Beschreibung im Lexikon

Fakturierung

Fakturierung – die Rechnungserstellung

Die Rechnungserstellung an einen Kunden wird als Fakturierung bezeichnet. Neben der Abrechnung der erbrachten Leistungen beinhaltet die Fakturierung die korrekte buchhalterische Erfassung des zugrunde liegenden Geschäftsvorfalls. Um eine korrekte Rechnung zu schreiben, sind bestimmte rechtliche Anforderungen einzuhalten. Gesetzliche Bestimmungen regeln die Pflichtangaben, die bei einer Fakturierung in die Rechnung aufgenommen werden müssen:

  • Vollständiger Name des Unternehmens und vollständige Anschrift
  • Vollständiger Name des Kunden mit vollständiger Anschrift
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Liefer- oder Leistungsdatum
  • Gelieferte Produkte oder Dienstleistungen mit Menge, Art und Umfang
  • Nettorechnungsbetrag
  • Umsatzsteuerbeträge und Steuersatz
  • Evtl. Rabatte
  • Zahlungsbedingungen

Für Kleinunternehmer, die Rechnungen erstellen, gibt es bei der Fakturierung einige Besonderheiten: In diesen Fällen ist die Angabe der Umsatzsteuer nicht erforderlich, da der Kleinunternehmen diese Steuer nicht an das Finanzamt abführen muss. Darüber hinaus ist ein Hinweis über die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht auf der Rechnung notwendig.

Es gibt verschiedene Zeitpunkte der Rechnungsstellung. Bei einer Vorfakturierung erfolgt die Rechnungslegung noch vor der Lieferung bzw. Leistung an den Kunden. Die Nachfakturierung wird nach erbrachter Leistung bzw. Übersendung der Ware an den Kunden versandt.

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Fakturierung mit entsprechender Software erledigen

Fakturierungsprogramme unterstützen Unternehmen dabei, eine vorschriftsmäßige Rechnung zu erstellen. Die Software bietet in der Regel verschiedene weitere Optionen, so können mit ihr auch Angebote, Lieferscheine und Gutschriften direkt erstellt werden. Die Vergabe der fortlaufenden Rechnungsnummern erfolgt hier automatisch, jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Regelungen zur Rechnungsnummer finden sich in den Umsatzsteuerrichtlinien. Die Verwaltung der Adressdaten der Kunden ist mit einer solchen Software in der Regel ebenso möglich wie die Verwaltung der Warenwirtschaft oder des Mahnwesens. Der genaue Funktionsumfang hängt von der Wahl des Kunden ab. Zur Fakturierung zählt nicht nur das Erstellen der Rechnung, sondern auch die Buchung des entsprechenden Geschäftsvorfalls. Im Rahmen der doppelten Buchführung werden bei jeder Buchung mindestens zwei Konten angesprochen. Üblicherweise werden die Buchungen ebenfalls über die Software abgewickelt. Alternativ wird die Fakturierung an einen externen Dienstleister übergeben, der die Zahlungsabwicklung und Überwachung der Rechnungseingänge übernimmt. Zu den Aufgaben des externen Dienstleisters gehört überdies das Mahnwesen.

Aufbewahrungsfristen der Rechnungen

Nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes sind Rechnungen eines Unternehmens mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Fakturierung erfolgte. Wichtig ist, dass die Rechnungen gut lesbar sind. Empfehlenswert ist die Aufbewahrung der Rechnungen in elektronischer Form. Hier muss das Unternehmen die Rechnungen auf einem Datenträger speichern, der nachträglich nicht mehr geändert werden kann und für den gesamten Zeitraum problemlos gelesen werden kann.

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