresa ou trabalhador independente garantir o cumprimento das regras legais.

As dificuldades dos freelancers

Ser um freelancer a trabalhar com empresas grandes pode parecer uma relação impossível. Muitas empresas têm políticas de pagamento de mês e meio, o que se tornará incomportável para o vosso fluxo de caixa. 

Utilizem as vossas técnicas de negociação para estabelecerem no início quando devem lançar as vossas faturas. Não se esqueçam de propor a possibilidade de antecipar as vossas faturas para assegurar um pagamento mais conveniente.

No caso de projetos longos, podem implementar uma faturação mensal que deve ser feita no final do mês de trabalho. Podem até estabelecer essas datas em concordância com o vosso cliente, de acordo com as fases de esboços, de entrega e de aprovação, por exemplo.

Boas práticas na emissão de faturas

Além de cumprir a legislação, seguir boas práticas na emissão de faturas pode ajudar a melhorar a gestão financeira da empresa. Algumas recomendações incluem:

• Emitir faturas eletrónicas: são mais eficientes, seguras e sustentáveis, para além de futuramente virem a ser o único meio permitido pela lei para fazê-lo;
• Utilizar software certificado: garante conformidade fiscal e facilita a contabilidade.
• Incluir todas as informações obrigatórias: nome e NIF do emitente e do cliente (excepto no caso das faturas simplificadas), data, descrição do serviço ou produto, valores e taxas aplicáveis;
• Acompanhar os prazos de pagamento: enviar lembretes automáticos pode ajudar a evitar atrasos;
• Personalizar faturas: uma fatura bem organizada, com design profissional e informações claras, pode transmitir mais credibilidade aos clientes e reforçar a identidade visual da empresa.

Além destas situações, é essencial garantir que todas as faturas sejam corretamente arquivadas e mantidas durante o período exigido por lei para efeitos fiscais e de auditoria.

Conclusão

Saber quando enviar uma fatura é crucial para evitar problemas fiscais e manter a organização financeira do seu negócio. Seguir as regras de faturação e adotar boas práticas pode fazer a diferença na gestão das suas receitas e na relação com os seus clientes. Certifique-se de que emite as suas faturas corretamente para manter um fluxo de caixa equilibrado e evitar penalizações.

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e actualizado para 2025 devido à sua relevância.