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Rechnungsabgrenzung: Verständlich und einfach erklärt
Die Rechnungsabgrenzung umfasst buchhalterischen Positionen in der Bilanz, die dazu dienen, Aufwendungen und Erträge der jeweiligen Periode (Quartal oder Geschäftsjahr) zuzuordnen, in der sie tatsächlich anfallen – unabhängig davon, ob die entsprechende Zahlung im jeweiligen Jahr getätigt wurde oder nicht. Man unterscheidet dabei zwischen transitorischen und antizipativen Posten.
Diese sogenannten Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) erscheinen sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite an letzter Stelle und werden ausschließlich bei der Aufstellung des Jahresabschlusses gebildet. Ihr Ausweis dient der korrekten Periodenabgrenzung, da es häufig zu zeitlichen Abweichungen zwischen Leistungserbringung und Zahlung kommen kann. Diese Abgrenzung ist unbedingt erforderlich, damit der Jahresabschluss seine Aufgabe als zuverlässiges Informationsinstrument erfüllen kann.
Die Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten und deren Funktion ist im Handelsgesetzbuch (HGB) in den §§ 250 und 252 gesetzlich geregelt. Dies stellt sicher, dass die Jahresabschlüsse ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens wiedergeben. Nur auf diese Weise lässt sich die Vergleichbarkeit verschiedener Perioden herstellen und der exakte Periodengewinn für die abzuführende Steuer ermitteln.
Transitorische Rechnungsabgrenzungsposten
Transitorische Rechnungsabgrenzungsposten werden genutzt, um Einnahmen und Ausgaben (Zahlungen), die im laufenden Geschäftsjahr anfallen, jedoch wirtschaftlich dem folgenden Jahr zugeordnet werden müssen (Leistungen), korrekt abzugrenzen. Hierbei unterscheidet man zwischen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten.
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten
Unter den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) zeigen buchhaltungspflichtige Unternehmen sämtliche Ausgaben vor dem Bilanzstichtag, die aus wirtschaftlicher Sicht noch nicht als Aufwendungen erfasst wurden. Dabei kann es sich zum Beispiel um Versicherungsbeiträge oder Mieten handeln, deren Zahlungen bereits an den entsprechenden Dienstleister für das nächste Jahr beziehungsweise die kommende Periode geleistet wurden.
Nach dem Eingang der entsprechenden Rechnung erfolgt die Buchung per Aufwandskonto an Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Bei der Überweisung ist per Verbindlichkeiten an Bank zu buchen. Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses ist dann eine Buchung per aktive Rechnungsabgrenzungsposten an Aufwand erforderlich. Auf diese Weise neutralisieren aktive Rechnungsabgrenzungsposten die zuvor gebuchten Aufwendungen.
Passive Rechnungsabgrenzungsposten
Unter dieser Position werden alle Einnahmen erfasst, denen aus wirtschaftlicher Sicht noch keine Erträge gegenüberstehen. Dementsprechend handelt es sich bei passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) um eine Art Leistungsverpflichtung gegenüber den Kunden des Unternehmens. So hat zum Beispiel ein Zeitschriftenverlag, der die Monatsgebühren eines Abonnenten für den Januar bereits Ende Dezember vereinnahmt, passive Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, da die entsprechende Leistung (die Bereitstellung der Zeitschrift) erst im kommenden Monat erbracht wird.
Hinweis: Für nach dem 31.12.2021 endende Wirtschaftsjahre greift eine Vereinfachungsregelung (§ 5 Abs. 5 Satz 2 EStG). Aktive und passive Rechnungsabgrenzungen müssen nicht mehr vorgenommen werden, wenn die Ausgabe oder Einnahme unter 800 Euro liegt.
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Die Auflösung der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten
Im nächsten Geschäftsjahr sind die Rechnungsabgrenzungsposten dann aufzulösen. Dies ist in dem Moment vorzunehmen, in dem die den aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten zugrunde liegenden Aufwendungen und Erträge tatsächlich anfallen.
In der Praxis buchen viele Unternehmen die Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten jedoch erst, wenn der Jahresabschluss zum Ende des nächsten Geschäftsjahres aufgestellt wird. Dies ist allerdings kritisch zu sehen, wenn die aktiven oder passiven Rechnungsabgrenzungsposten einen größeren Umfang besitzen. In diesem Fall sind aussagefähige Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse nur möglich, wenn die Auflösung der RAP korrekt und zeitnah erfolgt.
Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten
Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten beziehen sich hingegen auf Geschäftsvorfälle, bei denen die Leistungen im laufenden Geschäftsjahr erbracht wird, die Zahlung jedoch erst im folgenden Jahr erfolgt, also nach dem Bilanzstichtag. Sie ermöglichen eine periodengerechte Abgrenzung, indem bereits entstandene, aber noch nicht gezahlte Verpflichtungen oder noch nicht erhaltene Einnahmen bilanziert werden. Man unterscheidet dabei zwischen sonstigen Verbindlichkeiten und sonstigen Forderungen.
Sonstige Verbindlichkeiten
Sonstige Verbindlichkeiten entstehen, wenn das Unternehmen bereits Leistungen oder Waren bezogen hat, die Zahlung jedoch erst im nächsten Geschäftsjahr erfolgt. Nehmen wir den Fall, dass ein Unternehmen im Dezember Waren bezieht, die Rechnung des Lieferanten jedoch erst Ende Dezember eingeht und im Januar des folgenden Jahres bezahlt wird.
Da der wirtschaftliche Nutzen bereits im Dezember entstanden ist, wird dieser Aufwand im aktuellen Geschäftsjahr erfasst. Um die Zahlung korrekt abzugrenzen, verbucht das Unternehmen die Rechnung als „sonstige Verbindlichkeit“ in der Bilanz. Auf diese Weise wird der tatsächliche Aufwand im laufenden Jahr ausgewiesen, auch wenn die Zahlung erst später erfolgt.
Sonstige Forderungen
Auf der Ertragsseite werden Einnahmen nach dem Bilanzstichtag als sonstige Forderungen erfasst. Ein Beispiel hierfür sind Zinserträge, die dem Unternehmen für das laufende Jahr zustehen, aber erst im nächsten Jahr ausgezahlt werden.
Da der Anspruch auf die Zinserträge bereits im aktuellen Jahr entsteht, wird dieser Ertrag durch die Bildung einer sonstigen Forderung in der Bilanz ausgewiesen. Diese Buchung stellt sicher, dass die Zinserträge in dem Geschäftsjahr erscheinen, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind, und trägt so zur periodengerechten Abgrenzung bei, unabhängig vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt.
Die Auflösung der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten
Im nächsten Geschäftsjahr sind die Rechnungsabgrenzungsposten dann aufzulösen. Dies ist in dem Moment vorzunehmen, in dem die den aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten zugrunde liegenden Aufwendungen und Erträge tatsächlich anfallen. In der Praxis buchen viele Unternehmen die Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten jedoch erst, wenn der Jahresabschluss zum Ende des nächsten Geschäftsjahres aufgestellt wird. Dies ist allerdings kritisch zu sehen, wenn die aktiven oder passiven Rechnungsabgrenzungsposten einen größeren Umfang besitzen. In diesem Fall sind aussagefähige Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse nur möglich, wenn die Auflösung der RAP korrekt und zeitnah erfolgt.
Rechnungsabgrenzungsposten in der Steuerbilanz
Die Buchung der Rechnungsabgrenzungsposten stellt sicher, dass diese Positionen nicht die Gewinn-und-Verlustrechnung berühren. Sie ist zudem entscheidend für die präzise und periodengerechte Berücksichtigung von Aufwendungen und Erträgen, was eine wesentliche Voraussetzung für eine transparente Finanzberichterstattung darstellt. Durch die Rechnungsabgrenzung wird sichergestellt, dass Einnahmen und Ausgaben genau in dem Geschäftsjahr erfasst werden, in dem der wirtschaftliche Nutzen oder die Belastung tatsächlich entstanden ist.
In der Bilanz verhindern Rechnungsabgrenzungsposten, dass zu früh oder zu spät erfasste Geschäftsvorfälle das Jahresergebnis beeinflussen, wodurch eine verzerrte Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung vermieden wird. Dies trägt dazu bei, dass das Unternehmen im Steuerbereich keine übermäßigen oder zu niedrigen Steuerlasten trägt und somit eine gerechte und gleichmäßige Besteuerung erfolgt.
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