Lieferscheine

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Alles über Lieferscheine

Lieferscheine sind unverzichtbare Begleiter im Warenversand und spielen eine zentrale Rolle in der Warenwirtschaft. Sie dokumentieren Lieferungen, bieten Orientierung im Lager und erfüllen rechtliche Anforderungen. Doch welche Informationen müssen sie enthalten, und wann gelten sie als Rechnung? Erfahren Sie, worauf es bei Lieferscheinen wirklich ankommt.

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein Beleg, der für den Versand von Waren oder Produkten vom Absender einer Warenlieferung ausgestellt wird. Er spielt eine zentrale Rolle in der Warenwirtschaft. und erfüllt drei wichtige Grundfunktionen:

Anhand des Lieferscheins kann vom Empfänger kontrolliert werden, ob Menge, Qualität und Art der angelieferten Ware tatsächlich mit der bestellten Leistung übereinstimmen.

1. Die rechtliche Bedeutung eines Lieferscheins liegt vor allem darin, nachzuweisen, dass eine Warenzustellung ordnungsgemäß an einen Kunden erfolgt ist. Da er in der Regel zusammen mit der Lieferung übergeben wird, wird er häufig auch als Warenbegleitschein bezeichnet.
2. Ein Lieferschein informiert über den Inhalt, den Umfang und die Art der gelieferten Ware.
3. Anhand des Lieferscheins kann vom Empfänger kontrolliert werden, ob Menge, Qualität und Art der angelieferten Ware tatsächlich mit der bestellten Leistung übereinstimmen.

Inhalt und Form eines Lieferscheins

Wenn Unternehmen einen Lieferschein ausstellen, sollten folgende Informationen keinesfalls fehlen:

• Name und Anschrift von Absender und Empfänger
• Ausstellungsdatum
• Lieferdatum der Ware
• Artikelbezeichnung, Art und Menge der gelieferten Waren
• Lieferschein- und Auftragsnummer
• Optional: Unterschrift und Stempel des Kunden als Empfangsbestätigung

Es ist hingegen bei einem Lieferschein keine Pflicht, den Preis der versandten Ware zu notieren.

Bei der Zustellung lassen sich Spediteure den Empfang der Ware quittieren, um ihrerseits über einen Beleg zu verfügen, der ihre Transportleistung bestätigt. Denn nur wenn ein Lieferschein unterschrieben wird, wird er als Liefernachweis anerkannt. Voraussetzung für diese Vorgehensweise ist die Mehrfachausstellung von Lieferscheinen.

Es ist außerdem weit verbreitet, einen Lieferschein und eine Rechnung zusammenzufassen. Diese Art der Rechnungsstellung ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn die Ware direkt bei Erhalt, zum Beispiel durch Selbstabholung, vom Empfänger bezahlt wird.

Lieferschein als Rechnung

Ein Lieferschein und eine Rechnung sind grundsätzlich zwei unterschiedliche Dokumente. Unternehmen können jedoch einen Warenbegleitschein mit den erforderlichen Angaben ergänzen, damit er als Rechnung gilt.

Dafür müssen eine

• fortlaufende Rechnungsnummer,
• aufgeschlüsselte Entgelte,
• Steuerbeträge,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID sowie
• ggfs. Hinweise auf Preisreduzierungen (Skonto, Rabatt, Gutschrift) oder
• die Steuerschuld des Empfängers (Reverse Charge) hinzugefügt werden.

Das Dokument muss außerdem als Rechnung gekennzeichnet sein.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Lieferschein als Rechnungsbestandteil zu verwenden, indem auf den Lieferschein verwiesen wird, anstatt detaillierte Angaben zur Ware in der Rechnung zu wiederholen.

Lieferschein als informierender Beleg

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, einen Lieferschein zu erstellen. Trotzdem nutzen ihn so gut wie alle Unternehmen als begleitendes Dokument, wenn sie in irgendeiner Form Rohstoffe, Zwischenerzeugnisse und Endprodukte an Auftraggeber, Geschäftskunden und Konsumenten versenden. Ein großer Vorteil des Lieferscheins besteht in seinem Informationsgehalt. Da er einer Warenlieferung beigefügt ist, kann er bei Anlieferung von Waren an ein Warenlager dazu dienen, die Ware am richtigen Ort einzulagern. Zudem bietet er die Möglichkeit, den Empfänger mit zusätzlichen Informationen, zum Beispiel technischen Daten oder Besonderheiten der Ware zu versorgen.

Aufbewahrungspflicht von Lieferscheinen

Geschäftskunden, die von anderen Unternehmen Lieferscheine erhalten, müssen diese unter Umstände für einige Jahre archivieren, obwohl sie nicht zu den Dokumenten gehören, die in einem direkten Zusammenhang mit einem Zahlungsvorgang stehen. Die Aufbewahrungspflicht ist dabei von mehreren Faktoren abhängig:

1. Ein einfacher Warenbegleitschein, der keine Zahlungsaufforderung enthält und ein Geschäft dokumentiert, gilt als Handels- oder Geschäftsbrief und muss nach § 147 Abgabenordnung (AO) für sechs Jahre aufbewahrt werden.
   
   
2. Enthält der Lieferschein jedoch Angaben zur Zahlung oder wurde per Buchungssatz mit einem Kontierungsvermerk versehen, wird er zur Rechnung bzw. zu einem Buchungsbeleg, für die eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt.

Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen an den Unterlagen vorgenommen wurden und nicht mit dem Datum der Erstellung oder des Versands des Dokumentes.

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Lieferscheine in Papierform oder elektronisch?

Der ursprüngliche Sinn eines Lieferscheins besteht darin, zeitgleich mit der Ware einzutreffen und den Wareneingang zu belegen. Trotzdem können vorab elektronisch versandte Lieferscheine eine kundenfreundliche Hilfestellung ein, den Empfänger über einen bereits veranlassten Transport und die voraussichtliche Ankunft der Ware zu informieren. Gleichzeitig kann damit auch die Archivierung von Warenbegleitscheinen vereinfacht werden. Einen analogen Lieferschein kann die digitale Version hingegen nicht ersetzen.

Automatische Erzeugung von Lieferscheinen

Schon in einem einfachen Rechnungsprogramm, wie es kleine und mittelständische Betriebe für ihr Angebots- und Rechnungswesen verwenden, können Lieferscheine direkt aus Angeboten und Auftragsbestätigungen heraus automatisch generiert werden. Die dort jeweils hinterlegten Informationen werden dann in das vorher eingerichtete Layout übernommen.

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