In der Buchhaltung muss für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg vorliegen, ohne die Vorlage eines Belegs ist keine Buchung möglich. Auf Wunsch müssen dem Finanzamt die schriftlichen Belege als Nachweis vorgelegt werden. Dabei kann es sich um Rechnungen, Schriften oder andere Geschäftspapiere handeln. Grundsätzlich gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg! Ein fehlender Beleg für Betriebsausgaben kann unter Umständen durch einen Eigenbeleg ersetzt werden, sofern kein Fremdbeleg erhältlich ist. Das Finanzamt stellt hier bestimmte Anforderungen.
Erforderliche Angaben auf dem Eigenbeleg
Nach Angaben des Bundesministeriums für Finanzen müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Datum
- Betrag
- Grund der Zahlung
- Art und Menge der Ware bzw. der erhaltenen Leistung
- Angabe des Zahlungsempfängers
- Grund für die Erstellung des Eigenbelegs
Weitere Erläuterungen zum Sachverhalt sind besonders bei Barzahlungen ebenfalls sinnvoll. Zudem kann er durch den Nachweis weiterer Unterlagen ergänzt werden. Der Aussteller bestätigt die Angaben mit seiner Unterschrift. Eine besondere Form ist für den Eigenbeleg nicht vorgeschrieben, es ist sogar eine handschriftliche Erstellung möglich. Er sollte immer zeitnah nach dem Geschäftsvorfall erstellt werden. Wie bei Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
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Eigenbelege für kleinere Ausgaben erstellen
Einen Anspruch auf die Anerkennung eines Eigenbeleges als Betriebsausgaben durch das Finanzamt gibt es nicht. Unternehmen sollten diesen also nur als Notlösung verwenden. Bei Ausgaben bis zu einem Betrag von 150 Euro ist anstatt einer Rechnung eine Quittung ausreichend, sodass das Finanzamt Eigenbelege bis zu diesen Beträgen in der Regel problemlos anerkennt. Gerade kleine Ausgaben für Parkgebühren oder Trinkgelder können auf diese Weise als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Eventuell hat ein Mitarbeiter versäumt, sich eine Zahlung quittieren zu lassen oder ein Beleg ist verloren gegangen – für diese Fälle ist das selbst erstellte Dokument als Notlösung geeignet.
Bei größeren Rechnungen Ersatz beschaffen
Während die Erstellung des Eigenbelegs bei kleineren Ausgaben recht unbedenklich ist, sollten Unternehmen bei einer größeren Ausgabe einen Ersatz beschaffen. Handelt es sich um eine fehlende Rechnung, sollte eine entsprechende Zweitschrift angefordert werden. Da die Rechnungen nicht nur den Rechnungsbetrag, sondern auch die ausgewiesene Umsatzsteuer beinhalten, sollte hier der Beleg vorliegen. Die Nutzung des Vorsteuerabzugs ist mit einem Eigenbeleg nicht möglich.
Eigenbeleg mit passender Software erstellen
Mit einem passenden Buchhaltungsprogramm erleichtern Unternehmen die Buchhaltung. Die Programme ermöglichen eine effiziente Zuordnung von Eingangsrechnungen, und unter Umständen kann darüber hinaus das Online-Banking über die Software abgewickelt werden. In der Regel unterstützen die Programme auch die Möglichkeit, einen professionellen Eigenbeleg zu erstellen.
