Rechnungskorrektur

Im Geschäftsleben kommt es gelegentlich zum Verschicken fehlerhafter Rechnungen. Dabei können die Ausgangsrechnungen, die Unternehmen ihren Kunden zusenden, Fehler in verschiedenen Bereichen aufweisen, wie zum Beispiel:

• Falsches Rechnungsdatum
• Nicht korrekte Bezeichnung der gelieferten Ware oder der erbrachten Leistung
• Rechenfehler bei der Addition oder Multiplikation der einzelnen Rechnungsposten
• Verwendung des falschen Mehrwertsteuersatzes

Der Empfänger der Rechnung hat einen Anspruch auf die Korrektur des Rechnungsdokuments. Nur eine Rechnung, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält, berechtigt zum Abzug der Vorsteuer.

Umgekehrt liegt eine Rechnungskorrektur auch im Interesse des Ausstellers. Nimmt er diese nicht vor und schickt seinem Kunden stattdessen nur eine neue Rechnung, schuldet er dem Finanzamt die Umsatzsteuer doppelt. Er muss die auf beiden Rechnungsdokumenten ausgewiesene Mehrwertsteuer an den Fiskus abführen. Nur eine ordnungsgemäße Rechnungskorrektur, die den einschlägigen Vorschriften entspricht, neutralisiert die ursprüngliche Rechnung.

Korrektur von noch nicht gebuchten Rechnungen

Wenn der Fehler auf der Rechnung dem Ersteller oder Versender vor der Erfassung in der Buchhaltung auffällt, ist für die Korrektur kein komplettes Neuschreiben des Rechnungsdokuments erforderlich. Es reicht aus, dass der Ersteller die nötigen Änderungen handschriftlich auf der ursprünglichen Rechnung vornimmt. Sie sind unbedingt mit dem Änderungsdatum und der Unterschrift desjenigen, der die Korrektur durchführt, zu versehen.

Hat die fehlerhafte Rechnung bereits den Empfänger erreicht, kann der Aussteller diesem ein zweites Dokument zur Korrektur derselben schicken. Dieses Korrekturschreiben muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (lieferndes oder leistendes Unternehmen)
• Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung durch Angabe von deren fortlaufender Nummer und deren Ausstellungsdatum, damit eine eindeutige und zweifelsfreie Zuordnung möglich ist
• Berichtigung des Fehlers

Der Empfänger der Rechnung muss dieses Schreiben zusammen mit der Originalrechnung aufbewahren.

Die Rechnungskorrektur von gebuchten Rechnungen

In vielen Fällen hat der Rechnungsempfänger die fehlerhafte Rechnung bereits gebucht, wenn der Fehler auffällt. Dann ist es nicht mehr möglich, eine Korrektur mit einem ergänzenden Schreiben zur Rechnung vorzunehmen. Die Richtigstellung kann ausschließlich durch eine Stornierung und anschließende neue Rechnungsstellung erfolgen.

Bei dem stornierenden Rechnungsdokument ist unbedingt auf die richtige Bezeichnung zu achten. Diese lautet Rechnungskorrektur, Stornorechnung oder Korrekturrechnung. Früher war auch die Verwendung des Ausdrucks Gutschrift zulässig. Dies ist heute nicht mehr der Fall. Damit die Zuordnung zur ursprünglichen, fehlerhaften Rechnung ohne Schwierigkeiten möglich ist, sollte die Stornorechnung einen Verweis auf diese enthalten. Danach stellt der Unternehmer eine neue Rechnung aus, die wiederum eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer bekommt, aus. Das empfangende Unternehmen muss zwingend alle drei Dokumente (ursprüngliche, unkorrekte Rechnung, Stornorechnung und neue, korrekte Rechnung) zusammen aufbewahren.

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Rechnungen ohne Leistungsempfänger nicht rückwirkend korrigierbar

Unter bestimmten Voraussetzungen können fehlerhafte Rechnungen auch rückwirkend berichtigt werden. Doch Vorsicht: Das gilt nicht immer. Bestimmte Formvoraussetzungen müssen Sie zwingend einhalten.

Die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Der Beleg muss etliche festgelegte Voraussetzungen erfüllen, dazu zählen der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. Fehlen diese Angaben, scheidet eine rückwirkende Rechnungsberichtigung aus. Das hat das Finanzgericht Baden-Württemberg entschieden (Urteil vom 23.03.2017, Az.:1 K3704/15). Vorausgegangen war die Klage eines Unternehmers, der nach einer Betriebsprüfung den vom Prüfer gestrichenen Vorsteuerabzug wieder zurückholen wollte.

Der Fall

Der Fall war nicht gewöhnlich: Der Unternehmer kaufte Waren bei einer GmbH unter drei verschiedenen Kundennummern ein. Unter seiner ersten Kundennummer erhielt der Unternehmer ordnungsgemäße Rechnungen, in denen er als Rechnungsempfänger genannt war. Bei den beiden anderen Kundennummern war kein detaillierter Rechnungsempfänger aufgeführt. Hier wiesen die Rechnungen im Adressfeld jeweils allgemeine Angaben auf: „Barverkauf“ bzw. „Ladeliste Name Sitz GmbH“.

Eindeutig, leicht nachvollziehbare Adresse ist unerlässlich

Während der Betriebsprüfung monierte der Prüfer die Belege, behandelte sie als unvollständig und strich die geltend gemachten Vorsteuerbeträge. Vergeblich versuchte der Unternehmer den Vorsteuerabzug zu retten. Er legte beim Finanzamt erfolglos Einspruch gegen die geänderten Umsatzsteuerbescheide ein, und auch seine folgende Klage beim Finanzgericht verpuffte.

Die Entscheidung

Die Richter urteilten: Die Pflicht zur Angabe des Leistungsempfängers in einer Rechnung verfolgt das Ziel, sicherzustellen, dass der Vorsteuerabzug nur vom Rechnungsinhaber geltend gemacht wird und der Empfänger vom Fiskus ohne Weiteres ermittelt werden kann. Hierfür ist eine Bezeichnung notwendig, die eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung des Namens und der Anschrift des Leistungsempfängers ermöglicht. Fehlt die Angabe des Leistungsempfängers, kann aus dem Beleg kein Vorsteuerabzug vorgenommen werden.

Das Finanzgericht stellt klar, dass nach diesen Maßstäben keine ordnungsgemäße Rechnung vorlag. Neben dem Leistungsempfänger fehlte auch eine vollständige Anschrift. Zugleich stellten die Richter fest, in welchen Fällen eine zunächst fehlerhafte Rechnung nachträglich berichtigt werden kann und so der Vorsteuerabzug auch rückwirkend möglich ist. Danach ist ein Dokument eine Rechnung und somit berichtigungsfähig, wenn darin Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthalten sind.

Keine Rückwirkung – hohe Zinszahlungen

Entscheidung ist hier, dass diese Angabe nicht unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend sind. Fehlt dagegen eine notwendige Angabe, scheidet eine rückwirkende Rechnungsberichtigung aus. In diesem Fall führt eine Korrektur bestenfalls zu einer neuen, erstmalig erteilten Rechnung. Der gravierende Unterschied: eine zulässige rückwirkende Berichtigung wertet das Finanzamt so, als wäre die Rechnung von Anfang an ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug gilt ab diesem zurückliegenden Zeitpunkt.

Ist eine nachträgliche Korrektur dagegen unzulässig, fallen bis zum aktuellen Berichtigungszeitraum Zinsen an – stolze 6 % pro Jahr.

Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 14 UStG)

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuer-/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Rechnungsdatum
4. fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
7. Entgelt und Steuerbetrag
8. Steuersatz und Steuerbetrag