El control y la buena gestión del almacén de una empresa son factores clave para el éxito de las organizaciones.
Conoce los puntos clave para gestionar con éxito el almacén de tu empresa.
Para optimizar el control y la gestión del almacén de tu empresa necesitarás contar con un software SGA.
En un mercado cada vez más exigente y dinámico, las empresas con inventarios se ven en la obligación de reinventarse, mejorar toda la gestión logística y optimizar sus procesos de compra.
El mantenimiento de un stock óptimo, que sea suficiente para atender la demanda, pero sin caer en un exceso de existencias, no es ya una ventaja competitiva, sino un requisito indispensable para sobrevivir a corto plazo.
Por el contrario, un deficiente control puede derivar en mermas, obsolescencias, caducidades, hurtos y en última instancia abocar a la empresa al cierre.
La gestión logística y la digitalización son algunas de las claves del éxito de empresas líderes en distribución a nivel mundial, como Amazon y Alibaba.
A continuación, te dejamos las claves para optimizar la gestión y control de tu almacén y algunos consejos prácticos:
1. Implementa un Software de Gestión de Almacenes (SGA)
Un software de gestión de almacenes o SGA es un programa que sirve para automatizar, gestionar y optimizar las operaciones que tienen lugar en el almacén.
Un SGA debe de tener 3 características principales:
Adaptabilidad.
Funcionalidad.
Facilidad de uso.
Desde la recepción de productos hasta su salida, un buen SGA te ayudará a:
Controlar el inventario en tiempo real: Visualizar la cantidad y ubicación de cada producto, facilitando la toma de decisiones.
Agilizar las operaciones: Automatizar tareas repetitivas como la recepción, el picking y el packing, aumentando la eficiencia y reduciendo errores.
Optimizar el espacio de almacenamiento: Organizar la disposición del almacén de forma eficiente, maximizando el uso del espacio disponible.
Mejorar la trazabilidad: Rastrear el movimiento de los productos a lo largo de la cadena de suministro, facilitando la gestión de devoluciones y mejorando la calidad del servicio.
Generar informes útiles para la toma de decisiones: Obtención de informes en tiempo real para facilitar la toma de decisiones logísticas.
Ahorrar tiempo y gastos: Ahorro en la realización de tareas administrativas, evitando costosos errores y aumentando la rentabilidad del negocio.
Mejorar la satisfacción del cliente final: Al aumentar la fiabilidad del servicio de logística esto redunda en una mayor agilidad y trazabilidad del servicio. Esto se traduce en una mayor satisfacción de los clientes.
2. Conoce el volumen y el valor de las existencias que tienes en tu almacén
Realizar un inventario físico periódico te ayudará a verificar la exactitud de tus registros y detectar posibles discrepancias. Es recomendable realizar un recuento físico de tus existencias de cara al cierre del ejercicio, si no realizas revisiones periódicas a lo largo del año. Al contrastar el recuento físico, con las cantidades que se reflejan en las soluciones de gestión, puedes llevarte alguna sorpresa desagradable, como que faltan existencias o que al revisarlas detectas que se encuentran en mal estado.
Recuerda que debes conservar el soporte documental del inventario realizado, ya que sirve para la realización del asiento de variación de existencias. Este ajuste contable tiene incidencia en el resultado y, por ende, en el Impuesto sobre Sociedades, por lo que puede ser revisado por la Agencia Tributaria.
3. Calcula tu variación de existencias
Este cálculo te permite determinar el coste de los productos vendidos durante un período específico, ajustando el inventario inicial y final. Es fundamental para una correcta valoración del inventario y la elaboración de las cuentas anuales de tu empresa.
Para calcular el consumo de existencias, debes restar las existencias no consumidas de las compras realizadas. Esta es la finalidad del asiento de variación de existencias.
Si en el ejercicio se consumen más existencias de las que se compraron, el asiento de variación de existencias reflejará este beneficio.
Con la realización de los asientos de variación de existencias, en un primer apunte contable se dan de baja las existencias iníciales del ejercicio. A continuación, hay que contabilizar en otro asiento las existencias finales, que se trasladarán al balance de situación. La diferencia entre las cuentas de variación de existencias trasladará al resultado del ejercicio exclusivamente el coste de las mercancías o productos vendidos. La cuenta contable de variación de existencias funciona como cuenta correctora de la de gastos.
4. Analiza la composición de tus inventarios
El inventario o stock de una empresa está constituido por:
Existencias necesarias para la fabricación de productos que comercializa la empresa: materias primas, productos en curso o semiterminados, productos terminados, subproductos, residuos y materiales recuperados, otros aprovisionamientos.
Existencias de mercaderías: son necesarias para las empresas dedicadas a la distribución de productos.
Es importante conocer la composición del inventario para optimizar su gestión.
Clasifica tus productos por categorías, rotación, valor y otros criterios relevantes para identificar posibles problemas como exceso de stock, obsolescencia o productos de baja rotación.
La optimización de la gestión y control del almacén es un proceso continuo que requiere atención constante y la implementación de estrategias adecuadas.
Descubre en este artículo las claves y consejos prácticos para optimizar el control y la gestión del almacén de tu empresa.
5. Evita excesos de inventarios
El exceso de stocks es un problema al que se pueden enfrentar las empresas, por diferentes motivos:
La oferta supera a la demanda, por cambios en los patrones de compra de los clientes, una mayor competencia o debido al deterioro de las condiciones económicas de los posibles compradores.
Errores en el departamento de compras, al adquirir productos en exceso sin la demanda necesaria para su rápida venta, o a un coste que no permite ponerlos en el mercado a un precio competitivo.
Errores en las previsiones de ventas, ya que las compras se realizan en función de ellas. Un exceso de optimismo puede suponer que las existencias roten a un ritmo lento y generen un exceso de stocks.
El exceso de inventario puede generar costes adicionales de almacenamiento, manipulación y obsolescencia. Para evitarlo, implementa estrategias como:
Just-in-Time (JIT): Abastece el almacén solo con la cantidad de productos necesaria para satisfacer la demanda inmediata.
Previsiones de ventas precisas: Utiliza herramientas y análisis de datos para pronosticar la demanda de forma precisa.
Gestión de compras eficiente: Ajusta las compras a las necesidades reales del negocio, evitando la acumulación de stock innecesario.
6. Minimiza la obsolescencia y la caducidad
Las empresas no pueden vender artículos caducados y los obsoletos son de difícil salida. Un ejemplo serían las prendas pasadas de moda, que tienen que ofrecerse al mercado con importantes descuentos. El almacenamiento de productos obsoletos es una lacra que afrontan muchas empresas, que obliga a estas a incurrir en gastos adicionales para eliminar el exceso de inventario como los derivados de la destrucción, transporte, etc.
Implementa estrategias para evitar la obsolescencia y caducidad de productos, como:
Rotación de inventario adecuada: Utilizar el método FIFO (primero en entrar, primero en salir) para asegurar que los productos más antiguos se vendan primero.
Control de fechas de caducidad: Monitorizar las fechas de caducidad de los productos y establecer estrategias de venta o promoción para aquellos con vencimiento cercano.
Gestión de productos perecederos: Implementar sistemas de control de temperatura y humedad para productos sensibles a la descomposición.
7. Realiza una valoración precisa de tus existencias
Además de saber con precisión el volumen de tus existencias, tienes que tener una valoración precisa del inventario de tu almacén. Valorar correctamente tu inventario es fundamental para la contabilidad y la toma de decisiones. La valoración de existencias se contempla en el Plan General Contable, donde se determina que la valoración de los bienes y servicios se realizará por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción. Se debe usar el valor más bajo entre el valor del mercado y el de coste. En España hay dos métodos aceptados fiscalmente para calcular el valor del coste de las existencias:
El método FIFO.
El método del coste medio ponderado.
8. Realiza un cálculo preciso del coste de producción de tus productos
Los productos terminados, en curso, semiterminados, subproductos, residuos y materiales recuperados se valorarán por su coste de producción.
El coste de producción se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles los costes directamente imputables al producto. También deberá añadirse la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos. Esto debe hacerse, en la medida en que tales costes correspondan al periodo de fabricación, elaboración o construcción, en los que se haya incurrido al ubicarlos para su venta y se basen en el nivel de utilización de la capacidad normal de trabajo de los medios de producción.
9. Ten en cuenta los gastos que debes incluir en tus existencias
Se añadirán a las existencias todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que la empresa pueda utilizarlas. Es decir, hasta que los bienes se hallen ubicados para su venta.
Entre estos gastos se encuentran: transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de las existencias.
Si las existencias necesitan un periodo de tiempo superior a un año para estar en condiciones de ser vendidas, los gastos financieros se incluirán también en el precio de adquisición o coste de producción.
Para realizar una buena gestión y control del almacén, es importante contar con un buen software de gestión de inventarios que facilite el control de todos los puntos antes enumerados. Además, un buen software de control de gestión de almacén reducirá los tiempos de trabajo, facilitará todo tipo de informes y ayudará a la toma de decisiones. Sin él, podemos tener muy buenas intenciones y propósitos, pero el almacén se puede convertir en algo caótico.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.
