Die Gutschrift stellt eine spezielle Form der Rechnung dar. Ihr wichtigstes Kennzeichen ist, dass sie vom Kunden beziehungsweise Empfänger ausgestellt wird. Deshalb wird auch von einer umgekehrten Rechnung gesprochen. Im Gesetz sind Gutschriften als Ausnahme definiert. Sie setzen eine vorherige Absprache zwischen beiden Parteien voraus. Für eine Anerkennung als vollgültige Rechnung und den Vorsteuerabzug müssen Gutschriften alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile enthalten. Außerdem müssen sie als Gutschriften gekennzeichnet sein. Vorsicht ist geboten, was die verschiedenen Varianten von Gutschriften betrifft. Auch bei der Umsatzsteuer ist es ratsam, als Empfänger genau hinzusehen, um Komplikationen vorzubeugen.
Verschiedene Formen von Gutschriften
Neben der der umsatzsteuerrechtlichen Form gibt es noch andere Fälle, für die der Begriff Gutschrift verwendet wird. Ersteres ist zum Beispiel dann gegeben, wenn ein Unternehmer seinem Subunternehmer eine Gutschrift für erbrachte Leistungen ausstellt. Diese ersetzt die Rechnung durch den Subunternehmer. Anders verhält es sich mit sogenannten kaufmännischen Gutschriften. Dabei handelt es sich um Rechnungskorrekturen. Der Kunde bekommt beispielsweise einen Rabatt für minderwertige Ware oder einen Preisnachlass für seine Treue. Manchmal findet hier eine Komplettkorrektur statt: Dann erhält der Kunde den Gesamtbetrag zurück. Eine Bankgutschrift ist die Bezeichnung für einen Zahlungseingang. Ähnlich verhält es sich in der Buchhaltung. Hier steht der Begriff Gutschrift für eine Buchung auf der Habenseite eines Kontos.
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Rechtliche Vorschriften
Zentral für die Gültigkeit einer kaufmännischen Gutschrift ist, dass diese als solche gekennzeichnet ist. Nur durch die Verwendung des entsprechenden Wortes ist die Möglichkeit eines Vorsteuerabzuges gewährleistet. Hinzu kommt eine Reihe von Pflichtangaben, die grundsätzlich denen einer Rechnung entsprechen:
- Name und Anschrift beider Parteien
- Steuernummer oder USt-ldNr. des leistenden Unternehmens
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Datum der Ausstellung
- Leistung beziehungsweise Ware
- Zeitangabe zur Leistung
- Entgelt (nach Steuersätzen aufgeschlüsselt)
- Steuerbetrag und Steuersatz
- Bei steuerpflichtigen Werkleistungen ein Hinweis auf die geltende Aufbewahrungspflicht
Um vom Vorsteuerabzug zu profitieren, ist es außerdem erforderlich, dass der Empfänger der Gutschrift umsatzsteuerberechtigt ist. Voraussetzung ist zudem, dass sich beide Parteien vorher auf eine Gutschrift geeinigt haben und diese dem Empfänger zugestellt wird.
Dabei ist Vorsicht geboten: Wer einem zu hohen Steuerausweis nicht widerspricht, schuldet den betreffenden Betrag.
Vorteile einer Gutschrift
Gutschriften sind nicht als flächendeckender Ersatz für Rechnungen geeignet. Sie sind aber in vielen Fällen eine Möglichkeit, Buchhaltungsvorgänge und damit Zahlungen deutlich zu beschleunigen. Vor allem bei einer länger bestehenden Geschäftsbeziehung verringern Gutschriften den Verwaltungsaufwand. Der Lieferant spart sich die Rechnungserstellung und der Kunde die Rechnungsprüfung – entsprechende Rahmenverträge vorausgesetzt. Außerdem hat der Kunde die volle Kostenkontrolle. Durch die Hilfe entsprechender Software und einer weitreichenden Automatisierung lassen sich diese Vorteile in besonderem Umfang genießen.
