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Onde a sua empresa está a perder dinheiro sem perceber (e como corrigir)

Descubra onde a sua empresa perde dinheiro sem perceber e como a redução de custos nas empresas, pode aumentar margens e liquidez. 

Publicado em Agosto 11, 20266 minutos de leitura Partilhar

A redução de custos nas empresas não passa apenas por cortar despesas: um bom controlo de custos permite identificar pequenas perdas diárias que reduzem margens, afetam a liquidez e dificultam decisões.

As empresas nem sempre perdem dinheiro por causa de um grande erro. Na maioria dos casos, a falta de controlo de custos faz com que pequenas ineficiências se acumulem ao longo do tempo, comprometendo a redução de custos nas empresas e a rentabilidade.

Ideias chave

• Identifique os sinais que indicam perdas invisíveis no dia a dia.
• Descubra quais os dados que deve acompanhar regularmente.
• Saiba quando o seu modelo de gestão deixou de mostrar a rentabilidade real do negócio.

Muitas pequenas empresas analisam apenas o resultado final do mês. No entanto, quando a margem diminui, nem sempre é evidente onde está a origem do problema. 

Compras feitas à última hora, erros na faturação ou atrasos nos recebimentos podem parecer situações isoladas, mas repetem-se frequentemente.

O desafio aumenta quando vendas, faturação, stock e contabilidade são geridos em ficheiros diferentes.

De facto, sem informação atualizada e consistente, torna-se difícil perceber o impacto financeiro de cada decisão e atuar antes que os custos aumentem.

Índice do post

Porque é tão difícil identificar onde a empresa perde dinheiro?

Quando uma empresa perde dinheiro, a maioria das perdas não resulta, na verdade, numa grande despesa extraordinária. Pelo contrário, resulta de pequenas decisões diárias que parecem ter pouco impacto quando analisadas isoladamente, mas que no seu conjunto têm um grande impacto.

Por exemplo, uma compra urgente pode obrigar a pagar mais ao fornecedor. Um desconto comercial aplicado sem critérios reduz a margem. Um erro de faturação implica corrigir documentos e atrasar recebimentos.

Individualmente, estes episódios parecem irrelevantes. Em conjunto, representam, no entanto, horas de trabalho, custos administrativos e menor rentabilidade.

Assim, quando não existe um verdadeiro controlo de custos, estas situações deixam de ser exceções e passam a fazer parte da rotina da empresa. 

O problema não está apenas no dinheiro perdido, mas também na dificuldade em perceber quanto custa realmente cada operação.

O stock pode estar a consumir recursos sem dar retorno

Todos sabemos que o stock representa um investimento. No entanto, muitos não se percebem de que, se existir em excesso, o stock imobiliza capital que poderia ser utilizado noutras áreas do negócio. 

Se for insuficiente, por outro lado, provoca ruturas, compras urgentes e perda de vendas. Neste caso, o equilíbrio depende da qualidade da informação disponível.

Sem dados atualizados, torna-se difícil saber quais os artigos com maior rotação, quais permanecem demasiado tempo em armazém e quais geram maior margem.

Além disso, decisões baseadas em inventários desatualizados aumentam o risco de encomendas desnecessárias ou de falta de produtos importantes.

Melhorar o controlo de custos passa também por acompanhar regularmente indicadores simples, como o valor do stock parado, a frequência das ruturas e a evolução das margens por produto.

Como os erros administrativos dificultam a redução de custos nas empresas

Adicionalmente, é importante ter em conta que nem todas as perdas resultam da atividade comercial. Muitas surgem durante tarefas administrativas repetidas todos os dias.

Por exemplo, uma despesa registada na categoria errada pode distorcer a análise financeira. 

Outro exemplo seria uma fatura emitida com informação incorreta, a qual exige correções e consome tempo. 

Um desconto aplicado sem validação reduz a margem sem que exista uma visão clara do seu impacto.

Para além do mais, quando estas operações dependem de processos manuais ou de vários ficheiros diferentes, as probabilidades de erro aumentam. O resultado traduz-se em mais horas de trabalho, maior custo administrativo e menor capacidade para analisar a rentabilidade do negócio com confiança.

Muitas empresas acreditam que precisam de vender mais para aumentar a rentabilidade. Na realidade, recuperar pequenas perdas recorrentes pode produzir um impacto financeiro imediato, sem aumentar o volume de vendas.

Os atrasos nos recebimentos afetam muito mais do que a liquidez 

Sabia que receber tarde significa muito mais do que esperar pelo pagamento? Com efeito, a empresa pode atrasar pagamentos a fornecedores, adiar investimentos ou recorrer a financiamento para suportar necessidades de tesouraria que poderiam ser evitadas.

Em muitos casos, o problema não está nos clientes. Está na dificuldade em acompanhar quais as faturas vencidas, quais exigem contacto e quais continuam pendentes.

Sem uma visão atualizada dos recebimentos, torna-se difícil antecipar necessidades de caixa e tomar decisões fundamentadas.

Assim, melhorar o controlo de custos implica acompanhar também os prazos médios de cobrança, porque a liquidez influencia diretamente a capacidade de crescimento da empresa.

Redução de custos nas empresas exige informação integrada

Uma empresa pode utilizar uma aplicação para faturação, folhas de cálculo para stock e outro sistema para contabilidade. Individualmente, cada ferramenta pode funcionar bem. O problema surge quando nenhuma apresenta uma visão global do negócio.

Por outras palavras, sem dados integrados, torna-se difícil saber a margem real de cada venda, controlar custos, acompanhar recebimentos ou perceber quais os clientes e produtos mais rentáveis.

Isto significa que muitas decisões acabam por ser tomadas com informação incompleta ou desatualizada.

Quando isso acontece, a redução de custos nas empresas deixa de depender apenas da gestão das despesas. Passa também pela qualidade da informação utilizada para decidir.

A redução de custos nas empresas começa por identificar pequenas ineficiências que passam despercebidas no dia a dia. Com soluções como o Sage 50, as pequenas empresas conseguem integrar vendas, faturação, stock e contabilidade numa única plataforma, reduzindo erros, melhorando o controlo sobre custos, margens e cobranças e obtendo uma visão mais completa da rentabilidade do negócio.

Perguntas frequentes

Como posso identificar perdas invisíveis na empresa?

Analise regularmente margens, descontos, stock, recebimentos e custos administrativos. Pequenas diferenças recorrentes costumam revelar problemas de gestão.

Porque é importante integrar vendas, stock e contabilidade?

A integração reduz erros, evita duplicação de trabalho e permite acompanhar a rentabilidade com informação atualizada.

A redução de custos nas empresas significa apenas cortar despesas?

Não. Muitas vezes consiste em eliminar desperdícios, reduzir erros e melhorar processos para aumentar a eficiência.

Se pretende melhorar a redução de custos empresas através de um maior controlo de custos, o Sage 50 ajuda a integrar vendas, faturação, stock e contabilidade numa única solução. Assim, reduz erros, acompanha margens e recebimentos em tempo real e toma decisões com base em informação fiável.

Saiba mais sobre os tópicos mencionados neste artigo

• Poupança nas Empresas
• Rentabilidade
• Tomar Decisões Financeiras