Rechnungskorrektur

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Eine Rechnungskorrektur beschreibt einen geschäftlichen Ablauf, bei dem eine fehlerhafte Rechnung durch den Leistungserbringer korrigiert oder storniert wird. Dabei erhält der Kunde, dem die zu korrigierende Rechnung ursprünglich ausgestellt wurde, in der Regel eine Rückerstattung des Betrags, meist in Form einer Gutschrift.

Fehlerhafte Ausgangsrechnungen können immer einmal passieren und entstehen zum Beispiel durch:

• Ein falsches Rechnungsdatum
• Eine veraltete Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers
• Eine nicht korrekte Bezeichnung der gelieferten Ware oder erbrachten Leistung
• Einen Rechenfehler bei der Addition oder Multiplikation der einzelnen Rechnungsposten
• Ein falsches Leistungsdatum
• Die Verwendung des falschen Mehrwertsteuersatzes
• Fehlende Pflichtangaben

Der Empfänger der Rechnung hat einen Anspruch auf die Korrektur des Rechnungsdokuments, da nur eine Rechnung, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält, zum Abzug der Vorsteuer berechtigt.

Umgekehrt liegt eine Rechnungskorrektur auch im Interesse des Ausstellers. Nimmt er diese nicht vor und schickt seinem Kunden stattdessen nur eine neue Rechnung, schuldet er dem Finanzamt die Umsatzsteuer doppelt. Er muss die auf beiden Rechnungsdokumenten ausgewiesene Mehrwertsteuer an den Fiskus abführen. Nur eine ordnungsgemäße Rechnungskorrektur, die den einschlägigen Vorschriften entspricht, neutralisiert die ursprüngliche Rechnung.

Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 14 UStG)

Folgende Angaben sollten auf jeder Rechnung enthalten sein, damit die Rechnung nicht im Nachhinein aufgrund der Pflichtangaben korrigiert werden muss:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Rechnungsdatum
4. fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
6. Lieferdatum oder Leistungszeitpunkt
7. Entgelt und Steuerbetrag
8. Steuersatz und Steuerbetrag
9. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Rabatte oder Skonto
10. Der Begriff „Gutschrift“ bei Abrechnung per Gutschrift

Unterschied zwischen Rechnungskorrektur und Gutschrift

Eine Rechnungskorrektur und eine Gutschrift unterscheiden sich grundlegend in ihrer Funktion. Ob die Buchhaltung also eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift ausstellen muss, liegt im Verwendungszeck.

Eine Rechnungskorrektur wird erstellt, wenn auf der ursprünglichen Rechnung ein Fehler auftritt, wie etwa ein falscher Betrag oder falsche Produktinformationen. Sie dient dazu, die fehlerhafte Rechnung zu korrigieren und stellt keine eigenständige Zahlung dar.

Eine Gutschrift ist hingegen ein Mittel, das genutzt wird, um eine Rückzahlung oder einen Preisnachlass zu gewähren. Sie wird oft bei Rücksendungen oder nachträglichen Preisverhandlungen ausgestellt. Eine Gutschrift kann ebenfalls eingesetzt werden, wenn Ware nicht gegen Geld getauscht werden kann.

Beide Dokumente beeinflussen die Buchhaltung unterschiedlich, sind jedoch essenziell für die korrekte Abwicklung.

Korrektur von noch nicht gebuchten Rechnungen

Wenn der Fehler auf der Rechnung dem Leistungserbringer vor der Erfassung in der Buchhaltung auffällt, muss die Rechnung nicht komplett neu geschrieben werden. Es braucht somit keine Rechnungskorrektur. Es reicht aus, dass der Ersteller die Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer korrigiert und die Angaben richtigstellt.

Er kann alternativ die nötigen Änderungen auch handschriftlich auf der ursprünglichen Rechnung vornehmen. Diese sind dann unbedingt mit dem Änderungsdatum und der Unterschrift desjenigen, der die Korrektur durchführt, zu versehen.

Hat die fehlerhafte Rechnung bereits den Empfänger erreicht, kann der Aussteller diesem ein zweites Dokument zur Korrektur derselben schicken. Dieses Korrekturschreiben muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (lieferndes oder leistendes Unternehmen)
• Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung durch Angabe von deren fortlaufender Nummer und deren Ausstellungsdatum, damit eine eindeutige und zweifelsfreie Zuordnung möglich ist
• Berichtigung des Fehlers

Der Empfänger der Rechnung muss dieses Schreiben zusammen mit der Originalrechnung aufbewahren.

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Die Rechnungskorrektur von gebuchten Rechnungen

In vielen Fällen hat der Rechnungsempfänger die fehlerhafte Rechnung jedoch bereits gebucht, wenn der Fehler auffällt. Dann ist es nicht mehr möglich, eine Korrektur mit einem ergänzenden Schreiben zur Rechnung vorzunehmen. Die Richtigstellung kann ausschließlich durch eine Stornierung und anschließende neue Rechnungsstellung erfolgen.

Bei dem stornierenden Rechnungsdokument ist unbedingt auf die richtige Bezeichnung zu achten. Diese lautet Rechnungskorrektur, Stornorechnung oder Korrekturrechnung. Früher war auch die Verwendung des Ausdrucks Gutschrift zulässig. Dies ist heute nicht mehr der Fall. Außerdem sollten sich keine neuen Fehler in die Rechnungskorrektur einschleichen, da dies den Kunden schnell verärgern kann und von mangelnder Professionalität zeugt.

Damit die Zuordnung zur ursprünglichen, fehlerhaften Rechnung ohne Schwierigkeiten möglich ist, sollte die Stornorechnung einen Verweis auf die Ursprungsrechnung enthalten. Danach stellt der Unternehmer eine neue Rechnung aus, die wiederum eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer bekommt. Das empfangende Unternehmen muss zwingend alle drei Dokumente (ursprüngliche, unkorrekte Rechnung, Stornorechnung und neue, korrekte Rechnung) zusammen aufbewahren.

Wie man Rechnungskorrekturen vermeidet

Fehler sind menschlich und nicht immer zu vermeiden. Durch die Beachtung der nachfolgenden Schritte können fehlerhafte Rechnungen und nachträgliche Rechnungskorrekturen allerdings deutlich reduziert werden:

• Sorgfältige Prüfung aller Rechnungsangaben
• Verwendung von Rechnungsvorlagen oder eines professionellen Rechnungsprogramms für korrekte Datenübernahme und automatisierte Prüfungen
• Schriftliches Festhalten von Absprachen mit Kunden, um Missverständnisse zu vermeiden
• Regelmäßige Schulungen von Mitarbeitern im Umgang mit Rechnungen
• Doppelte Kontrolle durch ein internes Vier-Augen-Prinzip vor dem Versand jeder Rechnung

Kostenlose Rechnungskorrektur-Vorlage

Damit der Kunde seinen Vorsteuerabzug geltend machen kann, benötigt er eine fehlerfreie Rechnung. Wurde bei der Rechnungserstellung jedoch ein Fehler gemacht, bedarf es oftmals einer Rechnungskorrektur. Damit in diesem Fall alles glatt geht, haben wir eine kostenlose Vorlage für eine Rechnungskorrektur für Sie erstellt. Diese können Sie mit einem Klick auf den Link herunterladen.

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