Asesorías y Despachos Profesionales

VERI*FACTU para asesorías y despachos: cómo elegir el software y preparar a tus clientes

Qué software necesita una asesoría para adaptarse a VERI*FACTU, organizar la transición de su cartera y conectar fiscalidad, contabilidad, facturación y gestión laboral.

Publicado el 7 octubre, 202613 minutos de lectura Compartir

Nota del editor I Actualización octubre de 2026
Hacienda ha anunciado oficialmente la previsión de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes de VERI*FACTU para pymes y autónomos, con el objetivo de alinear su calendario con el de la factura electrónica. La modificación normativa que formalice este nuevo calendario sigue pendiente.

Para asesorías y despachos, este nuevo escenario ofrece más margen para revisar su propia operativa, segmentar la cartera y planificar cómo acompañar a clientes con distintos sistemas, necesidades y niveles de digitalización.

La llegada de VERI*FACTU plantea a las asesorías un doble reto. Por un lado, deben adaptar sus propios procesos y herramientas. Por otro, necesitan acompañar a clientes que utilizan programas distintos y que no siempre parten del mismo nivel de digitalización.

Elegir bien el software será una parte importante de ese trabajo. La solución adecuada debe mantenerse al día con la normativa, facilitar el intercambio de información y permitir que el despacho gestione su cartera sin multiplicar las tareas manuales. Pero ningún programa evita por sí solo errores o sanciones: también hacen falta una buena implantación, procesos claros y seguimiento profesional.

Ideas clave

• El nuevo calendario ofrece más margen para organizar la adaptación de la cartera, pero cada cliente puede tener necesidades, sistemas y niveles de acompañamiento diferentes.
• El software que recomiende una asesoría debe combinar actualización normativa, trazabilidad, integración, automatización y soporte.
• VERI*FACTU y la factura electrónica B2B son obligaciones diferentes, aunque ambas afectan a los procesos y sistemas de facturación del despacho y de sus clientes.
• Una solución para asesorías debe facilitar una gestión escalable de la cartera y conectar fiscalidad, contabilidad, facturación, gestión laboral y colaboración con el cliente.

La adaptación no consiste únicamente en instalar una nueva versión del programa. El despacho necesita conocer el punto de partida de su cartera, identificar qué clientes requerirán más acompañamiento y organizar la transición por perfiles y necesidades.

También deberá decidir qué soluciones puede recomendar con confianza. Más allá de las funcionalidades técnicas, conviene valorar la capacidad del proveedor para actualizar el software, mantener las integraciones y ofrecer soporte durante la implantación.

El nuevo margen permite organizar este trabajo de forma progresiva y evitar una respuesta única para toda la cartera. El objetivo no es recomendar el mismo programa a todos los clientes, sino identificar qué solución encaja mejor con cada operativa y con la forma de trabajar del despacho.

Contenido del post

Qué cambia para asesorías y despachos con VERI*FACTU

VERI*FACTU afecta tanto a las herramientas del despacho como a la forma de acompañar a sus clientes. La asesoría tendrá que revisar su propia operativa y coordinar la adaptación de negocios que utilizan programas, versiones y procesos de facturación diferentes.

Conocer el punto de partida de cada cliente

El primer paso es obtener una visión clara de la cartera. No necesitará el mismo acompañamiento un cliente que ya utiliza una solución actualizada que otro que trabaja con una aplicación antigua, un desarrollo a medida o procesos parcialmente manuales.

Para organizar el trabajo, conviene clasificar a los clientes según:

• El software y la versión que utilizan.
• Las obligaciones y el calendario que les corresponden.
• El volumen y la complejidad de su facturación.
• Las integraciones con otros sistemas.
• El nivel de autonomía de sus equipos.
• El soporte que ofrece su proveedor.

Esta segmentación permite detectar qué clientes requerirán más seguimiento, qué casos pueden resolverse mediante una actualización y cuáles necesitan revisar otras alternativas.

La intervención del despacho resulta especialmente relevante porque muchas pymes tienen dificultades para interpretar y aplicar todos los cambios normativos. Como señala David González Pescador, socio director de Glezco Asesores y Consultores, algunas empresas “no tienen capacidad de asimilar todas las novedades fiscales o normativas en el corto plazo sin ayuda”.

Evaluar el software con criterios verificables

La asesoría también desempeña un papel relevante al valorar las soluciones que utiliza o recomienda. Más que buscar un programa presentado de forma genérica como compatible, debe comprobarse si existe una hoja de ruta clara y aplicable a la instalación de cada cliente.

Los principales criterios son la actualización normativa, la trazabilidad de los registros, la continuidad de las integraciones, el soporte del proveedor y la capacidad de la solución para adaptarse a las necesidades del negocio.

El mejor software no tiene por qué ser el mismo para toda la cartera. La elección dependerá del tamaño del negocio, el número de usuarios, los procesos que deban automatizarse y la conexión necesaria entre el cliente y el despacho.

Además, muchas empresas tienden a “asumir los cambios según la entrada en vigor”, advierte Ronald Lozano, Engineering Legal Manager de Sage. El nuevo margen permite al despacho evitar ese enfoque reactivo y organizar la adaptación por perfiles, necesidades y prioridades de la cartera.

Definir quién se ocupa de cada parte

Acompañar al cliente no significa que la asesoría deba asumir toda la adaptación. Conviene definir desde el principio qué responsabilidad corresponde a cada participante:

• El proveedor del software debe informar sobre versiones, actualizaciones, soporte e implantación.
• El cliente debe utilizar correctamente la solución, facilitar información fiable y adaptar sus procedimientos internos.
• La asesoría puede orientar, revisar la información, detectar riesgos y hacer seguimiento dentro del alcance acordado.

Este reparto evita expectativas poco realistas y ayuda a que las incidencias lleguen a la persona adecuada. También facilita documentar las decisiones y mantener una comunicación coherente durante todo el proceso.

La comunicación con los clientes deberá planificarse según su nivel de preparación, pero no es necesario desarrollar aquí todo ese proceso. Puedes consultar una metodología específica en cómo explicar VERI*FACTU a tus clientes.

El despacho puede orientar a pymes y autónomos sobre qué solución tecnológica se adapta mejor a sus obligaciones, procesos y necesidades de facturación.

Las asesorías y despachos profesionales pueden asesorar a pymes y autónomos sobre qué solución tecnológica homologada utilizar.

Qué software debe recomendar una asesoría para adaptarse a VERI*FACTU

La adaptación a VERI*FACTU es un criterio importante al recomendar software, pero no debería ser el único. La solución también debe facilitar el intercambio de información, reducir tareas manuales y encajar tanto con la operativa del cliente como con la forma de trabajar del despacho.

Antes de recomendarla, conviene comprobar qué versión estará adaptada, cómo se gestionarán las actualizaciones, qué integraciones se mantendrán y qué soporte ofrecerá el proveedor.

Actualización normativa y trazabilidad

• El programa debe incorporar los cambios relacionados con los sistemas informáticos de facturación y generar y conservar registros íntegros, accesibles y trazables, de forma que las correcciones o anulaciones no eliminen la información anterior.
• El proveedor debe respaldar cada versión mediante la correspondiente declaración responsable y explicar qué modalidad de funcionamiento ofrece. Puedes ampliar estos requisitos en la Ley Antifraude y el software de facturación.

Facturación conectada con la contabilidad

• La recomendación del asesor debe tener en cuenta cómo se trasladan las facturas a la contabilidad y al entorno de trabajo del despacho. Cuantos más pasos manuales sean necesarios para introducir, comprobar o corregir la información, mayor será la carga de trabajo para ambas partes.
• Una buena conexión permite trabajar con información más actualizada, reducir duplicidades y detectar antes posibles incoherencias. El objetivo no es sustituir la revisión profesional, sino facilitar que el asesor disponga de datos fiables y pueda dedicar menos tiempo a recopilar documentación.

Cobertura fiscal, contable y laboral

• Para un despacho profesional, la adaptación a VERI*FACTU no es suficiente. Una solución integral debe ayudar a conectar la contabilidad, la fiscalidad, la facturación y el área laboral, además de facilitar el intercambio de información con clientes, bancos y organismos públicos.
• Esta visión integrada evita trabajar con aplicaciones aisladas o trasladar continuamente los mismos datos entre sistemas y permite mantener una visión más completa de cada cliente.

Automatización y gestión de la cartera

• El software debe ayudar a automatizar tareas repetitivas, como la recepción de documentos, determinadas contabilizaciones, conciliaciones o tareas periódicas. En una asesoría, esta capacidad debe funcionar a escala y facilitar el trabajo con múltiples clientes.
• También conviene valorar si permite segmentar la cartera, asignar tareas, controlar su estado e identificar qué clientes necesitan una actualización, un cambio de solución o un mayor acompañamiento.

Integraciones, seguridad y soporte

• Antes de recomendar un programa, la asesoría debe comprobar su conexión con bancos, plataformas de facturación, aplicaciones de gestión y otras soluciones utilizadas por el cliente.
• El proveedor también debe explicar cómo protege la información, qué controles de acceso ofrece y qué soporte estará disponible ante actualizaciones, migraciones o incidencias.

Capacidad para evolucionar con el cliente

• El software debe responder a las necesidades actuales del negocio y permitir incorporar usuarios, funcionalidades o un mayor volumen de operaciones cuando sea necesario.
• El mejor programa no tiene por qué ser el mismo para todos los clientes. La asesoría debe relacionar las capacidades de cada solución con el tamaño del negocio, sus procesos, sus integraciones y el nivel de acompañamiento que necesita.

El software ayuda a reducir riesgos, pero no los elimina por sí solo

• Ningún programa puede garantizar la ausencia de errores o sanciones. Una solución actualizada y correctamente implantada ayuda a reducir riesgos porque mejora la trazabilidad, facilita los procedimientos y permite detectar incidencias con mayor facilidad.
• El resultado también depende del uso que haga el cliente, de la calidad de la información y de los controles aplicados por la empresa y la asesoría. La recomendación tecnológica debe acompañarse de procesos claros, formación y seguimiento profesional.

Cómo conectar al cliente y al despacho para trabajar con mejores datos

Una buena conexión entre el software del cliente y el de la asesoría reduce tareas manuales y permite trabajar con información más actualizada. El objetivo no es acumular más datos, sino evitar duplicidades, detectar incidencias antes y facilitar que cada parte disponga de la información que necesita.

De entregar documentos a compartir información

Muchas pequeñas empresas siguen considerando la facturación y la contabilidad como obligaciones que deben resolver al final de cada periodo. Esta forma de trabajar suele concentrar la entrega de documentos, las consultas y las correcciones cuando queda poco tiempo para revisar la información.

Samuel Cruz Palenzuela, director de Cruz Asesores, resume esta situación como una “falta absoluta de visión empresarial”. La facturación no solo sirve para cumplir una obligación: también aporta información sobre ventas, cobros, pagos y evolución del negocio.

Existe además la expectativa de que “todo lo que concierne a sus empresas corresponde a la asesoría”, como señala Conchi Sancar, especialista en estrategia digital para asesorías y despachos profesionales. Definir responsabilidades desde el principio ayuda a evitar que el despacho termine reconstruyendo datos que el cliente debería generar y revisar en origen.

Qué puede mejorar una solución conectada

El software que recomiende una asesoría debe facilitar el intercambio de información sin obligar a introducir los mismos datos en varias aplicaciones. Para ello, conviene valorar si permite:

• Vincular pedidos, entregas y facturas dentro del mismo flujo.
• Compartir documentos e información con el despacho de forma segura.
• Trasladar los datos de facturación a la contabilidad sin repetir tareas manuales.
• Consultar cobros, pagos pendientes e incidencias.
• Mantener una trazabilidad clara de las correcciones y anulaciones.
• Integrarse con bancos, aplicaciones de gestión y otras herramientas del cliente.
• Automatizar tareas recurrentes sin eliminar los controles profesionales.

Estas capacidades son relevantes tanto para VERI*FACTU como para la factura electrónica B2B, aunque se trate de obligaciones diferentes. Los asesores deben comprobar qué procesos cubre cada solución y cómo se conectará con la contabilidad y la operativa del despacho.

Mejor información para revisar y asesorar

Trabajar con datos más actualizados permite que la asesoría dedique menos tiempo a recopilar documentos y detectar descuadres. También facilita identificar facturas pendientes, errores de clasificación o información incompleta antes de preparar las obligaciones fiscales.

La automatización no sustituye la revisión profesional. El software puede ordenar, trasladar y comprobar información, pero el asesor debe interpretar los datos, revisar las incidencias y valorar sus consecuencias fiscales, contables o laborales.

Ningún software evita por sí solo los riesgos de incumplimiento, pero una solución actualizada, trazable y conectada puede ayudar a reducir errores cuando el cliente la utiliza correctamente y el despacho mantiene los controles acordados.

Formar al cliente también forma parte de la conexión

La tecnología funciona mejor cuando el cliente entiende qué información debe introducir, cuándo debe compartirla y cómo debe actuar ante una incidencia. La formación no tiene que ser extensa, pero sí adaptarse a las tareas reales de cada usuario.

Como señala David González Pescador, socio director de Glezco Asesores y Consultores, puede suponer un esfuerzo adicional informarse y formarse junto con las tareas diarias. El despacho debe explicar por qué ese esfuerzo inicial ayuda a reducir correcciones, consultas y retrasos posteriores.

Una relación digital bien organizada no traslada todo el trabajo a la asesoría ni deja al cliente solo ante el software. Distribuye mejor las tareas, mejora la calidad del dato y permite que el despacho centre más tiempo en revisar y asesorar.

Puedes profundizar en este enfoque en el artículo sobre la relación entre el cliente y la asesoría en la era digital.

Cómo puede ayudar la asesoría en la operativa diaria

Contar con información más actualizada permite que la asesoría intervenga antes, detecte incidencias y ayude al cliente a gestionar mejor sus procesos de facturación. Su papel no consiste en asumir toda la operativa, sino en revisar, interpretar y orientar a partir de información fiable.

Entre las tareas en las que puede aportar valor se encuentran:

• Revisar la calidad de la información. Detectar documentos incompletos, errores de clasificación o datos pendientes antes de preparar las obligaciones fiscales.
• Supervisar la conexión entre facturación y contabilidad. Comprobar posibles descuadres y ayudar a que la información llegue correctamente a los procesos contables.
• Hacer seguimiento de cobros y pagos. Utilizar información actualizada para identificar facturas pendientes y mejorar el control de la tesorería.
• Orientar sobre los procedimientos de facturación. Ayudar al cliente a entender cómo registrar, corregir o anular operaciones y qué información debe conservar.
• Resolver dudas e incidencias. Determinar cuándo una cuestión puede resolverse desde el despacho y cuándo debe intervenir el proveedor tecnológico.
• Ayudar a los usuarios a trabajar correctamente con la solución. Explicar qué información deben introducir, qué responsabilidades les corresponden y cuándo deben solicitar ayuda.

Este acompañamiento no significa trasladar toda la gestión al despacho. El cliente debe utilizar correctamente sus herramientas y procesos; el proveedor debe mantener y actualizar la solución; y la asesoría debe revisar, interpretar y orientar dentro del servicio acordado.

Una distribución clara de responsabilidades facilita la adaptación y permite al despacho dedicar menos tiempo a reconstruir información y más a aportar valor profesional al cliente.

Preparar la adaptación permite gestionar la cartera con más criterio

El nuevo calendario ofrece a asesorías y despachos más margen para revisar su propia operativa y organizar la transición de sus clientes de forma progresiva. El objetivo no es aplicar una única solución a toda la cartera, sino identificar qué necesita cada cliente y qué nivel de acompañamiento requiere.

Para ello, conviene combinar tres elementos:

• Segmentar la cartera según software, obligaciones, complejidad y nivel de autonomía.
• Revisar la hoja de ruta de las soluciones utilizadas y confirmar cómo evolucionarán.
• Definir responsabilidades entre cliente, proveedor tecnológico y asesoría.

VERI*FACTU es solo una parte del cambio. La factura electrónica B2B y otros requisitos de facturación también afectarán a procesos, sistemas y flujos de información relacionados. Una visión conjunta permite al despacho planificar mejor la transición y evitar gestionar cada cambio como un proyecto aislado.

Con Sage for Accountants, el despacho puede trabajar con una visión conectada de su cartera, facilitar la colaboración con los clientes y adaptar sus procesos a medida que evolucionan las necesidades y los requisitos de facturación.

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Sage for Accountants integra la gestión fiscal, contable, laboral y de facturación en un mismo entorno. Sus funcionalidades de automatización y colaboración ayudan a centralizar información, reducir tareas repetitivas y facilitar el intercambio de datos con los clientes.

Para el despacho, contar con una visión conectada de la cartera permite organizar mejor el trabajo, adaptar el acompañamiento a las necesidades de cada cliente y evolucionar los procesos a medida que cambian los requisitos de facturación.

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