9 claves y consejos prácticos para optimizar el control y la gestión del almacén de tu empresa

El control y la buena gestión del almacén de una empresa son factores clave para el éxito de las organizaciones.

• Estos nueve puntos son importantes para gestionar eficientemente nuestro almacén
• Debemos apoyarnos en un buen software de gestión de almacenes

Una buena gestión y control del almacén y una correcta valoración de las existencias son factores clave para el éxito de las empresas con existencias en sus almacenes. Por el contrario, un deficiente control puede derivar en mermas, obsolescencias, caducidades, hurtos y en última instancia abocar a la empresa al cierre.

En un mercado cada vez más exigente y dinámico, las empresas con inventarios se ven en la obligación de reinventarse, mejorar toda la gestión logística y optimizar sus procesos de compra. Además, el mantenimiento de un stock óptimo, que sea suficiente para atender la demanda, pero sin caer en un exceso de existencias, no es ya una ventaja competitiva, sino un requisito indispensable para sobrevivir a corto plazo.

La gestión logística y la digitalización son algunas de las claves del éxito de empresas que están revolucionando la distribución, como Amazon y Alibaba, empresas que añaden nuevos retos a la logística de otros negocios, al tener que abastecer a estos gigantes con inventarios que tienen que mantener según sus estrictas exigencias.

Dominar estas nueve claves y consejos prácticos nos puede poner en la línea de la correcta gestión de almacén y de su buen control.

Recuento físico

Para saber con exactitud los niveles de los inventarios, las empresas que no hayan realizado controles periódicos de sus existencias, acostumbran a realizarán un recuento físico de sus existencias de cara al cierre del ejercicio contable, para así contrastar estos datos, con las cantidades que se reflejan en las soluciones de gestión, pudiendo llevarse alguna sorpresa desagradable, como que faltan existencias o que están en mal estado.

Variación de existencias

Las empresas tienen que calcular el consumo de existencias, para lo cual a las compras realizadas se deben restar las existencias no consumidas, aunque también puede darse el caso de que en un ejercicio se consuman más existencias de las que se compraron, debiéndose reflejar este beneficio también mediante la cuenta de variación de existencias.

Con la realización de los asiento de variación de existencias, en un primer apunte contable se dan de baja las existencias iníciales del ejercicio. A continuación, reflejamos en otro asiento las existencias finales, que se trasladarán al balance de situación. Además, la diferencia entre las cuentas de variación de existencias trasladará al resultado del ejercicio exclusivamente el coste de las mercancías o productos vendidos, ya que la cuenta de variación de existencias funciona como cuenta correctora de la de gastos.

Composición de los inventarios

El inventario o stock de una empresa está constituido por: materias primas, productos en curso o semiterminados, productos terminados, subproductos, residuos y materiales recuperados, otros aprovisionamientos y las mercaderías. Las existencias de estos bienes son necesarias para la fabricación de los productos que comercializa la empresa, en el caso de empresas de producción y las existencias de mercaderías son necesarias para las empresas dedicadas a la distribución de productos.

Evitar excesos de inventarios

El exceso de stocks es un problema al que se pueden enfrentar las empresas, por diferentes motivos:

• La oferta supera a la demanda, por cambios en los patrones de compra de los clientes, una mayor competencia o debido al deterioro de las condiciones económicas de los posibles compradores.
• Errores en el departamento de compras, al adquirir productos en exceso sin la demanda necesaria para su rápida venta, o a un coste que no permite ponerlos en el mercado a un precio competitivo.
• Errores en las previsiones de ventas, ya que las compras se realizan en función de ellas. Un exceso de optimismo puede suponer que las existencias roten a un ritmo lento y generen un exceso de stocks.

Obsolescencia y caducidad

Las empresas no pueden vender artículos caducados y los obsoletos son de difícil salida. Un ejemplo serian las prendas pasadas de moda, que tienen que ofrecerse al mercado con importantes descuentos. El almacenamiento de productos obsoletos es una lacra que afrontan muchas empresas, que obliga a estas a incurrir en gastos adicionales para eliminar el exceso de inventario como los derivados de la destrucción, transporte, etc.

Valoración de existencias

La valoración de existencias se contempla en el Plan General Contable, en su segunda parte, dentro de las normas de registro y valoración, donde se determina que la valoración de los bienes y servicios se realizará por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción. Se debe usar el valor más bajo entre el valor del mercado y el de coste. En España hay dos métodos aceptados fiscalmente para calcular el valor del coste de las existencias: el método FIFO y el método del coste medio ponderado.

Calculo del coste de producción

Los productos en curso, productos semiterminados, subproductos, residuos, materiales recuperados y productos terminados se valorarán por su coste de producción. El coste de producción se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles los costes directamente imputables al producto. También deberá añadirse la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos de que se trate, en la medida en que tales costes correspondan al periodo de fabricación, elaboración o construcción, en los que se haya incurrido al ubicarlos para su venta y se basen en el nivel de utilización de la capacidad normal de trabajo de los medios de producción.

Conservación del inventario y su valoración

La empresa debe conservar el soporte documental del inventario realizado, que sirve para la realización del asiento de variación de existencias, ya que este ajuste contable tiene incidencia en el resultado y, por ende, en el Impuesto sobre Sociedades.

Gastos que incluir en las existencias

Se añadirán a las existencias todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que la empresa pueda utilizarlas, es decir, hasta que los bienes se hallen ubicados para su venta, tales como transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de las existencias. Si las existencias necesitan un periodo de tiempo superior a un año para estar en condiciones de ser vendidas, los gastos financieros se incluirán también en el precio de adquisición o coste de producción.

Para realizar una buena gestión y control del almacén, es importante contar con un buen software de gestión de inventarios que facilite el control de todos los puntos antes enumerados. Además, un buen software de control de gestión de almacén reducirá los tiempos de trabajo, facilitará todo tipo de informes y ayudará a la toma de decisiones. Sin él, podemos tener muy buenas intenciones y propósitos, pero el almacén se puede convertir en algo caótico.