Bei Ausgaben handelt es sich um die Verringerung des Geldvermögens, wie es sich aus der Bilanz ergibt. Das Geldvermögen setzt sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen:
- Bestand an Zahlungsmitteln (entspricht dem Kassenbestand beziehungsweise dem im Unternehmen vorhandenen Bargeld)
- Bestand an Geldforderungen (alle Arten von Forderungen, zum Beispiel gegen Kunden oder andere Konzernunternehmen)
- Abzüglich des Bestandes an Geldverbindlichkeiten (alle Arten von Zahlungsverpflichtungen, zum Beispiel gegen Lieferanten, externe Dienstleister oder andere Konzernunternehmen)
Demzufolge kann sich eine Ausgabe als Reduzierung des Geldvermögens nur ergeben, wenn sich der Zahlungsmittelbestand verringert oder sich die Geldverbindlichkeiten erhöhen.
Dies ist zum Beispiel in den folgenden Fällen gegeben:
- Ein Unternehmen kauft Rohstoffe für die Herstellung seiner Produkte gegen Barzahlung. Es kommt unmittelbar zu einer Verringerung des Kassenbestandes.
- Ein Unternehmen bezieht Leistungen von einem Steuerberater. Dieser stellt eine entsprechende Rechnung, die den Bestand an Verbindlichkeiten erhöht.
Eine Einnahme, die das Geldvermögen erhöht, stellt das Gegenteil der Ausgabe dar.
Abgrenzung zu Auszahlungen
Im umgangssprachlichen Bereich erfolgt häufig keine klare Unterscheidung zwischen Ausgabe und Auszahlung. Tatsächlich setzt jedoch eine Auszahlung im buchhalterischen Sinne stets ein konkretes Abfließen von Zahlungsmitteln voraus. So ist das obige erste Beispiel sowohl eine Ausgabe als auch eine Auszahlung. Das zweite Beispiel stellt jedoch nur eine Ausgabe, aber keine Auszahlung dar.
Abgrenzung zum Aufwand
Der Terminus Aufwand findet als buchhalterischer Begriff ebenfalls häufig für einen ähnlichen, jedoch nicht gleichen Sacherhalt Anwendung. Ein Aufwand stellt eine Größe dar, die den Erfolg eines Unternehmens mindert. Aus diesem Grund ist eine Buchung über ein Aufwandskonto erforderlich. Beide angeführten Beispiele betreffen Ausgaben, die zugleich auch Aufwendungen sind. Sie fallen im Rahmen der betriebswirtschaftlichen Leistungserstellung an und verringern das in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesene Ergebnis.
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Ausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Kleinunternehmer und Selbstständige sowie alle Freiberufler haben das Recht, auf eine doppelte Buchführung zu verzichten und stattdessen ihren Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu ermitteln. Dieses Gewinnermittlungsverfahren erweist sich als wesentlich einfacher, da keinerlei Buchhaltungskenntnisse erforderlich sind.
In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfolgt die Gegenüberstellung von Erhöhungen des Geldvermögens und dessen Verringerung. Dementsprechend sind in diesem Rechenwerk sämtliche Ausgaben zu dokumentieren, die eine Reduzierung des Geldvermögens bewirken. Allerdings schreibt der Gesetzgeber vor, dass bei dieser Erfassung in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung das Zuflussprinzip zu beachten ist. Dies besagt, dass Ausgaben und Einnahmen erst im Zeitpunkt des tatsächlichen Zahlungsabflusses zu berücksichtigen sind.
Beispiel: Ein Freiberufler kauft am 30. Dezember einen neuen Aktenordner auf Rechnung ein, die er erst im Januar und damit im neuen Wirtschaftsjahr ausgleicht. Er darf die Ausgabe nicht in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung des alten Jahres berücksichtigen, sondern erst im folgenden Januar.
