Die Rechnungsabgrenzung bezeichnet Posten, die sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite der Bilanz an letzter Stelle erscheinen. Es handelt sich bei diesen Rechnungsabgrenzungsposten um Vermögensgegenstände besonderer Art. Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) sind ausschließlich bei der Aufstellung des Jahresabschlusses zu bilden. Ihr Ausweis dient der korrekten Periodenabgrenzung. Diese ist unbedingt erforderlich, damit der Jahresabschluss seine Aufgabe als zuverlässiges Informationsinstrument erfüllen kann. Der Jahresabschluss muss gemäß den Vorschriften des deutschen Handelsrechts ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wiedergeben. Dazu gehört, dass Aufwendungen und Erträge des Unternehmens in dem Geschäftsjahr gezeigt werden, in dem sie anfallen. Nur auf diese Weise lässt sich die Vergleichbarkeit verschiedener Perioden herstellen.
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten
Unter den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten zeigen buchhaltungspflichtige Unternehmen sämtliche Ausgaben vor dem Bilanzstichtag, die aus wirtschaftlicher Sicht noch zu keinen Aufwendungen geführt haben. Dabei kann es sich zum Beispiel um Versicherungsbeiträge oder Mieten handeln, deren Überweisung bereits an den entsprechenden Dienstleister für das nächste Jahr beziehungsweise die kommende Periode erfolgte. Nach dem Eingang der entsprechenden Rechnung erfolgt die Buchung per Aufwandskonto an Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Bei der Überweisung ist per Verbindlichkeiten an Bank zu buchen. Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses ist dann eine Buchung per aktive Rechnungsabgrenzungsposten an Aufwand erforderlich. Auf diese Weise neutralisieren aktive Rechnungsabgrenzungsposten die zuvor gebuchten Aufwendungen.
Passive Rechnungsabgrenzungsposten
Unter dieser Position werden alle Einnahmen gezeigt, denen aus wirtschaftlicher Perspektive noch keine Erträge gegenüberstehen. Dementsprechend handelt es sich dabei um eine Art von Leistungsverpflichtungen gegenüber Kunden des Unternehmens. So hat zum Beispiel ein Zeitschriftenverlag, der die Monatsgebühren eines Abonnenten für den Januar bereits Ende Dezember vereinnahmt, passive Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden.
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Die Auflösung der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten
Im nächsten Geschäftsjahr sind die Rechnungsabgrenzungsposten dann aufzulösen. Dies ist in dem Moment vorzunehmen, in dem die den aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten zugrunde liegenden Aufwendungen und Erträge tatsächlich anfallen. In der Praxis buchen viele Unternehmen die Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten jedoch erst, wenn der Jahresabschluss zum Ende des nächsten Geschäftsjahres aufgestellt wird. Dies ist allerdings kritisch zu sehen, wenn die aktiven oder passiven Rechnungsabgrenzungsposten einen größeren Umfang besitzen. In diesem Fall sind aussagefähige Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse nur möglich, wenn die Auflösung der RAP korrekt und zeitnah erfolgt.
Rechnungsabgrenzungsposten in der Steuerbilanz
Die Buchung der Rechnungsabgrenzungsposten stellt sicher, dass diese Positionen nicht die Gewinn-und-Verlust-Rechnung berühren. Die ihnen zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle werden erst in der nächsten Periode zu Aufwendungen oder Erträgen führen. Diese Funktion der Rechnungsabgrenzung ist auch unter steuerlichen Aspekten wichtig. Die periodengerechte Berücksichtigung von Aufwendungen und Erträgen gewährleistet, dass die Besteuerung gerecht und gleichmäßig erfolgt.
