Gebühren als durchlaufender Posten in der Umsatzsteuer

Die korrekte steuerliche Behandlung von Gebühren als durchlaufende Posten in der Umsatzsteuer stellt Unternehmen mitunter vor Herausforderungen. Bei so manchem kommt dabei vor allem die Frage auf, ob es sich nicht doch um ein Leistungsentgelt handelt. Für mehr Klarheit hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben gesorgt, mit dem es auf ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2014 reagierte.

Durchlaufende Posten in der Umsatzsteuer

Ein durchlaufender Posten ist ein Betrag, den ein Unternehmen von einem Dritten vereinnahmt und ohne eigene Gewinnerzielung weitergibt. Es fungiert dabei lediglich als Vermittler, der das Geld von einer Partei entgegennimmt und es an eine andere Partei weiterleitet. Ein eigener Anspruch auf die Zahlung oder eine Zahlungsverpflichtung darf dabei nicht bestehen. Die rechtlichen Grundlagen für die Behandlung von Gebühren als durchlaufende Posten in der Umsatzsteuer sind im Umsatzsteuergesetz sowie in den Erläuterungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses zu geregelt.

Zu den durchlaufenden Posten zählen auch Gebühren, die von einem Unternehmer im Auftrag eines Geschäftspartners oder einer dritten Partei vereinnahmt und weitergegeben werden. Somit unterliegen diese nicht der Umsatzsteuer, da sie nicht im wirtschaftlichen Interesse des Unternehmens liegen. Die Auslegung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses wurde durch das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 03.07.2014 konkretisiert. Denn nach Einschätzung des Gerichts gelten Gebühren auch dann als durchlaufende Posten, wenn ein Unternehmen sie gemeinsam mit dem Empfänger schuldet.

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Die umsatzsteuerliche Behandlung von Gebühren

Für die umsatzsteuerliche Behandlung von Gebühren gibt es bestimmte Kriterien. Handelt es sich dabei um durchlaufende Posten, unterliegen sie nicht der Umsatzsteuer. Das heißt, bei der Gesamtabrechnung seiner Leistungen berechnet das Unternehmen darauf keine Umsatzsteuer. Wichtig ist jedoch: Die Rechnung muss ausdrücklich darauf hinweisen, dass die Gebühren im Auftrag eines Dritten vereinnahmt wurden. Nur so lässt sich der Vorgang steuerlich klar darstellen.

In der Praxis müssen Unternehmen außerdem darauf achten, dass sie durchlaufende Posten deutlich von möglichen Nebenleistungen abgrenzen. Denn diese teilen das Schicksal der Hauptleistung und sind daher in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Kunde eine Dienstleistung einkauft und zusätzlich die Kosten für das Bahnticket übernimmt. Unterliegt die erbrachte Leistung dem vollen Umsatzsteuersatz, so fallen diese 19 Prozent statt des verminderten Steuersatzes auch für die Fahrtkosten an.

Änderung aus dem BMF-Schreiben

Strittig war in der Vergangenheit, ob bei einem Unternehmen eine eigene Zahlungsverpflichtung entsteht, wenn es gesamtschuldnerisch zusammen mit einem Geschäftspartner zur Zahlung der Gebühren verpflichtet ist. Wäre dies der Fall, könnte es sich nicht um einen durchlaufenden Posten handeln. Diese Meinung vertrat bisher das Bundesfinanzministerium. Anders sah dies in seinem Urteil vom 3. Juli 2014 allerdings der Bundesfinanzhof. Die Richter erkannten auch im Fall der Gesamtschuldnerschaft die Gebühren als durchlaufende Posten an.

Als Folge der BFH-Entscheidung wurde zuletzt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass angepasst. Laut dem neu gefassten Abschnitt 10.4 Abs. 4 UStAE kann nun auch bei einer Gesamtschuldnerschaft ein durchlaufender Posten vorliegen. Dabei muss der Unternehmer jedoch nachweisen, dass er lediglich als Mittelsperson tätig war. Der eigentliche Leistungsaustausch findet entsprechend zwischen seinem Geschäftspartner und dem Gebührensteller statt.

Vorteil bei Gebühren als durchlaufende Posten

Handelt es sich bei Gebühren um einen durchlaufenden Posten, hat dies für das Unternehmen den Vorteil, dass der jeweilige Betrag nicht bei der Umsatzsteuer zu berücksichtigen ist. Das heißt, er wird in vollem Umfang an den Geschäftspartner weiterbelastet. Zu beachten ist allerdings, dass es sich tatsächlich um durchlaufende Posten handelt und alle Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Ansonsten riskieren Unternehmen Nachforderungen des Finanzamts und in gravierenden Fällen Strafzahlungen. 

Was Unternehmen beachten müssen

Für Unternehmen ist es daher von großer Bedeutung, dass sie über eine umfassende Dokumentation verfügen. Denn nur so können sie die einzelnen Vorgänge und ihre jeweilige Zuordnung sicher belegen. Erst damit erfüllen sie die nötigen Voraussetzungen, um durchlaufende Posten als solche auch für externe Prüfer erkennbar zu machen.

Zu den Aufgaben der verantwortlichen Mitarbeiter gehört es daher, die Vereinbarungen mit Geschäftspartnern genau zu überprüfen. Dabei müssen sie sicherstellen, dass bei Gebühren als durchlaufende Posten die Zuordnung deutlich wird. Das heißt, es sollte aus Verträgen und Rechnungen hervorgehen, dass das Unternehmen in der Vermittlerrolle tätig ist. Damit die Mitarbeiter diese Anforderungen erfüllen können, müssen sie wissen, worauf es ankommt. Sie sollten daher entsprechend geschult und auf die entscheidenden Punkte hingewiesen werden.