Bei einer Proformarechnung handelt es sich um eine spezielle Art von Rechnung, die beim Empfänger keine Zahlungsverpflichtung auslöst, sondern von der Wirkung her eher einer Auftragsbestätigung gleicht. Sie dient dazu, den Wert einer Ware nachzuweisen.
Proformarechnung bei Geschäften mit Drittländern
Der typische Einsatzbereich für diese Rechnungsart sind Geschäfte mit Drittländern. Versenden Unternehmen Waren in ein Drittland (z. B. Schweiz, Norwegen), so sind diese beim Zoll anzumelden. Hierzu ist diese Rechnungsart eines der benötigten Dokumente, das unabhängig vom tatsächlichen Warenwert stets beizulegen ist. Auch wenn die Lieferung unentgeltlich erfolgt (z. B. kostenfreies Muster), so muss der Gegenwert der Ware in der Proformarechnung ausgewiesen sein. Er wird zur zollrechtlichen Beurteilung der Sendung herangezogen.
Hinweis: Für die Exportzollabfertigung müssen der Sendung ein Original sowie drei Kopien der Proformarechnung beiliegen.
Aufbau
Wie eine solche Rechnung in der Praxis auszusehen hat, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es sollten jedoch folgende Inhalte vorhanden sein:
- Bezeichnung als Proformarechnung (im internationalen Geschäftsverkehr auch „pro forma invoice“)
- Name und Anschrift des Versenders und des Empfängers
- Art, Beschaffenheit, Gewicht und Menge der Waren
- Wert der Waren
- Anzahl der Verpackungsstücke
- Ursprungshinweis
- Konditionen der Lieferung
- Bankverbindung
Es gibt zudem viele Einsatzzwecke für diese Rechnungsart, bei der sie einem abgespeckten Schema folgen kann. Für die Verwendung im Inland kann beispielsweise der Ursprungshinweis entfallen. Im Zweifelsfall kann eine normale Rechnung zur Proformarechnung umfunktioniert werden, indem ihre Bezeichnung geändert wird.
Wichtig: Unabhängig davon, welche Inhalte sie letzten Endes enthält, kann eine Proformarechnung nicht als Endrechnung verwendet und auch nicht nachträglich entsprechend abgeändert werden. Soll der Empfänger also etwas bezahlen, ist stattdessen eine Handelsrechnung auszustellen und der Lieferung beizulegen oder sie muss nachträglich übermittelt werden.
Tipp:
Proformarechnungen einfach und rechtssicher erstellen mit Sage. Jetzt kostenlos testen!
Einsatzzwecke einer Proformarechnung
Eine Rechnung dieser Art dient in vielen Fällen steuerlichen Zwecken. Sie wird außer bei Ausfuhrlieferungen in Drittländer für zahlreiche weitere Situationen eingesetzt:
- Demonstration des Werts einer Warensendung
- Lieferung kostenfreier Waren ins Ausland ohne Zahlung von Zollgebühren
- Lieferungen bei vereinbarter Vorkassezahlung
- Versand von Warenmustern
- Austausch von Waren (z. B. in Garantiefällen)
- Lieferung von Ersatzteilen
- Spenden
- Eröffnung eines Akkreditivs
Einige Länder werten eine Proformarechnung als Angebot. In Deutschland kann ein Unternehmen sie als Auftragsbestätigung werten.
Die Proformarechnung in der Finanzbuchhaltung
In der Buchhaltung tritt diese Rechnungsart an die Stelle einer Rechnung, die das Unternehmen vor dem Jahresabschluss nicht rechtzeitig erreicht hat. Um die für die vergangene Periode erwartete Rechnung korrekt zuordnen zu können, wird stattdessen ähnlich wie bei einem Eigenbeleg eine Proformarechnung ausgestellt. Sobald die tatsächliche Rechnung vorliegt, tritt sie an die Stelle der Proformarechnung. Diese Rechnungsart ist also ein Instrument der Rechnungsabgrenzung in der Buchführung.
