Tres cosas a tener en cuenta para elaborar una ficha de cliente

En este post con contenido actualizado te damos las claves para elaborar la ficha de cliente perfecta en un entorno digital.

• Cualquier acción de marketing o ventas en una empresa está basada en información que se obtiene de los clientes: qué compran, cuándo compran y qué necesitan son algunos de los datos más relevantes. 
• La digitalización en la elaboración de la ficha de cliente no solo aporta información importante, sino la capacidad de analizarla, detectar patrones y adelantarse a los problemas de los usuarios. 

Las fichas de cliente proporcionan información muy valiosa para la elaboración de estrategias empresariales: ID de usuario, alta de nuevo cliente, datos del contacto, estado de oportunidad de venta o pedidos en curso, entre otros aspectos. 

Durante mucho tiempo el proceso para recabar toda la información sobre cada usuario era manual, pero la digitalización lo ha cambiado todo y ahora prevalece el registro automatizado e inteligente de datos.

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¿Qué es una ficha de cliente y para qué?

Una ficha de cliente es un documento o archivo, que puede ser físico o digital, que contiene datos como los siguientes: 

• Datos de contacto (nombre, correo electrónico, teléfono). 
• Historial de compras. 
• Productos más comprados. 
• Importe de las compras. 

Toda esta información define los hábitos de compra de cada cliente y es básica para maximizar los beneficios de tu empresa. 

Los beneficios que aportan las fichas de clientes son los que detallamos a continuación: 

Mantienes el negocio bajo control

Los programa de contabilidad ayudan a gestionar de forma correcta las cuentas de tu empresa y las fichas de clientes son la clave para anticiparte a posibles ventas, prepararse para de demanda, conocer nuevas necesidades y crear estrategias de marketing efectivas 

Por lo tanto, con las fichas de clientes mantienes tu negocio bajo control. 

Fidelizas a tus clientes y atraes a nuevos

Las fichas de cliente proporcionan información valiosa sobre los periodos con más compras y las preferencias de cada usuario. Por lo tanto, registrar en fichas individuales a clientes, tanto habituales como nuevos, es la estrategia que te ayudará a personalizar descuentos, lanzar campañas de marketing con objetivos concretos o segmentar tu base de datos para campañas de email marketing. 

Predices el comportamiento de compra y las preferencias

Conocer los patrones de compra te permite adelantarte y proponer productos nuevos que cumplan con las necesidades del usuario.

La información de la ficha puede utilizarse cuando el cliente todavía no ha cerrado su proceso de compra. Por ejemplo, si un cliente abandona un producto en el carrito de la compra en tu web, puedes enviarle un descuento por correo electrónico para empujar hacia la adquisición del producto. 

Tres cosas a tener en cuenta para elaborar una ficha de cliente

Ya hemos visto algunas de las ventajas que tiene elaborar una ficha de cliente para tu negocio. A continuación, detallamos qué factores tener en cuenta para elaborarlas.

1. Proceso manual o digital: ¿qué escoger?

Los procesos manuales de registro de clientes ya no son útiles en la era digital. En la actualidad, las empresas que utilizan herramientas digitales de gestión de clientes experimentan una aceleración de los procesos empresariales como los relativos a las ventas o al marketing.

Este tipo de sistemas también reducen los errores en la comunicación y las incidencias en futuros pedidos.

2. El contenido básico de tu ficha de cliente

¿Qué datos y apartados debe incluir una ficha de cliente para ser útil? ¿Cuál es el formato ideal? Existen dos áreas que la ficha de cliente debe de tener. Son las siguientes:

• Datos básicos. Cuando das de alta a un nuevo cliente incluyes sus datos básicos: nombre, apellidos, CIF o NIF, forma de pago, teléfono y correo electrónico de contacto.
• Datos complementarios. En esta sección se añaden datos que te permitirán personalizar el proceso de venta: ticket medio, productos comprados, importe de cada compra y fechas de compra, entre otros. Con toda esta información podrás extraer estadísticas y patrones. 

En las fichas de clientes deberán incluirse datos básicos como el nombre y el correo electrónico y datos complementarios como los relativos a las compras. 

3. La visión que la herramienta te ofrece

Materializar la venta es el objetivo de todo proceso de negocio. Por lo tanto, es imprescindible que la herramienta utilizada para elaborar la ficha de cliente ofrezca una visión completa del cliente durante la gestión. Además, tanto la configuración como el contenido han de ser personalizables.

Estas características son las que ofrecen los software de gestión integrada. Los más avanzados incluyen las siguientes funcionalidades:

• Asignación de códigos únicos para cada cliente a partir de las facturas.
• A partir de estos códigos, se pude introducir información general del cliente (datos de contacto, observaciones, condiciones de pago, etc.).
• La información queda guardada de forma automática en la ficha.
• Cuantos más datos introduzcas al principio, menos información tendrás que rellenar en la factura, ya que se vuelcan directamente y agilizan al máximo las gestiones de compraventa.

Crear y administrar a los clientes y sus datos en la era digital es más sencillo de lo que crees. Tan solo debes contar con una herramienta adecuada que incluya módulos CRM (centrados en la gestión del cliente), para acceder rápida y eficazmente a tus bases de datos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.