¿Problemas? Cómo encontrar su causa raíz con el método de las ‘5 M’

Adaptarse a los cambios del mercado solo es posible si las empresas se renuevan de forma continua. Para poder avanzar y seguir evolucionando es imprescindible aplicar metodologías especiales como la de las ‘5 M’.  Te lo contamos en este post con contenido actualizado.

• Cada vez más compañías se suman a la filosofía de mejora continua aplicando el método de las ‘5M’. 
• La empresa Toyota fue pionera, al diseñar y poner en marcha este eficaz sistema en la revisión de cada una de sus fases de producción.  
• Máquina, método o mano de obra son algunos de los conceptos que hay detrás de cada una de las ‘5 M’. Si quieres saber más, solo tienes que seguir leyendo este post.  

Del mismo modo que cuando se nos estropea el coche lo llevamos al taller para que den con la avería y lo reparen a fin de que podamos seguir circulando con él, en una cadena de producción es imprescindible localizar cada fallo del sistema, dando así con la solución adecuada para que dicha cadena no se resienta y continúe funcionando con normalidad. De lo contrario, pueden generarse pérdidas económicas, de inventario o de calidad del producto final.   

Y es que en toda cadena productiva pueden surgir fallos que, además, a veces pasan desapercibidos. Y aunque en ciertas ocasiones detectar el fallo y dar con la solución adecuada se logra sin esfuerzo, en otras, hallar la causa raíz del problema es como buscar una aguja en un pajar.   

Detectar incidencias en el proceso productivo… ¿Por dónde empezar?  

El análisis del origen de un fallo se define como el proceso para descubrir las causas raíz de problemas que permitan, a su vez, identificar las soluciones adecuadas.   

Pero dar con la causa “punto de fuga” del problema o, lo que es lo mismo, la causa raíz del problema en el proceso productivo no es tan simple, y las primeras preguntas que te van a venir a la cabeza son: ¿por dónde puedo empezar? o ¿en qué debo fijarme?  

La clave para localizar la causa raíz de un problema  

Para empezar, dar con la solución requiere plantearse la pregunta adecuada:¿Cómo puedo afrontar el problema de una forma metódica y estructurada?  

La respuesta a esta cuestión implica la localización del fallo en el sistema productivo con métodos de análisis específicos. Estas medidas ya la ponen en marcha muchas empresas. Sin embargo, requieren ir un poco más allá de la realización de preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular.   

¿Cómo surge el método de las ‘5 M’?  

Ya hemos destacado la importancia de contar con métodos de análisis de fallos dentro de la empresa. Sin embargo, ahora nos vamos a detener en la que, quizá, sea la técnica más destacada en este tipo de procedimientos: el método de las ‘5 m’ (léase ‘cinco emes’).    

La técnica de las ‘5m’ fue ideada por la empresa Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, que tiempo después derivarían en el Toyota Production System. El éxito de su modelo de cadena de producción se debe, fundamentalmente, en haber creado sistemas de detección de errores que optimizan la calidad mediante la mejora constante y la eliminación de residuos.  

¿Qué es y en qué consiste este método? 

La razón de ser de esta medida se centra en plantear el porqué del problema. Al fin y al cabo, responder a esta pregunta nos permitirá identificarlo para erradicarlo de forma rápida y sencilla. 

El método de las ‘5 M’ es un sistema de análisis de fallos estructurado y se fija cinco pilares fundamentales alrededor de los cuales giran las posibles causas de un problema.   

Estas cinco ‘M’ corresponden a: máquina, método, mano de obra, medio ambiente y materia prima.   

El método de las ‘5M’, paso a paso  

Máquina: En ocasiones, analizar las máquinas no es sencillo. Muchas de ellas son complejas, no se conocen en profundidad sus mecanismos de funcionamiento o no se puede acceder fácilmente a sus ‘tripas’. No obstante, existen ciertas precauciones que pueden tomarse en todo caso, por ejemplo, aislar partes o componentes hasta localizar el foco del problema.

En este primer punto conviene analizar:  

• Las entradas y salidas de cada máquina que interviene en el proceso. 
• El funcionamiento de estas de principio a fin. 
• Los parámetros de configuración, que te ayudarán a descubrir si la causa raíz de un problema está en ellas.  

Método: esta fase consiste básicamente en preguntarse cómo hacer las cosas y determinar las circunstancias o condicionantes del proceso que pueden variar en el tiempo (tecnología, materiales, etc.). Aquí, la obsolescencia juega un papel fundamental, ya que un sistema que antes funcionaba, puede que ahora no sirva. 

Mano de obra: como es lógico, el ser humano también es susceptible de cometer fallos. Sin embargo, es imprescindible dar parte de cualquier incidencia de inmediato. Un ejemplo lo encontramos en los cambios de turno, en los que el personal saliente debe informar al entrante de las incidencias. 

Medio ambiente: las condiciones ambientales también pueden provocar problemas. En este punto han de valorarse las condiciones en las que se ha producido un fallo. Al fin y al cabo, puede que no funcione igual una máquina con el frío de la primera hora de la mañana que con el calor del mediodía.  

Un claro ejemplo lo encontramos en las máquinas de artes gráficas, donde definir los sistemas de climatización más adecuados para la maquinaria es vital para que no se produzcan fallos en la producción.  

Materia prima: contar con un buen sistema de trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro (incluyendo el proceso de almacenaje), permitirá tirar del hilo e identificar las materias primas que pudieran ser defectuosas o no cumplir con ciertas especificaciones.   

Ventajas del método ‘5M’  

1. Puede ser utilizado aun cuando la causa no se conozca al detalle. 
2. Acota áreas concretas para detectar la causa raíz de un problema y erradicarlo sin demasiado sufrimiento.  
3. Esta técnica puede combinarse con otras de representación gráfica como, por ejemplo, el Diagrama de Isikawa, un sistema que facilita el análisis de problemas y sus soluciones en áreas como la calidad de los procesos, los productos y los servicios. 
4. Si se utiliza de forma eficaz, evita despilfarrar recursos al centrarse en la causa y no en el problema.  
5. Al centrar la atención sobre el problema concatenando las diferentes causas, ayuda a dar cohesión al equipo de trabajo.  

Con toda esta reflexión, se antoja fundamental que cualquier empresa se plantee implementar este método de las ‘5M’ para mejorar la gestión de cualquier negocio.