Trazabilidad: qué significa realmente (e-book)

En este post hablamos sobre el concepto de trazabilidad. Un término asociado tanto al ámbito empresarial de los sectores de fabricación o alimentación, así como en nuestro ámbito personal, donde también está presente.

Cuando vemos la palabra trazabilidad, ¿qué se nos viene a la mente? Seguro que pensamos en cadenas de fabricación o empresas de alimentación. Pero, aunque éstos sean algunos de sus modos más habituales, la trazabilidad está presente en muchos más sectores y procesos de los que pensamos.

También, aunque no seamos conscientes, lo está en nuestro ámbito personal. En nuestra rutina diaria. Es algo innato en nuestro cerebro que nos ayuda a ordenar nuestros conocimientos y recuerdos, a veces de manera rápida, y otras recorriendo un camino complejo en el que es necesario “bucear” entre todas las experiencias vividas y toda la información acumulada.

¿Dónde guardé mis llaves? ¿Cuándo conocí a esta persona? Muchas veces nos hemos hecho este tipo de preguntas y, para dar una respuesta, nuestro cerebro recorre un camino de neuronas de modo instantáneo para recordarnos un origen y un final que nos aporte una solución frente a la situación a la que nos enfrentamos.

Trazabilidad: ¿un capítulo de CSI Miami en tu empresa?

Pongamos un ejemplo “televisivamente” práctico:

Un buen día estás en el trabajo y te llaman porque ha surgido un problema. Resulta que el producto que fabricas para uno de tus mejores clientes, que supone para ti un importantísimo volumen de facturación, presenta un defecto importante y éste ha llamado para quejarse y exigir soluciones de manera inmediata.

Tú, que eres el Horatio Caine de tu empresa, te levantas de un salto de la silla y te plantas inmediatamente en la fábrica. El encargado te espera en la escena del crimen, con cara compungida ante un contenedor repleto de las piezas defectuosas que tienen al cliente cabreadísimo.

Observas las piezas y giras la vista a tu alrededor buscando alguna señal o indicio que permita obtener una explicación de lo que ha sucedido. Eres Horatio, un director de producción al que todos respetan por tu buen trabajo y cuando te miran tratan de averiguar en qué estarás pensando.

Lo último que deseas en un caso como éste es que llegue el FBI, es decir, la gente del Departamento de Calidad. Si se enteran, te atosigarán a ti y a tu gente con el papeleo típico y puede que quede el asunto bajo su responsabilidad, cosa que piensas que no es bueno para ti, ni para la empresa ni, por supuesto, para el cliente.

Para ellos sería una oportunidad de oro para amortizar la ISO 9000 que unos becarios consultores implantaron en su día y cuya utilidad práctica real aún está por demostrar. Debes pasar a la acción cuanto antes, el ‘asesino’ sigue suelto y probablemente aparecerán más muertos (piezas defectuosas) en cualquier momento.

En este momento, unas palabras resuenan cada vez más fuerte en tu cabeza: trazabilidad del sistema.

¿Por dónde empezar?

El encargado sugiere que, antes de nada, hay que revisar todo el almacén de producto terminado. Un operario que os acompaña añade que también habrá que revisar todo el producto en curso. Pero no hay tiempo, ni agentes (operarios) suficientes para seguir fabricando y revisando todo a la vez.

Hay que conseguir algún rastro o una pista que lleve hacia el “asesino”. Piensas antes de hablar… Frunciendo el ceño les dices que no hará falta y les dices que anoten todos los números de serie de las piezas defectuosas que han llegado al cliente y que los pasen a una hoja de cálculo, la cual quieres ver lo antes posible.

En una hora estás ya delante de la pantalla junto con el encargado, quien maneja una gran tabla dinámica, buscando algún patrón que permita identificar el origen del problema. Tras diversas operaciones de ordenado y agrupamiento de los datos, le mandas parar y le pides que haga una operación más de filtrado de los datos y clasificas por colores las celdas.

Tras una mirada penetrante a la pantalla, surge de tu boca una ligera sonrisa y, tras una pausa, finalmente se te escucha decir “¡Ya está! ¡Lo tenemos!”. Imprimes el listado y sales del despacho apresuradamente hacia el almacén de producto terminado, acompañado por el encargado.

Te diriges al encargado del Almacén junto con el encargado de fabricación y le pides el Libro Expediciones de material. Pasas las páginas a toda velocidad buscando algo que las otras dos personas no aciertan a comprender… En él se anotan todas las entradas y salidas de productos, indicando los números de serie del material que contiene cada envío realizado o recibido. Anotas varios códigos en la hoja y comentas en alto que son los de las salidas y entradas de material en los que estaban los números de serie afectados.

Cuando comentas esto, al encargado de fábrica se le ilumina la cara, te coge la hoja, casi arrancándotela de las manos, y sale disparado hacia el almacén de materias primas. Te diriges hacia allí y, cuando llegas, le ves detrás de una serie de cajas con un puñado de chips en la mano.

Girándose hacia ti, dice “¡Aquí tenemos al culpable!” y, a continuación, te comenta con voz débil (y algo nerviosa) la serie que ha provocado el incidente, señalando la hoja de papel y el número de serie de uno de los chips que tiene en la mano.

Sonríes, como siempre lo hace Horatio Caine cuando consigue resolver un caso, y la cámara muestra un plano de 360 grados alrededor de ti, a la vez que se eleva hasta el cielo… Suena la música de The Who y te vienen flashes de un día agotador en el que has tenido que lidiar con una tarea extremadamente difícil y preocupante.

¡Caso resuelto! Ahora toca informar al cliente y decirle lo que ha sucedido, que los chips que llevan los productos montados en la factoría tienen los números de serie repetidos y esto ocasiona el grave inconveniente en su sistema de control, del cual se quejaba.

Una vez más, gracias a las pruebas el equipo de investigación se ha podido resolver el caso.

Qué es la trazabilidad en la empresa

Desde un punto de vista más teórico, hablamos de trazabilidad al referirnos a aquellos procesos preestablecidos y autosuficientes que permitan conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto a lo largo de una cadena de suministros, en cualquier momento dado, y a través de unas herramientas concretas.

Pero ¿qué ventajas nos aporta todo esto y quién se beneficia de la trazabilidad? Poder realizar un correcto seguimiento de suministro nos aporta una serie de beneficios y mejoras a nivel práctico, como la garantía de la entrega exacta de una mercancía y el agilizar un proceso asociado a la expedición y recepción de cualquier tipo de mercancía.

Gracias a un sistema de trazabilidad bien implantado podremos conseguir:

• Un control individualizado por partida y lote
• La mejora de la gestión del stock
• Un seguimiento de la evolución del producto para controlar su calidad
• Una gran capacidad para detectar, aislar y analizar problemas
• El poder retirar selectivamente productos en el caso de incidencias

En resumidas cuentas, la trazabilidad es la propiedad de un sistema que permite tirar del hilo y relacionar todos los elementos que han intervenido a lo largo del proceso productivo al completo.

Da igual si se trata de una empresa industrial o de servicios, que lo exija la ley en tu sector o no. Conocer lo que ha ocurrido en cada fase del proceso — con un mínimo detalle — es algo que no se puede dejar como algo accesorio. Por no decir que se torna en algo crítico y fundamental cuando surgen problemas, lo cual nunca es descartable en estos sectores.

En estas situaciones, la única manera de garantizar que se podrá dar con la raíz del problema, siempre será disponiendo de un sistema de trazabilidad.