Welche Buchhaltung passt zu Ihnen und Ihrem Unternehmen?

Das Jahresende ist für Unternehmen nicht unbedingt eine besinnliche Zeit. Jetzt gilt es nicht nur, wie alle vier Wochen den Umsatzsteuerausgleich zu melden. Als Einzelunternehmer müssen Sie auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und als GmbH entsprechend die Bilanz an das Finanzamt melden. Hoffentlich sind jetzt keine Fehler in den Excel-Tabellen! Und hat sich rechtlich etwas geändert?

Wenn die Buchhaltung in Teilen noch manuell erledigt wird, gibt es eine Reihe von Fragen. Unterlagen müssen vielleicht erst zusammengesucht werden. Um keine „schöne“ Bescherung zu erleben, gibt der Einsatz einer Buchhaltungssoftware ein Stück mehr Sicherheit. Doch welche ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Gesetzliche Anforderungen

Wissen Sie, welche gesetzlichen Änderungen 2017 in Sachen Buchhaltung auf Sie zukommen? Regelmäßig ändern die Gesetzeshüter Details bei ELSTER, Steuern, E-Bilanz, der EÜR oder bei der Gewinn- und Verlustrechnung. Auch die Ablage, digitale Belege, GoBD und die E-Mail-Archivierung sind Änderungen unterworfen, an die sich alle halten müssen. Unwissenheit schützt da vor Strafe nicht: Beispielweise müssen ab dem 1. Januar 2017 die steuerlich relevanten Daten vollständig abgelegt werden: unverdichtet und digital. Damit sind mechanische Registrierkassen, die Daten nicht digital speichern können, obsolet. Zudem müssen die Daten unveränderbar sein: Excel-Tabellen sind also nicht geeignet – im Gegenteil, ein mit Excel geführtes Kassenbuch verstößt sogar gegen die GoBS, so dass die Buchhaltung zu verwerfen ist! Unternehmen benötigen eine revisionssichere Software. Von der Regelung ausgenommen sind Kleinunternehmer. Sonst niemand.

Es geht um mehr als Software

Wenn Sie die Buchhaltung selbst machen, wirkt eine Software an vielen Stellen Wunder. Sie ersetzt nicht nur das lästige Excel, sondern hilft auch mit Wissen, das sich praktisch direkt einsetzen lässt: Damit ist Ihre Buchhaltung rechtskonform und Sie gewinnen an Sicherheit. Ideal ist es, zum Jahreswechsel auf eine Software umzusteigen, so dass beim nächsten Jahreswechsel die Buchhaltung weniger Nerven kostet, da alle Daten sauber aufgearbeitet vorhanden sind.

Eine Buchhaltungs-Software kann auf eine Branche ausgerichtet sein. Für größere Unternehmen sind kaufmännische Software-Lösungen auch für Bereiche Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung oder Finanzbuchhaltung sinnvoll. Damit haben Sie eine Lösung, die Ihnen Arbeit genau an der Stelle abnimmt, die Sie wollen. In jedem Fall gewinnen Sie: Kontrolle über Ihre Prozesse und Ressourcen, effizientere Abläufe, Übersicht. Die eingesparte Zeit – beispielsweise beim Zahlungsverkehr – kommt den Kunden zu Gute und die aktuelleren Zahlenauswertungen aus Buchhaltung, Bilanzierung und Kostenrechnung helfen bei der Steuerung des Unternehmens. Das ist gerade dann wichtig, wenn das Unternehmen wächst, denn mit ihm wächst auch die Komplexität der Finanzen. Da sollte man das Steuer nicht aus der Hand geben, um weiterhin der Kapitän zu bleiben.

Check: was brauchen Sie wirklich?

Oftmals hören sich die Beschreibungen und Funktionen einer Software verlockend an. Doch gibt nicht die Software den Ton an, sondern Sie. Machen Sie sich also vor der Entscheidung für eine Software klar, was Sie wirklich brauchen: Ein späteres Upgrade, wenn Ihr Unternehmen weiter wächst und Sie weitere Funktionen benötigen. Benötigen Sie ein automatisiertes und intelligentes Mahnwesen? Oder wollen Sie die Auftragsbearbeitung automatisieren und sich vom Angebot über die Auftragsbestätigung, den Lieferschein bis hin zur Rechnung Zeit sparen? Am besten schreiben Sie sich auf, wie Ihre Abläufe derzeit aussehen. Dann können Sie besser entscheiden, wo die Hilfe einer Software Ihnen Zeit spart und das Wissen auf den Bildschirm bringt, dass Sie benötigen. Beispielsweise zur Umsatzsteuervoranmeldung 2017 nach dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StModernG).

Wer ein Unternehmen hat, muss sich an die gesetzlichen Vorgaben zur Buchführung halten. Kaum jemand hat wohl großen Spaß daran und so geht es darum, die lästigen Pflichten so schnell, korrekt und reibungslos zu erledigen wie nur möglich. Das geht nur mit einer guten Software, die zudem eine Wissensbasis ist. Sie schafft Sicherheit für alle, die das BilRuG oder das StModernG nicht auswendig können und es auch nicht lernen wollen.