Sistema de gestão de utilizadores

• Acesso por senha encriptada e pessoal
• Alterar a senha de acesso no primeiro login
• Mecanismo para alteração de senha sempre que o utilizador o desejar
• Impossibilitar a reutilização de códigos de utilizador
• Permitir definir um perfil personalizado para aceder e processar dados, de acordo com as permissões atribuídas

Plano de contas

• Impedir a criação de contas sem hierarquia
• Garantir que qualquer conta agregadora tenha obrigatoriamente uma conta de movimento associada
• Impedir a criação de contas duplicadas
• Todas as contas de movimento criadas têm que ter uma taxonomia associada, de acordo com o respetivo referencial
• A mudança de referencial deve promover a reclassificação de contas
• Assegurar que uma nova subconta passe a ser de movimento e a conta anterior passe a ser a agregadora (e os movimentos contabilísticos reclassificados para as novas contas de movimento)
• Assistente que promove a associação em lote de taxonomias às contas do plano

Movimentos contabilísticos

• Registo somente em contas de movimento
• Apenas em contas que estejam criadas taxonomia associada
• Garantir o preenchimento de todos os campos obrigatórios na estrutura do SAF-T (PT)
• Critério uniforme e sequencial na atribuição do número de diário
• Permite anular movimentos, mas a identificação dos mesmos permanece registada com o estado “Anulado”
• Os lançamentos têm de estar balanceados sem valores negativos
• Controlos aplicacionais na importação e reimportação de dados contabilísticos (através de ficheiros SAF-T (PT) ou outros) equitativos aos aplicados na introdução manual de lançamentos
• Alertas facilitadores : quando a data de documento é superior à data de lançamento ; regras dos 90 dias ; etc.

Exercício encerrado

• Criado o conceito de encerramento do exercício
• Possibilitar a reabertura de exercícios encerrados
• Enquanto encerrado inviabilizar novos registos ou alteração dos existentes
• Assegurar que o encerramento atualiza os saldos de abertura do ano seguinte
• Impedir que o encerramento ocorra enquanto existir contas sem taxonomia
• Certificar que o encerramento do exercício apenas ocorra após o encerramento do exercício anterior

Apuramento de resultados

• Exequível quando o exercício anterior estiver encerrado
• Os movimentos são classificados com TransactionType “A”
• Assistente que impede o apuramento com saldos contranatura
• Concretizável quando realizados todos os apuramentos exigíveis pelas normas contabilísticas (ex : CMVMC, IVA)
• Salvaguardar atempadamente a transferência do resultado líquido do ano precedente por contrapartida de resultados transitados
• Facilitadores que permitem balizar as contas que são usadas nos movimentos "A“ (alertas se existirem contas diferentes da classe 6, 7 e 8)

Mecanismos de arquivo

• Cópias de segurança de periodicidade obrigatória
• Produção de cópias de arquivo externas ao servidor
• Reposição de cópias emite alerta caso não se trate da última cópia feita pelo sistema

Histórico de alterações

• Geração e relatório de evidências de alteração/eliminação dos movimentos contabilísticos
• Logs de encerramento e reabertura do exercício
• Logs de mudança de referencial

Controlos aplicacionais diversos

• Prevenir, detetar, reverter e corrigir erros nos processamentos (ex : alertar o utilizador se a data e hora de sistema é inferior à do último registo ; diagnósticos, controlos nas exportações, etc)

Preparar o Plano de Contas com as Taxonomias

A imputação das taxonomias às contas da contabilidade é fundamental para que as Demonstrações Financeiras sejam preparadas e apresentadas com uma imagem verdadeira e apropriada da posição financeira e desempenho da atividade da empresa.

Estrutura do Plano de Contas

A criação de subcontas deve atender às regras previstas no SNC mantendo-se sempre a estrutura e natureza das contas agregadoras. A necessidade de atribuição de taxonomias para determinadas naturezas de operações implicou, excecionalmente, a criação de subcontas, pela necessidade de atingir o maior número de preenchimento automático nos anexos da IES.

Movimentação das contas e Estrutura do Plano

As contas agregadoras não podem ter registos contabilísticos. Quando exista uma determinada conta com registos contabilísticos, mas haja a necessidade de criar subcontas para essa conta, esses movimentos devem ser transferidos da conta, agora agregadora, para a respetiva subconta, que passa a ser a conta de movimento.

Registos contabilísticos do encerramento de contas

Algumas regras que o Contabilista Certificado deve ter em atenção no encerramento de contas das empresas. Sem o cumprimento destas regras, a submissão e validação do ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade para a AT não vai ser possível. 

Recomenda-se que se proceda à verificação dos requisitos legais no ano anterior à primeira entrega oficial, isto é, que seja feito um teste ao encerramento de 2022, de forma a identificar-se eventuais inconformidades e erros que possam ser corrigidos ao longo do exercício de 2023.

Contas de Balanço

Existem contas de Balanço, que face à sua natureza, não poderão apresentar, no final do período, antes e após apuramento de resultados, saldos devedores ou credores. Incorreções em saldos das contas de balanço irão também determinar a rejeição na submissão do ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade para a AT. 

Diagnóstico SVAT

O diagnóstico SVAT automatiza uma série de validações para uma total conformidade do SAF-T de contabilidade : validação das taxonomias, dos saldos esperados, da integridade das contas agregadoras e dos acumulados das contas agregadoras e a validação se os movimentos de abertura do atual exercício estão em conformidade com os movimentos de encerramento do exercício anterior, identificando eventuais discrepâncias entre ambos.