Asesorías y Despachos Profesionales

VERI*FACTU para asesorías y despachos: cómo elegir el software y preparar a tus clientes

Qué software necesita una asesoría para preparar VERI*FACTU, conectar a sus clientes y gestionar fiscalidad, contabilidad, facturación y laboral.

Publicado el 24 julio, 202614 minutos de lectura Compartir

Nota del editor: Contenido revisado el 24 de julio de 2026 para incorporar los plazos de 2027 y actualizar los criterios de software y preparación de clientes para asesorías y despachos.

La llegada de VERI*FACTU plantea a las asesorías un doble reto. Por un lado, deben adaptar sus propios procesos y herramientas. Por otro, necesitan acompañar a clientes que utilizan programas distintos y que no siempre parten del mismo nivel de digitalización.

Elegir bien el software será una parte importante de ese trabajo. La solución adecuada debe mantenerse al día con la normativa, facilitar el intercambio de información y permitir que el despacho gestione su cartera sin multiplicar las tareas manuales. Pero ningún programa evita por sí solo errores o sanciones: también hacen falta una buena implantación, procesos claros y seguimiento profesional.

Ideas clave

• El software que recomiende una asesoría debe combinar actualización normativa, trazabilidad, integración, automatización y soporte.
• Para gestionar una cartera diversa, el despacho necesita conocer qué solución utiliza cada cliente y qué nivel de acompañamiento requerirá.
• VERI*FACTU y la factura electrónica B2B responden a obligaciones diferentes, aunque ambas afectan a la forma de trabajar del despacho y de sus clientes.
• Una solución integral para asesorías debe reunir contabilidad, fiscalidad, facturación, gestión laboral y colaboración con el cliente.

La adaptación no consiste únicamente en instalar una nueva versión del programa. El despacho tendrá que revisar cómo recibe la información, qué tareas siguen siendo manuales y qué clientes necesitarán más apoyo para llegar preparados a los plazos de 2027.

También deberá decidir qué soluciones puede recomendar con confianza. Más allá de las funcionalidades técnicas, conviene valorar la capacidad del proveedor para actualizar el software, mantener las integraciones y ofrecer soporte durante la puesta en marcha.

Esta revisión permitirá organizar la adaptación por grupos de clientes, anticipar incidencias y evitar que todo el trabajo se concentre cerca de la fecha límite. El objetivo no es recomendar el mismo programa a toda la cartera, sino identificar qué solución encaja mejor con cada operativa y con la forma de trabajar del despacho.

Contenido del post

Qué cambia para asesorías y despachos con VERI*FACTU

VERI*FACTU cambia tanto las herramientas del despacho como la forma de acompañar a sus clientes. La asesoría tendrá que revisar su propia operativa y coordinar la adaptación de negocios que utilizan programas, versiones y procesos de facturación diferentes.

Conocer el punto de partida de cada cliente

El primer paso es obtener una visión clara de la cartera. No necesitará el mismo acompañamiento un cliente que ya utiliza una solución actualizada que otro que trabaja con una aplicación antigua, un desarrollo a medida o procesos parcialmente manuales.

Para organizar el trabajo, conviene clasificar a los clientes según:

• El software y la versión que utilizan.
• El volumen y la complejidad de su facturación.
• Las integraciones con otros sistemas.
• El nivel de autonomía de sus equipos.
• El soporte que ofrece su proveedor.

Esta segmentación permite detectar qué clientes requerirán más seguimiento, qué casos pueden resolverse mediante una actualización y cuáles necesitan revisar otras alternativas.

La intervención del despacho resulta especialmente relevante porque muchas pymes tienen dificultades para interpretar y aplicar todos los cambios normativos. Como señala David González Pescador, socio director de Glezco Asesores y Consultores, algunas empresas “no tienen capacidad de asimilar todas las novedades fiscales o normativas en el corto plazo sin ayuda”.

Evaluar el software con criterios verificables

La asesoría también desempeña un papel relevante al valorar las soluciones que utiliza o recomienda. Más que buscar un programa presentado de forma genérica como compatible, debe comprobarse si existe una hoja de ruta clara y aplicable a la instalación de cada cliente.

Los principales criterios son la actualización normativa, la trazabilidad de los registros, la continuidad de las integraciones, el soporte del proveedor y el tiempo necesario para configurar y probar la solución.

El mejor software no tiene por qué ser el mismo para toda la cartera. La elección dependerá del tamaño del negocio, el número de usuarios, los procesos que deban automatizarse y la conexión necesaria entre el cliente y el despacho.

Además, muchas empresas tienden a “asumir los cambios según la entrada en vigor”, advierte Ronald Lozano, Engineering Legal Manager de Sage. Esa reacción tardía puede dejar poco margen para evaluar el programa, probar las integraciones y preparar a los usuarios.

Definir quién se ocupa de cada parte

Acompañar al cliente no significa que la asesoría deba asumir toda la adaptación. Conviene definir desde el principio qué responsabilidad corresponde a cada participante:

• El proveedor del software debe informar sobre versiones, actualizaciones, soporte e implantación.
• El cliente debe utilizar correctamente la solución, facilitar información fiable y adaptar sus procedimientos internos.
• La asesoría puede orientar, revisar la información, detectar riesgos y hacer seguimiento dentro del alcance acordado.

Este reparto evita expectativas poco realistas y ayuda a que las incidencias lleguen a la persona adecuada. También facilita documentar las decisiones y mantener una comunicación coherente durante todo el proceso.

La comunicación con los clientes deberá planificarse según su nivel de preparación, pero no es necesario desarrollar aquí todo ese proceso. Puedes consultar una metodología específica en cómo explicar VERI*FACTU a tus clientes.

Las asesorías y despachos profesionales pueden asesorar a pymes y autónomos sobre qué solución tecnológica homologada utilizar.

Qué software debe recomendar una asesoría para cumplir la normativa de 2026-2027

Los asesores fiscales deben recomendar soluciones actualizadas, trazables y capaces de integrarse con la operativa del cliente y del despacho. La adaptación a VERI*FACTU es un requisito importante, pero no debería ser el único criterio para elegir un programa.

Una solución adecuada también debe facilitar el intercambio de información, reducir las tareas manuales y ofrecer una hoja de ruta clara para los cambios normativos previstos. Antes de recomendarla, conviene comprobar qué versión estará adaptada, cuándo estará disponible y qué soporte ofrecerá el proveedor durante la implantación.

Actualización normativa y trazabilidad

• El programa debe incorporar dentro de plazo los cambios relacionados con los sistemas informáticos de facturación. También debe generar y conservar registros íntegros, accesibles y trazables, de modo que las correcciones o anulaciones no eliminen la información anterior.
• El proveedor debe respaldar cada versión mediante la correspondiente declaración responsable y explicar qué modalidad de funcionamiento ofrece. Puedes ampliar estos requisitos en [la Ley Antifraude y el software de facturación].

Facturación conectada con la contabilidad

• La recomendación del asesor debe tener en cuenta cómo se trasladan las facturas a la contabilidad. Cuantos más pasos manuales sean necesarios para introducir, comprobar o corregir la información, mayor será la carga de trabajo tanto para el cliente como para el despacho.
• La conexión entre ambos permite trabajar con información más actualizada, reducir duplicidades y detectar antes posibles incoherencias. El objetivo no es sustituir la revisión profesional, sino facilitar que el asesor disponga de datos fiables y pueda dedicar menos tiempo a recopilar documentos.

Cobertura fiscal, contable y laboral

• Para un despacho profesional, cumplir con VERI*FACTU no es suficiente. Una solución integral debe ayudar a gestionar la contabilidad, la facturación, los impuestos y el área laboral, además de facilitar el intercambio de información con clientes, bancos y organismos públicos.
• Esta cobertura evita que el equipo tenga que trabajar con aplicaciones aisladas o trasladar continuamente los mismos datos entre sistemas. También permite mantener una visión más completa de cada cliente y organizar mejor las tareas recurrentes del despacho.

Automatización y gestión de la cartera

• El software debe permitir automatizar operaciones repetitivas, como la recepción de documentos, la contabilización de determinados movimientos, las conciliaciones o la preparación de tareas periódicas. En una asesoría, esta capacidad debe funcionar a escala y facilitar el trabajo con múltiples clientes.
• También conviene valorar si la solución permite segmentar la cartera, asignar tareas, controlar su estado y detectar qué clientes todavía deben actualizar su programa o aportar información. Una herramienta pensada para un único negocio puede no responder a las necesidades de un despacho que gestiona decenas o cientos de casos diferentes.

Integraciones, seguridad y soporte

• Antes de recomendar un programa, la asesoría debe comprobar su conexión con bancos, plataformas de facturación, aplicaciones de gestión y otras soluciones utilizadas por el cliente. Una actualización normativa puede resultar técnicamente válida y, al mismo tiempo, generar dificultades si rompe esas integraciones.
• El proveedor también debe explicar cómo protege la información, qué controles de acceso ofrece y qué procedimiento seguirá ante una incidencia. El soporte resulta especialmente importante durante las actualizaciones, las migraciones y las pruebas previas al despliegue.

Capacidad para crecer con el cliente

• El software recomendado debe responder a la situación actual del negocio, pero también permitir incorporar usuarios, funcionalidades o un mayor volumen de operaciones cuando sea necesario. Esta escalabilidad evita que cada cambio de tamaño o de complejidad obligue a sustituir toda la solución.
• Por eso, el mejor programa no tiene por qué ser el mismo para todos los clientes. La asesoría debe relacionar las capacidades del software con el tamaño del negocio, sus procesos, sus integraciones y el nivel de acompañamiento que necesita.

El software ayuda a reducir riesgos, pero no evita sanciones por sí solo

• Ningún programa puede garantizar la ausencia de sanciones. Una solución actualizada y correctamente implantada ayuda a reducir riesgos porque mejora la trazabilidad, facilita el cumplimiento de los procedimientos y permite detectar errores con mayor antelación.
• El resultado también depende del uso que haga el cliente, de la calidad de la información y de los controles aplicados por la empresa y la asesoría. La recomendación tecnológica debe acompañarse, por tanto, de formación, procedimientos claros y seguimiento profesional.

Cómo conectar al cliente y al despacho para trabajar con mejores datos

Una buena conexión entre el software del cliente y el de la asesoría reduce tareas manuales y permite trabajar con información más actualizada. El objetivo no es acumular más datos, sino evitar duplicidades, detectar incidencias antes y facilitar que cada parte disponga de la información que necesita.

De entregar documentos a compartir información

Muchas pequeñas empresas siguen considerando la facturación y la contabilidad como obligaciones que deben resolver al final de cada periodo. Esta forma de trabajar suele concentrar la entrega de documentos, las consultas y las correcciones cuando queda poco tiempo para revisar la información.

Samuel Cruz Palenzuela, director de Cruz Asesores, resume esta situación como una “falta absoluta de visión empresarial”. La facturación no solo sirve para cumplir una obligación: también aporta información sobre ventas, cobros, pagos y evolución del negocio.

Existe además la expectativa de que “todo lo que concierne a sus empresas corresponde a la asesoría”, como señala Conchi Sancar, especialista en estrategia digital para asesorías y despachos profesionales. Definir responsabilidades desde el principio ayuda a evitar que el despacho termine reconstruyendo datos que el cliente debería generar y revisar en origen.

Qué puede mejorar una solución conectada

El software que recomiende una asesoría debe facilitar el intercambio de información sin obligar a introducir los mismos datos en varias aplicaciones. Para ello, conviene valorar si permite:

• Vincular pedidos, entregas y facturas dentro del mismo flujo.
• Compartir documentos e información con el despacho de forma segura.
• Trasladar los datos de facturación a la contabilidad sin repetir tareas manuales.
• Consultar cobros, pagos pendientes e incidencias.
• Mantener una trazabilidad clara de las correcciones y anulaciones.
• Integrarse con bancos, aplicaciones de gestión y otras herramientas del cliente.
• Automatizar tareas recurrentes sin eliminar los controles profesionales.

Estas capacidades son relevantes tanto para VERI*FACTU como para la futura factura electrónica entre empresas, aunque se trate de marcos diferentes. Los asesores fiscales deben comprobar qué procesos cubre cada solución y cómo se conectará con la contabilidad y la operativa del despacho.

Mejor información para revisar y asesorar

Trabajar con datos más actualizados permite que la asesoría dedique menos tiempo a recopilar documentos y detectar descuadres. También facilita identificar facturas pendientes, errores de clasificación o información incompleta antes de preparar las obligaciones fiscales.

La automatización no sustituye la revisión profesional. El software puede ordenar, trasladar y comprobar información, pero el asesor debe interpretar los datos, revisar las incidencias y valorar sus consecuencias fiscales, contables o laborales.

Esta diferencia también afecta al riesgo de incumplimiento. Ningún software evita sanciones por sí solo, pero una solución actualizada, trazable y conectada ayuda a reducir errores cuando el cliente la utiliza correctamente y el despacho mantiene los controles acordados.

Formar al cliente también forma parte de la conexión

La tecnología funciona mejor cuando el cliente entiende qué información debe introducir, cuándo debe compartirla y cómo debe actuar ante una incidencia. La formación no tiene que ser extensa, pero sí adaptarse a las tareas reales de cada usuario.

Como señala David González Pescador, socio director de Glezco Asesores y Consultores, puede suponer un esfuerzo adicional informarse y formarse junto con las tareas diarias. El despacho debe explicar por qué ese esfuerzo inicial ayuda a reducir correcciones, consultas y retrasos posteriores.

Una relación digital bien organizada no traslada todo el trabajo a la asesoría ni deja al cliente solo ante el software. Distribuye mejor las tareas, mejora la calidad del dato y permite que el despacho centre más tiempo en revisar y asesorar.

Puedes profundizar en este enfoque en el artículo sobre la relación entre el cliente y la asesoría en la era digital.

Cómo puede ayudar la asesoría en la operativa diaria

Una solución conectada facilita que el cliente y el despacho trabajen sobre la misma información. A partir de esos datos, la asesoría puede ayudar a revisar los procesos, detectar incidencias y orientar al cliente sin tener que reconstruir cada operación de forma manual.

Entre las tareas que puede facilitar esta colaboración se encuentran:

• Conectar pedidos, entregas y facturas. Integrar estas operaciones reduce la introducción repetida de datos y permite seguir el proceso desde el origen hasta la contabilización.
• Mejorar la gestión de las facturas. El despacho puede ayudar a detectar documentos incompletos, errores de clasificación o información pendiente antes de preparar las obligaciones fiscales.
• Controlar cobros y pagos. Las alertas y los datos actualizados permiten identificar facturas pendientes y ordenar mejor el seguimiento de la tesorería.
• Supervisar la información contable. La conexión entre facturación y contabilidad facilita localizar descuadres, aunque la revisión profesional sigue siendo necesaria.
• Orientar sobre los procedimientos fiscales. La asesoría puede explicar cómo registrar, corregir o anular operaciones y qué información debe conservar el cliente.
• Formar a los usuarios. Cada persona debe saber qué datos introducir, cómo actuar ante una incidencia y cuándo solicitar ayuda al despacho o al proveedor del software.

Estas tareas no significan que la asesoría deba asumir toda la gestión del cliente. El software debe facilitar el intercambio y la trazabilidad de la información; el cliente debe utilizarlo correctamente; y el despacho debe revisar, interpretar y orientar dentro del servicio acordado.

El acompañamiento también ayuda a reducir riesgos de incumplimiento, pero ningún programa ni asesoría puede garantizar por sí solo la ausencia de sanciones. El resultado depende de que el sistema esté actualizado, los procedimientos se apliquen correctamente y las incidencias se resuelvan a tiempo.

Como señala David González Pescador, socio director de Glezco Asesores y Consultores, informarse y formarse puede suponer un esfuerzo adicional junto con las tareas diarias. La labor del despacho consiste también en explicar por qué ese esfuerzo inicial ayuda a evitar correcciones, retrasos y consultas posteriores.

Preparar el software permite afrontar VERI*FACTU con más control

La adaptación a VERI*FACTU exige algo más que actualizar un programa. Las asesorías deben revisar sus propias herramientas, conocer el punto de partida de cada cliente y organizar el trabajo para que las pruebas, la formación y las incidencias no se concentren cerca de los plazos de 2027.

Al recomendar software, conviene valorar la actualización normativa, la trazabilidad, las integraciones y el soporte del proveedor. Para los despachos, también son importantes la automatización, la colaboración con los clientes y la capacidad de gestionar contabilidad, fiscalidad, facturación y área laboral desde una operativa conectada.

Estas mismas capacidades resultan relevantes al elegir un programa de facturación electrónica. VERI*FACTU y la factura electrónica B2B responden a obligaciones diferentes, pero ambas requieren soluciones capaces de intercambiar información, adaptarse a los cambios normativos y conectarse con los procesos contables del cliente y de la asesoría.

Ningún software evita sanciones por sí solo. Una solución actualizada y correctamente implantada ayuda a reducir riesgos, pero el resultado también depende de la calidad de los datos, del uso que haga el cliente y de los controles y revisiones acordados con el despacho.

Por eso, el mejor software no será necesariamente el mismo para todos los clientes. La asesoría debe relacionar las capacidades de cada solución con el tamaño del negocio, su volumen de facturación, sus integraciones y el nivel de acompañamiento que necesitará durante la transición.

Para el propio despacho, una solución integral debe ayudar a conectar la gestión fiscal, contable, laboral y de facturación con la información recibida de los clientes. Esa visión conjunta facilita organizar la cartera, reducir tareas repetitivas y dedicar más tiempo a revisar, interpretar y asesorar.

En definitiva, la preparación empieza por conocer la cartera y definir criterios claros para recomendar tecnología. Un software adecuado, unos procesos bien repartidos y una comunicación constante entre proveedor, cliente y asesoría permiten afrontar la adaptación con más margen y capacidad de respuesta.

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Las funcionalidades pueden variar según el plan contratado. Ningún software garantiza por sí solo la ausencia de errores o sanciones, pero una solución actualizada y bien implantada ayuda a reducir riesgos.

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