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Gesetzliche Pflicht ab Januar 2027

Die Digitale Personalakte

Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsunterlagen für alle Unternehmen in Deutschland bindend. Um Compliance-Risiken zu vermeiden, sollten Sie jetzt handeln.

Warum Sie jetzt handeln sollten

Manuelle Aktenführung ist ab 2027 nicht mehr nur ineffizient – sie ist rechtswidrig. Ohne digitale Datenstruktur riskieren Sie bei der nächsten Betriebsprüfung Beanstandungen und hohe Nachzahlungen. Papierarchive genügen nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen.

Das ändert sich für Ihr Unternehmen:

  • Ende der Ausnahmen: Befreiungsanträge verlieren ihre Gültigkeit; die digitale Führung wird zur Pflicht für alle.
  • Digitale Nachweispflicht: Dokumente wie Beitragsnachweise oder Meldungen an die Sozialversicherung müssen elektronisch archiviert und prüfbar sein.
  • Compliance-Risiko: Wer weiterhin auf analoge Aktenführung setzt, riskiert bei Betriebsprüfungen Beanstandungen und vermeidbaren Mehraufwand.

Sind Sie bereit für die Umstellung?

Die Einführung einer digitalen Personalakte wirft viele Fragen auf. Um Ihnen den Übergang zu erleichtern, haben unsere Experten einen praxisnahen Leitfaden entwickelt.

Der Praxis-Guide zur Digitalen Personalakte

  • Checkliste
    Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Aktenführung.
  • Rechtlicher Rahmen
    Das müssen Sie über euBP und GoBD wissen.
  • Schritt-für-Schritt
    So gelingt die Digitalisierung in 6 Monaten.
Praxis-Guide laden

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Häufig gestellte Fragen
zur Digitalen Personalakte

Genau genommen wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) zur Pflicht. Das bedeutet: Ab dem 01.01.2027 müssen Arbeitgeber alle Daten für die Sozialversicherungsprüfung digital übermitteln können. Die bisherigen Ausnahmen für Papierakten entfallen. Eine professionelle digitale Personalakte ist der sicherste und einfachste Weg, diese gesetzliche Anforderung automatisch zu erfüllen.

Der Gesetzgeber fordert die digitale Verfügbarkeit aller Unterlagen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dazu gehören beispielsweise Beitragsnachweise, Meldungen zur Sozialversicherung und Lohnkonten. Unser Tipp: Nutzen Sie die Umstellung, um direkt alle HR-Dokumente (wie Arbeitsverträge oder Bescheinigungen) zu digitalisieren. So vermeiden Sie eine doppelte Aktenführung.

Ja. Die Verpflichtung zur Teilnahme an der euBP gilt ab 2027 für alle Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von der Branche oder der Anzahl der Mitarbeiter. Gerade für kleinere HR-Abteilungen bietet die Digitalisierung jedoch eine enorme Zeitersparnis bei der täglichen Arbeit.

Wenn Sie bei einer Betriebsprüfung nach 2027 Ihre Prüfungsdokumente nur auf Papier vorlegen, entsprechen Sie nicht mehr den Verfahrensgrundsätzen. Dies führt zu erheblichem Mehraufwand, da Daten mühsam nacherfasst werden müssen, und kann zu Beanstandungen oder im schlimmsten Fall zu Bußgeldern führen.

Ja, deutlich sicherer als in einem Aktenschrank. Die Lösungen von Sage speichern Ihre sensiblen Personaldaten verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren. Über ein detailliertes Rechte- und Rollenkonzept legen Sie genau fest, wer welche Dokumente sehen darf (z. B. Führungskräfte vs. HR-Mitarbeiter). So erfüllen Sie die DSGVO-Vorgaben lückenlos.

Nicht zwingend. Viele Unternehmen entscheiden sich für einen sogenannten „Stichtags-Ansatz“: Ab dem Umstellungsdatum werden alle neuen Dokumente nur noch digital abgelegt. Bestandsakten können nach und nach digitalisiert werden – oft reicht es ("Scan-on-Demand"), nur die Dokumente zu scannen, die Sie für laufende Vorgänge oder aktuelle Prüfungen wirklich benötigen.

Das hängt von Ihrer Unternehmensgröße ab, geht aber oft schneller als gedacht. Da es sich bei der Digitalen Personalakte meist um ein Modul handelt, das an Ihre bestehende Sage-Software andockt, entfallen lange Installationszeiten. Die technische Bereitstellung erfolgt oft in wenigen Tagen; die meiste Zeit sollten Sie für die interne Organisation und Schulung Ihres Teams einplanen.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber in Deutschland Lohn- und Entgeltunterlagen wie Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnkonten verpflichtend elektronisch bereitstellen und dürfen sich nicht mehr auf Papierakten stützen. Bisher mögliche Befreiungsanträge verlieren spätestens zum 31. Dezember 2026 ihre Gültigkeit. Danach gilt die Pflicht branchenübergreifend für alle Arbeitgeber unabhängig von der Unternehmensgröße. Wer die Unterlagen bei einer Betriebsprüfung nach 1. Januar 2027 nur auf Papier vorlegt, riskiert unterbrochene Prüfungen, Bußgelder und Beitragsnachforderungen.

Die digitale Personalakte von Sage unterstützt Unternehmen dabei, die ab dem 1. Januar 2027 geltenden Anforderungen zur elektronischen Führung und Bereitstellung relevanter Entgeltunterlagen umzusetzen. Ob alle gesetzlichen Anforderungen im jeweiligen Anwendungsfall erfüllt werden, hängt von der konkreten Nutzung und den eingesetzten Sage-Lösungen ab.*

 

*Hinweis: Sage ist Softwareanbieter und bietet keine Rechtsberatung an. Die bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und ersetzen keine rechtliche Prüfung oder Beratung. Für die Beurteilung individueller rechtlicher Anforderungen empfehlen wir, eine qualifizierte Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen.