Beschreibung im Lexikon

Rechnungsprogramm

Rechnungsprogramm – Erleichterung der Buchhaltung

Schon die Buchhaltung von Kleinunternehmern und Selbstständigen kostet Zeit und Mühe. Ein Rechnungsprogramm erleichtert die Arbeit und sorgt für Ordnung im Chaos. Seine zentrale Funktion besteht darin, Rechnungen zu schreiben und zu verwalten. Viele moderne Rechnungsprogramme bieten jedoch weit mehr. Zum Standard gehört das Erstellen und Versenden von Angeboten. Umfangreiche Programme bieten Funktionen wie Mahnwesen oder Warenwirtschaft. Eine Schnittstelle für den Steuerberater macht ein Rechnungsprogramm besonders wertvoll für die Erstellung der jährlichen  Steuererklärung. Die Kosten variieren je nach Anbieter und Funktionsanfang. Rudimentäre Software ist kostenlos online erhältlich. Unternehmen und Freiberufler mit höheren Ansprüchen greifen meist auf kostenpflichtige Ausführungen zurück.

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So funktioniert ein Rechnungsprogramm

Moderne Rechnungsprogramme sind einfach zu verwenden. Viele Angaben werden nur einmal erstellt. Dazu gehören gesetzliche Bestandteile einer Rechnung. Angaben wie Name und Adresse des Empfängers oder die Rechnungsnummer setzt das Programm automatisch anhand der Kundendatei ein. So lassen sich Rechnungsprogramme auch von Laien gut bedienen. Um den eigenen Rechnungen und Angeboten ein individuelles Aussehen zu verleihen, bieten sich private Designvorlagen an. Professionelle Software ermöglicht deren Verwendung. In der Regel lassen sich Rechnungen, Angebote und Co. direkt aus dem Programm heraus verschicken. Hochwertige Software erlaubt zusätzlich die einfache Integration in bestehende Systeme. Sie lässt sich zum Beispiel mit Programmen wie DATEV koppeln.

Diese Unterschiede gibt es in den Funktionen

Bei einfachen Rechnungsprogrammen dreht sich alles um die Rechnungen selbst. Nutzer haben die Möglichkeit, Rechnungen sowie meist Angebote zu erstellen und zu verschicken und ihre Kontakte zu verwalten. Eine Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und offene Posten gehört ebenfalls zu grundlegenden Funktionen. Wer mehr möchte, hat die Wahl. Aufwendige Rechnungsprogramme sind für die Warenwirtschaft geeignet. Sie lassen sich für die Lagerverwaltung verwenden und ermöglichen die bequeme Erstellung einer Inventur. Auch Funktionen wie die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung sind oft inbegriffen.

Viele Rechnungsprogramme sind über das Internet in verschiedenen Versionen erhältlich. Sie haben die Wahl zwischen einem Basispaket und mehreren weiterführenden Varianten. Onlinedienste haben den Vorteil, dass Sie von jedem Ort aus auf Ihre Daten zugreifen können.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl

Die Auswahl eines Rechnungsprogramms hängt von den eigenen Ansprüchen ab. Kostenlose Varianten erweisen sich selten als ausreichend. Freiberufler und Selbstständige mit einer überschaubaren Buchhaltung sind oft mit einem einfachen Rechnungsprogramm gut bedient. Für Unternehmen lohnen sich weiterführende Optionen. Mithilfe kostenloser Testabos lassen sich verschiedene Programme testen. So bekommen zum Beispiel Gründer einen Einblick, ob der Funktionsumfang einer Software für ihre Zwecke ausreicht.

Als allgemeine Vergleichskriterien gelten Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit. Zudem existieren Rechnungsprogramme speziell für verschiedene Berufsgruppen. Dazu zählen Ärzte und Rechtsanwälte.

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