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Fatura proforma: Para que serve e erros a evitar

Saiba o que é uma fatura proforma, o seu enquadramento fiscal, elementos obrigatórios e os principais erros a evitar.

Março 25, 20266 minutos de leitura Partilhar

Neste texto pretendemos explicar o que é uma fatura proforma e em que casos é utilizada, bem como destacar os erros frequentes que devem ser evitados.

• As faturas proforma são documentos preliminares, sem valor fiscal ou contabilístico, mas fiscalmente relevantes quando entregues ao cliente e sujeitas a requisitos legais específicos.
• Apesar de não substituírem a fatura definitiva, devem incluir elementos obrigatórios, ser emitidas por programa certificado e não podem ser utilizadas para efeitos de contabilização ou dedução de IVA.

Apesar de serem frequentemente utilizadas no contexto empresarial, sobretudo em operações comerciais e no comércio internacional, as faturas proforma continuam a suscitar dúvidas quanto ao seu enquadramento fiscal, à sua relevância legal e às obrigações associadas à sua emissão. 

Compreender a sua natureza e o seu correto tratamento é essencial para evitar erros e assegurar o cumprimento das exigências aplicáveis.

PARTILHE! Faturas proforma: sem valor fiscal, mas com relevância fiscal e obrigações legais quando entregues ao cliente.

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Índice do post

O que é uma fatura proforma e qual o seu enquadramento fiscal

As faturas proforma são documentos preliminares às efetivas transações, informativos e sem valor fiscal ou contabilístico em Portugal. Este tipo de documento é utilizado para detalhar bens a transmitir ou serviços a prestar, os preços a praticar e o IVA aplicável, sendo muito comuns, por exemplo, no comércio internacional, para efeitos de justificação alfandegária. Também servem para formalizar orçamentos ou apenas para aprovação interna no circuito administrativo.

Embora não tenham valor vinculativo para efeitos contabilísticos ou fiscais, as faturas proforma são consideradas documentos fiscalmente relevantes, dado que é um documento que possibilita a conferência de mercadorias ou de serviços a prestar. 

Por isso, devem ser emitidas por programa certificado, desde que sejam entregues ao cliente. Neste caso, serão também objeto de comunicação à Autoridade Tributária (AT), via SAF-T.

Estes documentos serão classificados com o código “PF” Proforma, conforme as notas técnicas do campo 4.3.4.8 (Documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços – WorkingDocuments), do ponto 2 – Estrutura de dados, do anexo I da Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro. 

Elementos obrigatórios de uma fatura proforma

Apesar de ser distinta das faturas comerciais e, por isso, sem valor legal, a fatura proforma contém os mesmos elementos das faturas e orçamentos, tais como:

• Identificação do cliente e do fornecedor (nome, morada e NIPC)
• Descrição dos bens ou dos serviços a serem prestados
• Quantidades, preços unitários e unidades de medida
• O IVA correspondente ou a isenção aplicável (neste caso apenas a título informativo)
• O país ou região do imposto (de acordo com a norma ISO 3166-1 – alpha2 ou “PT-AC” – Espaço fiscal da Região Autónoma dos Açores ou “PT-MA” – Espaço fiscal da Região Autónoma da Madeira)
• A data do documento
• A data de envio da mercadoria ou da prestação do serviço
• O número do documento e a série
• O Código Único do Documento (ATCUD)
• O Código de Barras Bidimensional (QR Code).

Para além dos elementos anteriores, quando este tipo de documento dê lugar a uma fatura subsequente, o estado do documento deverá passar a ser de “F” – Documento faturado, ainda que parcialmente, quando para este documento também exista na tabela 4.1 – Documentos comerciais a clientes (SalesInvoices) o correspondente do tipo fatura ou fatura simplificada.

As faturas proforma podem ser suporte administrativo, mas nunca devem servir como suporte à contabilização.

Elementos adicionais de natureza comercial

Podem ainda ser incluídos outros elementos, por razões comerciais, tais como:

• Data prevista e local de entrega
• Local de embarque e de destino
• “Incoterm” da transação (termo de contratação comercial aceite internacionalmente)
• Assinatura do vendedor
• Menção de eventuais descontos
• Modo de pagamento.

O documento depois de emitido já não pode ser alterado, pelo que qualquer alteração ou retificação posterior implica sempre a emissão de um novo documento.

Documentos emitidos em moeda diferente do euro

Uma vez que estes documentos são muito utilizados no comércio internacional, podem ser emitidos em moeda diferente do euro. Neste caso, o código da moeda a utilizar deverá ser preenchido de acordo com a norma ISO 4217 e indicar ainda a taxa de câmbio utilizada na conversão para euros.

Fatura proforma: principais erros fiscais e contabilísticos

Dado que estes documentos não são contabilisticamente ou fiscalmente válidos, há que cuidar de evitar:

• A contabilização de faturas proforma. Estes documentos podem ser suporte administrativo, mas nunca devem servir como suporte à contabilização.
• Dedução de IVA. embora esteja mencionado o IVA no documento, este documento não serve de suporte à liquidação do imposto e, por isso, também não poderá ser objeto de dedução.
• Considerar um documento vinculativo, ao contrário de um orçamento que seja aceite, a fatura proforma não vincula qualquer transação comercial.
• Registar na conta corrente. Uma vez que estes documentos não vinculam clientes nem fornecedores, não devem ser incluídos nas contas correntes respetivas.
• Usar a proforma para adiantamentos. Este documento não serve de suporte a um pedido de adiantamento. Para esse efeito deverá emitir uma fatura formal.
• Emitir proformas sem a palavra “PROFORMA” em destaque, pode originar erros de interpretação e litígios legais ou fiscais.

As faturas proforma são documentos usados para apresentação de uma intenção de compra/venda, sobretudo no comércio internacional, mas sem valor vinculativo. São considerados documentos fiscalmente relevantes, se entregues ao cliente, estando, por isso, sujeitos a requisitos fiscais de elaboração e comunicação à Autoridade Tributária (AT). Contudo, não devem ser considerados para efeitos contabilísticos ou fiscais.