Robos dentro de la empresa: algunos casos reales

Proteger el patrimonio de la empresa es vital, en todos sus aspectos, ya sea monetario, tangible o intangible. Los robos en las empresas generan pérdidas de una elevada cuantía y existen una serie de métodos básicos de control que no se llevan a cabo en las empresas para prevenir los robos en las empresas.

Además de los controles básicos de seguridad en los establecimientos comerciales y los hipotéticos robos que se pueden llevar a cabo por personas externas a la empresa, el principal mecanismo de control lo debemos tener siempre en el personal interno en la empresa, dado que es el principal foco de robos y sustracciones de las propiedades de la empresa. Como siempre, todo el mundo es inocente hasta que se demuestre lo contrario pero establecer una serie de mecanismos de control adicionales, evitarán problemas mayores en el futuro.

Falsificación de tickets, facturas de compra o similares

Si en nuestra empresa contamos con empleados facultados para realizar compras, debemos cotejar con relativa frecuencia el importe de sus compras, el destino de los suministros e incluso las cantidades de material consumidas.

El ejemplo más claro lo tenemos con el combustible de los vehículos y las estaciones de servicio que tienen un sistema de autofactura. Algunos trabajadores se pueden ver tentados a inflar el importe de la factura falseando la cantidad gastada realmente. Imaginemos una pérdida de 5 euros cada 30 euros de repostaje. A lo largo de un año, hemos incrementado el consumo de combustible un 20% sin haber sido siquiera conscientes.

El mejor sistema para evitar este tipo de hurtos, puede ser la asignación de tarjetas de combustible a la matrícula concreta del vehículo, de tal manera que sólo se pueda pagar con tarjeta mediante cargo bancario el repostaje mensual de un determinado coche. Para otro tipo de compras, como materiales en curso en reparaciones y demás, basta con seguir un control estricto de los materiales comprados y empleados en cada servicio u obra que lleve cada uno de nuestros trabajadores.

Las facturas falsas, en el área de ventas

El segundo gran grupo de fraudes económicos a la empresa, lo encontramos dentro de los empleados de administración o de control de la tesorería. Uno muy simple consiste en la emisión de facturas con importes por encima de las tarifas de la empresa para apropiarse de la diferencia.

Se puede llevar a cabo con facturas que se cobran en metálico o con medios de pago de fácil despiste como cheques al portador o incluso transferencias a cuentas que no pertenecen a la empresa. Este sistema sólo se detecta si existe un problema posterior con esa venta y es realmente difícil de controlar adecuadamente.

Colaboración entre chorizos, facturas inexistentes

En una auditoría que llevé a cabo hace unos años, descubrimos a cuatro trabajadores de cuatro empresas diferentes que se cruzaban facturas falsas de ventas de unas empresas a otras con el único objetivo de quedarse con este dinero.

Existían pagos por transferencias a cuentas que no correspondían con los titulares reales de la transferencia pero hasta dentro de la entidad financiera tenían una persona que abonaba sin problema estas facturas. Este tipo de mecanismos surrealistas se llevan a cabo en empresas muy descoordinadas, con un gran volumen y con poco control en las compras.

El control del material de la empresa

Almacenes, centros logísticos y puntos de reparto son el sitio favorito de los chorizos. Las mercaderías de la empresa son muy valiosas y si no se controla adecuadamente las entradas y salidas de almacén, cualquiera puede llevarse el material que desee sin mayor problema.

Como anécdota, en el sector de construcción comprobamos una promotora que había comprado más de 50 inodoros para una promoción con 20 cuartos de baño. Obviamente, alguien se llevó 30 inodoros o se facturaron 30 sanitarios más que nunca llegaron a su destino.

El remedio, la mejor solución

Como siempre digo en estos casos, tenemos que ponernos en la situación del chorizo para establecer los métodos de control. Miremos nuestra empresa e imaginemos cómo intentaríamos robar cualquier elemento de la misma. Una vez hayamos pensado cómo podríamos sustraer lo que no es nuestro, debemos establecer los controles necesarios para que este robo no suceda.

Ojo, no debemos caer en la psicosis tampoco, pero la lógica y el sentido común hace necesario que se establezca un sistema fiable y adaptado a nuestra propia empresa. Por último, no olvidemos nunca que el coste que implica el sistema de control nunca puede ser superior al elemento protegido. Por ejemplo, tiene poco sentido controlar perfectamente los clips o bolígrafos de mi empresa a diario dado que vamos a tardar más tiempo en hacerlo que el propio coste de reposición de los hipotéticos elementos que se pierdan.