Faturação eletrónica: Quais são os prazos de cumprimento obrigatórios?

A faturação eletrónica tem vindo a ganhar cada vez mais relevância no contexto empresarial português, não só devido à crescente digitalização, mas também pelas exigências impostas pela legislação fiscal e pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). 

• A obrigatoriedade de adoção da faturação eletrónica, especialmente nas transações com a Administração Pública e em determinados setores, é um reflexo de um esforço para garantir maior transparência, combater a fraude fiscal e otimizar os processos administrativos e fiscais.
• Neste artigo, abordaremos os prazos de cumprimento obrigatórios relacionados com a faturação eletrónica, os regimes legais aplicáveis, a legislação em vigor e exemplos práticos de como as empresas devem proceder.

A faturação eletrónica consiste na emissão, recepção e arquivo de faturas em formato digital, através de sistemas informáticos, dispensando a necessidade do papel.

O governo tem implementado a obrigatoriedade de utilização de faturas eletrónicas em Portugal de forma progressiva. Nomeadamente através de sucessivos diplomas que, infelizmente, sofreram alguns atrasos.

Embora o governo tenha inicialmente limitado esta obrigatoriedade a determinadas entidades e operações, atualmente ela exige o cumprimento por uma vasta gama de setores e negócios.

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CONTEÚDO DO POST

A faturação eletrónica em Portugal: Breve contextualização

De acordo com o presente calendário, a obrigatoriedade de faturação eletrónica é já aplicável às grandes empresas desde 1 de janeiro de 2021. 

Adicionalmente, a fatura eletrónica torna-se obrigatória em 2025 para todas as empresas que tenham contratos com o estado e entidades públicas, quer se trate de uma micro empresa, pequena empresa ou empresa de média ou grande dimensão.

Legislação aplicável

A principal legislação que rege a faturação eletrónica em Portugal é o Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 394-B/84, de 26 de dezembro. O qual tem vindo a sofrer várias alterações ao longo dos anos. 

Mas os primeiros passos sérios para a implementação da faturação eletrónica em Portugal foram dados com a transposição para o ordenamento jurídico português da Diretiva 2014/55 da União Europeia, através do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro. Entretanto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho.

Por sua vez, o Decreto-lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, consolida e atualiza a legislação dispersa relativa às regras de processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. Tendo, também, introduzido uma reforma substancial nas regras aplicáveis ao arquivo e conservação dos livros, registos e documentos de suporte da contabilidade.

A Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro, desempenha um papel relevante. Ao regular as condições em que as faturas eletrónicas devem ser emitidas e transmitidas à AT, estabelecendo os requisitos para o formato e a assinatura eletrónica das faturas.

Prazos obrigatórios na faturação eletrónica

Existem prazos específicos que as empresas devem cumprir em relação à emissão, envio e armazenamento de faturas eletrónicas. Estes prazos são regulados pela legislação mencionada e pelas instruções administrativas da AT. Visando garantir a eficiência do sistema fiscal e a conformidade com a legislação, conforme veremos abaixo:

Emissão das faturas eletrónicas

As empresas devem emitir as faturas eletrónicas assim que concretizam a operação que as justifica. Ou seja, quando efetivam a venda de bens ou a prestação de serviços. Para aqueles que operam com a Administração Pública, a fatura eletrónica deve ser emitida no momento da entrega dos bens ou da conclusão do serviço.

No caso da generalidade das empresas, o prazo para a emissão de faturas eletrónicas é de 5 dias úteis após a conclusão da operação. Este prazo está de acordo com o estabelecido no artigo 36.º do CIVA, que trata das obrigações de faturação e de entrega de faturas.

Envio das faturas à AT

Uma das maiores exigências da legislação portuguesa sobre a faturação eletrónica é a comunicação de forma mensal das faturas à AT. 

Tal obrigação pode ser cumprida por uma das seguintes vias:

• Por transmissão eletrónica de dados em tempo real;
• Por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, na sua redação atual;
• Por inserção direta no Portal das Finanças.

Assim, nos casos em que a comunicação é feita manualmente a mesma deverá ser feita até ao quinto dia do mês seguinte ao da emissão da fatura. Ou seja, se uma fatura for emitida em janeiro, o seu envio à AT deverá ser realizado até ao dia 5 de fevereiro.

Para empresas que optam pela transmissão em tempo real, a comunicação das faturas é feita de forma automática, uma vez que o sistema está integrado com a plataforma de faturação. No entanto, as empresas devem garantir que as faturas foram corretamente transmitidas e que não existem erros que possam afetar a sua validade.

Prazo de arquivo e conservação das faturas eletrónicas

Outra obrigação importante é o arquivo adequado das faturas eletrónicas. A legislação exige que todas as faturas sejam arquivadas por um período mínimo de 10 anos. Este prazo está definido pelo artigo 52.º do CIVA, que estipula a obrigação de conservação e arquivo das faturas.

Este arquivo deve ser digital, acessível e em formato que permita a sua recuperação a qualquer momento. Além disso, as faturas devem ser armazenadas de maneira segura, para evitar que ocorram perdas ou danos nos documentos durante o período de retenção.

Prazo de submissão da declaração periódica de IVA

A submissão da declaração periódica de IVA é outro prazo relevante para as empresas que emitem faturas eletrónicas. 

• De acordo com o CIVA, a declaração de IVA deve ser submetida mensalmente ou trimestralmente, dependendo do regime de tributação da empresa.
• Para as empresas sujeitas ao regime normal de IVA, a entrega da declaração periódica deve ser feita até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao período a que a declaração respeita. 
• Já para as empresas que optaram pelo regime de IVA trimestral, a entrega da declaração ocorre até ao dia 20 do segundo mês após o final de cada trimestre.

A faturação eletrónica tem vindo a consolidar-se como uma obrigação legal para as empresas em Portugal, tendo em vista a modernização do sistema fiscal e a transparência das transações comerciais. 

Sua implementação exige o cumprimento rigoroso de prazos específicos para a emissão, envio e arquivo das faturas. Por fim, dar nota de que o cumprimento desses prazos é fundamental para evitar penalizações e garantir a correta gestão fiscal e administrativa da sua empresa.