¿Problemas? Cómo encontrar su causa raíz con el método de las ‘5 M’

Adaptarse a los cambios del mercado solo es posible si las empresas se renuevan de forma continua. Para poder avanzar y seguir evolucionando es imprescindible aplicar metodologías especiales como la de las ‘5 M’.

• Cada vez más compañías se suman a la filosofía de mejora continua y aplican el método de las ‘5 M’. 
• La empresa Toyota fue pionera en la aplicación de este sistema de revisión de cada una de sus fases de producción.  Te contamos en qué consiste el método.

Si se te estropea el coche lo llevas al taller para que averigüen cuál es la avería y la reparen. Lo mismo ocurre en las empresas. En una cadena de producción o en un proceso empresarial es imprescindible localizar cada fallo del sistema, para solucionar el problema y que la cadena funcione con normalidad. De lo contrario, pueden generarse pérdidas económicas, de inventario o de calidad del producto final.   

En toda cadena productiva o proceso empresarial pueden surgir fallos que en numerosas ocasiones pasan desapercibidos. Aunque, a veces, detectar el fallo y dar con la solución adecuada se logra sin esfuerzo, en otras, encontrar la causa del problema es complejo. 

¡TUITÉALO! Descubre el método de las ‘5 M’, para detectar y solucionar problemas en cada fase de producción. ¿Cómo? ¡Te lo contamos!  

¿Por dónde empezar para detectar incidencias en el proceso productivo?  

El análisis del origen de un fallo se define como el proceso para descubrir las causas de problemas que permitan identificar las soluciones adecuadas.  Por ejemplo, si detecto que la satisfacción de los clientes de mi empresa se ha reducido (problema), puedo estudiar las diversas causas. Siendo estas, por ejemplo, la falta de formación del personal o la insuficiencia de recursos. De esta forma podré encontrar una solución precisa (cursos para empleados, contratación de personal, etc).

Pero encontrar la causa del problema en los procesos empresariales no es tan simple. Las primeras preguntas que surgirán son: ¿por dónde puedo empezar?, o ¿en qué debo fijarme?  

La clave para localizar la causa de un problema  

Para empezar, encontrar la solución requiere plantearse la pregunta adecuada: ¿cómo puedo afrontar el problema de una forma metódica y estructurada?  

La respuesta a esta cuestión implica la localización del fallo en el proceso con métodos de análisis específicos. Sin embargo, encontrar la causa requiere ir un poco más allá de la realización de preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que genera un problema en particular.   

¿Cómo surge el método de las ‘5 M’?  

Este método se denomina también diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado. Consiste en una representación gráfica de las causas de un determinado problema y sus efectos. Fue creado por el profesor Kaoru Ishikawa y tiene numerosas aplicaciones como la gestión de proyectos o la detección de problemas.

La técnica de las ‘5 M’ fue desarrollada por la empresa Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación que derivarían en el Toyota Production System. El éxito de su modelo de cadena de producción creó un sistema de detección de errores que optimiza la calidad mediante la mejora constante y la eliminación de residuos.  

En el sector de la automoción se ha introducido con enorme éxito el sistema ‘5 M’ debido a sus características específicas de montaje.

¿Qué es y en qué consiste este método? 

La clave de este método es que se centra en localizar el porqué del problema. La respuesta a esta cuestión nos permitirá identificarlo para erradicarlo de forma rápida y sencilla. 

El método de las ‘5 M’ es un sistema de análisis de fallos estructurado y se basa en cinco pilares, alrededor de los cuales giran las posibles causas de un problema. Las cinco ‘M’ corresponden a: máquina, método, mano de obra, medioambiente y materia prima.   

El método de las ‘5 M’ paso a paso  

A continuación analizamos los cinco elementos básicos de la metodología:

Máquina

En ocasiones analizar las máquinas no es sencillo. Muchas de ellas son complejas, no se conocen en profundidad sus mecanismos de funcionamiento o no se puede acceder fácilmente a sus ‘tripas’. No obstante, existen ciertas precauciones que pueden tomarse, por ejemplo, aislar partes o componentes hasta localizar el foco del problema.

En este primer punto conviene analizar:  

• Las entradas y salidas de cada máquina que interviene en el proceso. 
• El funcionamiento de estas de principio a fin. 
• Los parámetros de configuración que ayudarán a descubrir si la causa de un problema está en ellas.  

Descubre Sage 200 para controlar tus procesos y detectar fallos de forma rápida.

Método 

Esta fase consiste en preguntarse cómo hacer las cosas y determinar las circunstancias o condicionantes del proceso que pueden variar en el tiempo (tecnología, materiales, etc.). En este punto, la obsolescencia juega un papel fundamental, ya que un sistema que antes funcionaba, puede que ahora no sirva. 

Mano de obra

El ser humano también puede cometer fallos. Sin embargo, es imprescindible dar parte de cualquier incidencia de inmediato. Por ejemplo, en los cambios de turno el personal saliente debe informar al entrante de las incidencias. Por otro lado, la formación del personal puede influir en el proceso que se analiza.

Las personas que intervienen en los procesos pueden cometer fallos debido a muchos factores: turnos demasiado largos, falta de personal o de recursos.

Medioambiente

Las condiciones ambientales pueden provocar problemas. En este punto deben de valorarse las condiciones en las que se ha producido un fallo. Es posible que no funcione igual una máquina con el frío de la primera hora de la mañana que con el calor del mediodía.  Por ejemplo, en el caso de las máquinas de artes gráficas, es muy importante el sistema de climatización para que no se produzcan fallos en la producción.  

Detectar el problema de forma rápida y eficaz permite ahorrar tiempo y dinero.

Materia prima

Es importante contar con un buen sistema de trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro. Este permitirá identificar las materias primas que pueden ser defectuosas o no cumplir con ciertas especificaciones.   

Ventajas del método ‘5 M’  

La metodología de las 5 M aporta ventajas como las siguientes:

1. Puede ser utilizada incluso cuando la causa del problema no se conoce al detalle. 
2. Acota áreas concretas para detectar la causa de un problema y erradicarlo sin un esfuerzo excesivo.  
3. Esta técnica puede combinarse con otras para mejorar la calidad de los procesos, los productos y los servicios. 
4. Si se utiliza de forma eficaz, evita malgastar recursos, puesto que se centra en la causa y no en el problema.  
5. Al enfocar la atención sobre el problema, concatenando las diferentes causas, ayuda a dar cohesión al equipo de trabajo.  

En definitiva, el método de las 5 M puede ser utilizado en muchos procesos y proyectos empresariales. Este permite una mejora continua para adaptarse a las circunstancias y crear organizaciones resilientes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.