Periodenabschluss: Rechnungsabgrenzung zum Jahresabschluss

Bedeutung des Periodenabschlusses in der Finanzbuchhaltung

Nach den Vorgaben aus § 252 HGB und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung müssen Unternehmen sämtliche Aufwendungen und Erträge in ihrem Jahresabschluss berücksichtigen, die zu dem jeweiligen Geschäftsjahr gehören. Dabei kommt es nicht darauf an, wann der entsprechende Rechnungsbetrag auf dem Geschäftskonto eingeht oder von dort abfließt. Entscheidend für seine Berücksichtigung ist stattdessen, zu welchem Jahr er wirtschaftlich zählt. Nur so lässt sich schließlich ein genauer Gewinn oder Verlust feststellen.

Mit dieser Vorschrift will der Gesetzgeber mögliche Gewinn-Manipulationen durch Unternehmen verhindern oder zumindest erschweren. Denkbar wären diese anderenfalls nämlich durch ein bewusstes Verschieben von Zahlungen. Dennoch gibt es eine Ausnahme von der Regelung. Liegen die Rechnungsabgrenzungsposten unter einem Betrag von 800 Euro, können Unternehmen seit 2022 von einem Wahlrecht Gebrauch machen. Geregelt ist der Verzicht auf die Rechnungsabgrenzung in
§ 5 Abs. 5 Satz 1 EStG.   

Anfallende Aufgaben am Periodenende

Nicht immer stimmt bei Rechnungen der Zeitpunkt der Zahlung mit dem der Leistungserbringung überein. Besonders häufig ist dies rund um den Jahreswechsel der Fall, zum Beispiel bei Versicherungsbeiträgen, die das Unternehmen noch im Dezember überweist, obwohl die Versicherung für das Folgejahr gilt. Auch bei Rechnungen aus dem laufenden Jahr kann es zu Abweichungen kommen. So hat vielleicht eine Lizenz die Laufzeit von September des aktuellen bis August des folgenden Jahres. Auf der Einnahmenseite sind oft vorzeitig überwiesene Mieten die Ursache.

In der Buchhaltung wird die Zahlung als Ausgabe oder Einnahme jedoch grundsätzlich dann erfasst, wenn auf dem Geschäftskonto der Geldzufluss oder -abfluss erfolgt ist. Eine periodengerechte Aufteilung nehmen Unternehmen schließlich im Rahmen des Jahresabschlusses vor. Dies geschieht mithilfe einer Korrekturbuchung – der Rechnungsabgrenzung. Beim Periodenabschluss müssen sie daher zunächst prüfen welche Zahlungen nicht dem abzuschließenden Geschäftsjahr zuzuordnen sind. Bei abweichenden Laufzeiten gilt es, dabei den Rechnungsbetrag entsprechend auf die beiden Jahre aufzuteilen.

Die verschiedenen Rechnungsabgrenzungsposten

Bei der Rechnungsabgrenzung kommt es darauf an, den jeweiligen Zeitpunkt der Zahlung und der Leistung zu beachten. Ebenso wichtig ist die Frage: „Wer zahlt?“ Unterschieden wird dann in sogenannte transitorische und antizipative Rechnungsabgrenzungsposten. Bei den transitorischen Rechnungsabgrenzungsposten erfolgt die Zahlung im abzuschließenden Geschäftsjahr und die Leistung im Folgejahr. Bei den antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten ist es genau umgekehrt.

Zahlt das Unternehmen eine Rechnung im abzuschließenden Geschäftsjahr, erhält die Leistung aber im neuen Jahr, ist ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) zu bilden. Verzeichnet es den Geldeingang dagegen im abzuschließenden Geschäftsjahr, erbringt aber die Leistung im neuen Jahr, handelt es sich um einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP). Ist die Leistung bereits erfolgt, wird aber im Folgejahr gezahlt, entstehen sonstige Verbindlichkeiten. Bei noch ausstehender Zahlung ist es eine sonstige Forderung.

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Beispiele für Buchungen beim Periodenabschluss

Hat das Unternehmen eine Lizenz für Software mit jährlicher Zahlung von 400 Euro erworben, die vom 1. April eines Jahres bis zum 31. März des folgenden Jahres läuft, wird die Jahresgebühr zunächst auf das zugehörige Aufwandskonto gebucht. Für den Anteil von Januar bis März des Folgejahres ist dann ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten in Höhe von 100 Euro zu bilden. 300 Euro zeigen sich im abzuschließenden Geschäftsjahr erfolgswirksam in der Bilanz.

Überweist ein Mieter dem Unternehmen im Dreimonatsrhythmus eine Mietzahlung in Höhe von 900 Euro, wobei die letzte Zahlung des Jahres am 1. Dezember geleistet wird und die Monate Dezember bis Februar umfasst, erfolgt zunächst eine Buchung auf dem Ertragskonto. Danach ist für den Anteil von Januar und Februar ein Rechnungsabgrenzungsposten von 600 Euro zu passivieren. 300 Euro zeigen sich wiederum bereits erfolgswirksam in der Bilanz.

Die Zehn-Tage-Regel für EÜR

Mit der EÜR werden Umsätze und Kosten nach dem Zu- und Abfluss-Prinzip gebucht. Werden Umsätze auf das Jahr 2025 verschoben und/oder Ausgaben in das Jahr 2024 gezogen, kann der steuerliche Gewinn minimiert werden. Eine Ausnahme stellt die Zehn-Tage-Regel (Zeitraum zwischen 22.12. und 10.01.) dar, die wiederkehrenden Ein- und Ausgaben vor Jahresende oder gleich am Jahresanfang betrifft. Sie gelten in dem Wirtschaftsjahr als ab- oder zugeflossen, indem sie verursacht wurden. Betroffen sind meist Telefon- und Internetkosten, Versicherungen oder Mieten.

Auswirkungen auf den Jahresabschluss

Mit dem Periodenabschluss und der Rechnungsabgrenzung erstellt das Unternehmen seinen Jahresabschluss periodengerecht. Das heißt: So werden seine wirtschaftlichen Verhältnisse wahrheitsgetreu dargestellt. In der Bilanz sind die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite direkt unter dem Umlaufvermögen zu finden. Die passiven Rechnungsabgrenzungsposten werden auf der Passivseite unter den Verbindlichkeiten abgebildet. Im neuen Jahr werden beide Positionen dann wieder aufgelöst und dem jeweiligen Aufwands- und Ertragskonto zugeordnet. Auf diese Weise wirken sie sich schließlich im richtigen Jahr auf Gewinn oder Verlust des Unternehmens aus.

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