3 cosas a tener en cuenta para elaborar una ficha de cliente

En este post, te damos las claves para elaborar la ficha de cliente perfecta en un entorno digital.

• La ficha del cliente es una herramienta de gestión comercial que proporciona grandes beneficios para el negocio.
• El primer paso para elaborar la ficha de cliente perfecta implica sustituir los procesos manuales por bases de datos inteligentes.

ID de usuario, alta de nuevo cliente, datos del contacto, estado de oportunidad de venta, pedidos en curso… Las fichas de cliente proporcionan información sumamente jugosa para la elaboración de estrategias empresariales.

Pero los procesos de negocio han cambiado, afectando también al modo de elaborar las fichas de cliente. Así, debemos decir adiós a los procesos manuales en el alta de nuevos clientes y su posterior gestión, para darle la bienvenida al registro automatizado e inteligente de este tipo de datos.

¿Qué debemos tener en cuenta al confeccionar una buena ficha de cliente? En este post, destacamos algunas claves.

¡Comparte! Con una buena ficha de cliente puedes sacar partido a todas tus ventas. ¡Descubre cómo elaborarla!

¿Para qué sirven las fichas de cliente?

Antes de entrar en materia, vamos a detenernos en explicar para qué sirven las fichas de cliente y por qué todos los negocios deben no solo elaborarlas, sino tenerlas permanentemente actualizadas.

• Mantienes el negocio bajo control

Del mismo modo que un buen programa de contabilidad ayuda a que los números no se descontrolen, las fichas de cliente sirven de faro para anticiparse a posibles ventas e incluso a picos de demanda.

En consecuencia, las operaciones de compraventa realizadas siempre se mantienen bajo control. Además, emitir una factura y que esta quede registrada respalda legalmente tus operaciones comerciales con el cliente.

• Fidelizas a los usuarios

Las fichas de cliente proporcionan información valiosísima sobre los periodos de compra, pero también sobre las preferencias del usuario. Por lo tanto, registrar en fichas individuales a clientes tanto habituales como nuevos es ideal para personalizar descuentos, lanzar campañas de marketing dirigidas a un perfil concreto, etc.

• Te adelantas a la compra de clientes reales y potenciales

Conocer los patrones de compra te permite adelantarte a esta. Como resultado, puedes proponer productos nuevos que se amolden a las necesidades del usuario.

En este sentido, la ficha puede utilizarse cuando el cliente todavía no ha cerrado su proceso de compra. Digamos que la ficha de cliente sirve como empujoncito final para que tanto clientes reales como potenciales pulsen el botón “comprar” y materialicen la adquisición de su producto.

Un buen archivo de fichas sirve de guía para el departamento de marketing, actuando como cauce para la comunicación externa y la buena publicidad.

3 cosas a tener en cuenta para elaborar una ficha de cliente

Ya hemos visto algunas de las ventajas que incorpora una buena ficha de cliente para el negocio. En las siguientes líneas, detallamos qué factores tener en cuenta para elaborarlas.

1. Proceso manual o digital, ¿qué escoger?

Los procesos manuales de registro de clientes ya no sirven para la era digital. Hoy, las empresas que utilizan herramientas digitales de gestión de clientes experimentan una aceleración de los procesos comunicativos.

Este tipo de sistemas también reducen sustancialmente los errores en la comunicación y las incidencias de cara a futuros pedidos.

2. El contenido básico de tu ficha de cliente

¿Qué datos y apartados debe incluir una ficha de cliente para ser realmente útil? ¿Cuál es el formato ideal? Existen tres áreas básicas que toda ficha de cliente ha de tener. Son las siguientes:

• Datos básicos. Al dar de alta a un nuevo cliente, incluimos sus datos más básicos: nombre, apellidos, CIF o NIF, forma de pago, teléfono y mail de contacto…
• Datos complementarios. Este campo es crucial para la fidelización, pues se trata de la sección donde se incluye la información clave para ofrecer un servicio más personalizado (flujos de pedido, estadísticas, observaciones…).
• Histórico de ventas. Este campo se centra en los datos comerciales, donde podrás acceder a un un histórico de tus relaciones con el cliente (ventas realizadas, transacciones mensuales o anuales, etc.).

3. La visión que la herramienta te ofrece

Materializar la venta es el objetivo de todo proceso de negocio. Por tanto, es imprescindible que la herramienta adquirida para elaborar la ficha de cliente ofrezca una visión completa del cliente durante la gestión. Además, tanto la configuración como el contenido han de ser personalizables.

Un buen ejemplo lo encontramos en los software de gestión integrada. Los más avanzados incluyen las siguientes funcionalidades:

• Asignación de códigos únicos para cada cliente a partir de las facturas.
• A partir de estos códigos, se pude introducir información general del cliente (datos de contacto, observaciones, condiciones de pago, etc.).
• La información queda guardada de forma automática en la ficha.
• Cuantos más datos introduzcas al principio, menos tendrás que rellenar en la factura, ya que se vuelcan directamente, agilizando al máximo las gestiones de compraventa.

Crear y administrar los clientes y sus datos en la era digital es más sencillo de lo que crees. Tan solo debes contar con una herramienta adecuada que incluya módulos CRM (centrados en la gestión del cliente), para acceder rápida y eficazmente a tus bases de datos.