Verifactu: Cómo mejorar la relación con tus clientes mediante la facturación electrónica

En este contenido, te hablamos de la contribución a la transparencia de Verifactu y la facturación electrónica obligatoria en relaciones B2B. Además, te explicamos cómo esto debe reforzar las relaciones con los clientes.

• Aunque el control fiscal es el principal objetivo de Verifactu, la transparencia debe salir reforzada.
• La facturación electrónica B2B debe contribuir a la optimización de procesos de cobro y pago.

Verifactu y la facturación electrónica obligatoria en relaciones B2B son dos proyectos muy diferentes, con objetivos distintos, pero que son abiertamente complementarios. Lo son porque han de marcar hitos fundamentales en la digitalización de las pymes, pero también por el aporte a la transparencia y la relación con clientes y proveedores.

¡COMPARTE! Verifactu y la factura electrónica obligatoria en relaciones B2B cada vez están más cerca. ¡Toma nota de cómo van a beneficiar a la transparencia en las relaciones con los clientes!

De hecho, se espera que la ronda de cambios que llegarán en los próximos años contribuya a generar confianza y a optimizar los procesos de cobro. Verifactu en relación con los clientes supondrá una mayor garantía de cumplimiento fiscal. Junto a ello, la factura electrónica B2B redefinirá el seguimiento de las facturas y sus estados.

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Verifactu y la relación con los clientes

Cuando un empresario o profesional que haya optado por incorporarse a Verifactu emita una factura, el proceso seguirá los siguientes pasos:

• El emisor, que suele ser el proveedor, expide la factura y se la envía al destinatario, que suele ser el cliente. En esa factura, aparecerá un código QR que representará parcialmente el contenido de la factura (NIF del expedidor, números de serie y de factura, fecha de expedición e importe). Además, figurará la siguiente mención: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”. Con esto, el receptor sabrá que se encuentra ante una factura cuyo registro informático se remite de forma inmediata y automática a la AEAT.
• Inmediatamente, como consecuencia de Verifactu, los registros informáticos de facturación serán remitidos automáticamente a la AEAT, tal como advertía la mención. Lógicamente, si no lo hiciese, estaríamos ante un uso fraudulento de la alusión a Verifactu. 
• Con la factura, el destinatario tendrá la posibilidad de elegir si decide o no facilitar los datos contenidos en el código QR a la AEAT. Podrá hacerlo a través de un dispositivo capaz de leer el código y transmitir y recibir datos (un smartphone, por ejemplo).
• Si el receptor de la factura se ha decidido por la remisión a la AEAT de los datos contenidos en el QR, la AEAT le confirmará si la factura ha sido recibida o no.

Cómo debe beneficiar la transparencia de Verifactu a la relación con los clientes

Las relaciones entre proveedor y cliente se caracterizan por muchos rasgos de información asimétrica. Esto quiere decir que una de las partes tiene más información que la otra, lo cual puede perjudicar a ambos. De hecho, es frecuente que el que más informado esté salga perjudicado, en especial cuando realiza buenas prácticas que no es capaz de demostrar a los demás.

Uno de esos aspectos es el cumplimiento normativo. El cliente debe esperar que su proveedor siga lo establecido, pero no es frecuente que tenga medios para constatarlo por sí mismo. Tampoco es fácil, en muchos casos, que el proveedor pueda mostrar pruebas que ayuden a generar confianza.

En el caso de Verifactu, las cosas cambian. Verifactu en sí es un sistema orientado al control fiscal, ya que los registros de facturación son remitidos inmediatamente a la AEAT. Además, como figurará en la propia factura una mención, el cliente sabrá que su proveedor dice estar en ese sistema. Y, si decide remitir a Hacienda los datos del QR, podrá comprobarlo por sí mismo, ya que, de ser cierto lo que dice la factura (que su proveedor está en Verifactu), Hacienda tendría que haber recibido los datos. Y Hacienda se lo va a confirmar.

Además, Verifactu es una señal indirecta de otros cumplimientos. Un proveedor que parece estar al día con Hacienda es más probable que también lo esté con las normas sectoriales, laborales, de consumo, garantías, etcétera. Y eso no solo debe dar confianza al cliente, sino también un medio para que el proveedor la refuerce. El beneficio, por tanto, debería ser mutuo.

La transparencia que propicia Verifactu ha de ser un buen instrumento para estimular las buenas relaciones con los clientes.

La facturación electrónica y la relación con los clientes empresariales

La facturación electrónica, por su parte, ataca otro de los enemigos de la confianza en relaciones B2B, los plazos de pago que se dilatan más allá de lo debido. En concreto, lo hará a través de los estados de factura:

• Aceptada o rechazada.
• Pagada o por pagar.
• Incluso se prevén estados de factura opcionales para reflejar fenómenos de aceptación o rechazo, y pago parciales. Igualmente, se prevé que pueda informarse de la cesión de una factura para su cobro o pago por un tercero.

Estos datos, por tanto, permitirán un mayor estudio del fenómeno de la morosidad y sus causas e, incluso, abre la puerta a su utilización en normas sancionadoras. Además, la morosidad B2B se castiga en ámbitos como las subvenciones o la contratación pública. Por tanto, se espera que estas medidas contribuyan a generar una reducción de los plazos de pago.

Junto a ello, la factura electrónica B2B debe reforzar la relación entre proveedor y cliente por un renovado flujo de datos. Se intercambiarán las facturas y estados de factura en un formato conveniente para ambas partes, incluso con la intervención de plataformas privadas o la solución pública. Así, resultará más sencillo incorporar herramientas de automatización y análisis que puedan dar fluidez a las relaciones.

En definitiva, Verifactu y la factura electrónica deberán favorecer la transparencia en impuestos y pagos y la confianza mutua en las relaciones con los clientes. Por tanto, lo mejor es ser proactivos en un proceso fluido de adaptación a estos cambios.