VERI*FACTU para asesorías: cómo organizar la adaptación de tu cartera
El nuevo escenario de VERI*FACTU ofrece más margen para revisar qué clientes necesitan actuar, segmentar la cartera y organizar la adaptación sin concentrar todos los cambios en un mismo momento.
Nota del editor I Actualización octubre de 2026
Hacienda ha anunciado oficialmente la previsión de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes de VERI*FACTU para pymes y autónomos, con el objetivo de alinear su calendario con el de la factura electrónica. La modificación normativa que formalice este nuevo calendario sigue pendiente.
Para las asesorías, este cambio supone disponer de más margen para revisar el punto de partida de cada cliente, organizar la cartera por necesidades y planificar la adaptación de forma progresiva.
La adaptación a VERI*FACTU plantea a las asesorías un reto diferente al de cualquier otra empresa: no solo deben revisar su propia operativa, sino también acompañar a una cartera de clientes con sistemas, necesidades y niveles de digitalización muy distintos.
Para el despacho, el primer paso es conocer la situación real de cada cliente: qué software utiliza, qué procesos de facturación tiene y qué nivel de apoyo necesitará para adaptarse.
Todo ello debe gestionarse sin perder de vista la actividad fiscal, contable y laboral habitual. Por eso, una buena planificación pasa por segmentar la cartera y organizar la adaptación según las necesidades y la complejidad de cada cliente.
Para la asesoría, esta revisión también es una oportunidad para reforzar su papel de acompañamiento. Trabajar con criterios comunes facilita una gestión más ordenada de la cartera y permite anticipar las necesidades de cada cliente sin perder el enfoque personalizado.
Ideas clave
- El nuevo calendario ofrece más margen para organizar la adaptación de la cartera y revisar qué necesita realmente cada cliente.
- No todos los clientes requieren la misma actuación. Conviene segmentarlos según su software, procesos, complejidad y nivel de preparación.
- Revisar el software es solo una parte del trabajo: también hay que comprobar procesos, integraciones, responsabilidades y necesidades de formación.
- VERI*FACTU y la factura electrónica B2B son obligaciones diferentes, aunque afectan a sistemas y procesos de facturación relacionados.
- Una planificación común permite al despacho gestionar la adaptación de forma más escalable, sin tratar cada cliente como un proyecto aislado.
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✅Checklist técnica para validar a cada cliente
✅Plantilla de email lista para comunicar el cambio
Contenido del post
- ¿En qué punto están VERI*FACTU y la factura electrónica B2B?
- Qué debe priorizar ahora una asesoría
- ¿Tienes clientes que todavía necesitan adaptar sus sistemas a VERI*FACTU?
- Cómo organizar la adaptación de la cartera con Sage for Accountants
- Checklist para revisar si un cliente está preparado para VERI*FACTU
- Errores que pueden complicar la adaptación de tu asesoría
- Organizar la adaptación con una visión de cartera
¿En qué punto están VERI*FACTU y la factura electrónica B2B?
VERI*FACTU y la factura electrónica B2B responden a obligaciones diferentes, aunque afectan a procesos y sistemas de facturación relacionados. Para una asesoría, lo importante es identificar qué afecta a cada cliente y organizar la adaptación de forma coordinada, sin tratarlas como una única obligación.
VERI*FACTU: nuevo calendario anunciado, pendiente de formalización
Hacienda ha anunciado oficialmente la previsión de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes de VERI*FACTU para pymes y autónomos, con el objetivo de alinearlas con el calendario de la factura electrónica.
La modificación normativa que formalice este nuevo calendario sigue pendiente. Por eso, el despacho debe distinguir entre el anuncio oficial del nuevo escenario y la normativa actualmente vigente.
El mayor margen permite revisar con más tiempo qué sistema utiliza cada cliente, qué versión tiene instalada, qué necesidades de actualización existen y qué procesos conviene preparar.
Factura electrónica B2B: marco aprobado y aplicación progresiva
La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya cuenta con un marco regulatorio aprobado. La publicación de la Orden HAC/1028/2026 ha iniciado el cómputo de los plazos para su aplicación efectiva.
Su implantación será progresiva y no existe una única fecha para todos los perfiles ni para todas las obligaciones. Por eso, cada cliente puede necesitar una planificación diferente en función de su situación y de los hitos que le correspondan.
Esto significa que la asesoría no debe gestionar VERI*FACTU y la factura electrónica B2B como si fueran una única implantación. Una visión conjunta ayuda a coordinar mejor los cambios, pero cada obligación debe revisarse según su propio alcance y calendario.
La prioridad para la asesoría es segmentar la cartera, identificar qué clientes necesitan adaptar sus sistemas y planificar las actuaciones según sus obligaciones y necesidades.
Si necesitas revisar todos los plazos en detalle, consulta el calendario de implantación de la factura electrónica y los sistemas de facturación.
Qué debe priorizar ahora una asesoría
El nuevo calendario ofrece más margen para ordenar la adaptación de la cartera y decidir qué necesita realmente cada cliente. La prioridad no es abrir todos los frentes a la vez, sino disponer de una visión clara de la situación, definir las actuaciones necesarias y organizar el trabajo de forma progresiva.
1. Identificar qué clientes necesitan más acompañamiento
La cartera no debería gestionarse como un único bloque. Conviene distinguir entre clientes que ya utilizan una solución preparada para evolucionar, clientes que necesitan actualizarla y casos en los que todavía falta confirmar qué software utilizan o qué cambios deberán realizar.
También conviene tener en cuenta la complejidad de los procesos, las integraciones existentes, el nivel de autonomía del cliente y las obligaciones que le correspondan.
Esta clasificación permite adaptar el acompañamiento y dedicar más atención a los casos que requieren un trabajo mayor.
2. Convertir cada caso en un plan de actuación
Para cada cliente, conviene identificar qué queda por revisar: software, configuración, integraciones, procesos, pruebas, formación o coordinación con el proveedor tecnológico.
El objetivo es transformar una obligación general en una lista concreta de acciones, responsables y próximos pasos, de manera que el despacho pueda hacer seguimiento sin depender de revisiones improvisadas.
3. Planificar la capacidad del despacho
La adaptación convivirá con cierres contables, modelos periódicos y el resto de la actividad habitual de la asesoría. Por eso, la planificación debe tener en cuenta la capacidad real del equipo y repartir el trabajo a lo largo del tiempo.
Asignar responsables, agrupar clientes con necesidades similares y establecer revisiones periódicas ayuda a gestionar una cartera amplia de forma más escalable.
4. Mantener una comunicación adaptada a cada cliente
Los clientes deben saber qué les afecta, qué tienen que revisar y qué pasos les corresponden. La comunicación debe ser clara y práctica, evitando tanto el alarmismo como los mensajes genéricos.
No todos necesitan el mismo nivel de detalle. Un cliente con una solución ya preparada puede requerir únicamente seguimiento, mientras que otro con procesos más complejos puede necesitar mayor coordinación con el despacho y con su proveedor tecnológico.
Una comunicación segmentada facilita que cada cliente entienda su situación y permite al despacho organizar el acompañamiento de forma más eficiente.
¿Tienes clientes que todavía necesitan adaptar sus sistemas a VERI*FACTU?
Si parte de tu cartera todavía necesita revisar su adaptación, el primer paso es identificar qué situación tiene cada cliente y qué trabajo queda por hacer. No todos requieren la misma actuación ni el mismo nivel de acompañamiento.
En lugar de establecer prioridades únicamente por fecha, conviene combinar estado del software, complejidad de los procesos, integraciones, nivel de autonomía y actuaciones pendientes.
| Situación del cliente | Qué conviene revisar | Actuación de la asesoría |
|---|---|---|
| Software preparado y procesos revisados | Confirmar versión, configuración e integraciones | Mantener seguimiento y resolver posibles incidencias |
| Software preparado, pero sin pruebas o procesos revisados | Operaciones habituales, rectificaciones, anulaciones e integraciones | Coordinar pruebas y aclarar los cambios que afectan al usuario |
| Proveedor identificado, pero sin un plan claro de adaptación | Hoja de ruta, actualizaciones, soporte y responsabilidades | Acordar con el cliente y el proveedor los próximos pasos |
| Software o versión pendiente de confirmar | Solución utilizada, versión instalada y capacidad de adaptación | Realizar un diagnóstico y determinar qué opciones tiene el cliente |
| Procesos complejos o múltiples integraciones | Sistemas conectados, flujos de información y personas implicadas | Diseñar un plan específico y realizar un seguimiento más estrecho |
La complejidad puede ser tan importante como el calendario. Un cliente con varias integraciones, desarrollos propios o muchas personas implicadas puede necesitar más acompañamiento que otro con una operativa de facturación sencilla.
Qué preguntar al proveedor de software del cliente
Cuando la situación no esté clara, conviene confirmar:
- qué producto y versión utiliza el cliente;
- cómo evolucionará esa versión para adaptarse a los requisitos aplicables;
- qué actualizaciones o cambios de configuración serán necesarios;
- si se mantendrán las integraciones existentes;
- qué modalidad de funcionamiento estará disponible;
- qué soporte ofrecerá el proveedor durante la adaptación.
Con esta información, el despacho puede determinar qué actuaciones corresponden al proveedor, cuáles debe asumir el cliente y dónde puede aportar valor la asesoría.
Qué conviene revisar antes de incorporar los cambios
Disponer de más margen no elimina la necesidad de comprobar que la solución funciona correctamente en la operativa real. Antes de incorporar los cambios de forma habitual, conviene revisar:
- facturas y operaciones habituales;
- rectificaciones y anulaciones;
- series y configuraciones;
- integraciones con otras aplicaciones;
- responsabilidades de los usuarios;
- procedimientos ante posibles incidencias.
El objetivo no es completar estas tareas cuanto antes, sino detectar qué ajustes son realmente necesarios y prepararlos de forma ordenada.
Cómo comunicar el plan al cliente
La comunicación debe explicar qué afecta a cada cliente, qué tiene que revisar y cuál es el siguiente paso, evitando tanto el alarmismo como los mensajes demasiado genéricos.
En lugar de trasladar una urgencia común a toda la cartera, la asesoría puede concretar:
- qué información necesita del cliente;
- qué debe confirmar con su proveedor;
- qué actuaciones corresponden a cada parte;
- cuándo se revisará de nuevo la situación.
Un plan claro facilita que el cliente participe en la adaptación y permite al despacho hacer seguimiento sin gestionar cada caso de forma improvisada.
Cómo organizar la adaptación de la cartera con Sage for Accountants
La tecnología puede ayudar al despacho a ordenar el trabajo, reducir tareas manuales y mantener una visión clara de la situación de cada cliente. El objetivo no es añadir otra herramienta, sino facilitar que el equipo gestione una cartera amplia con procesos y necesidades diferentes.
Sage for Accountants reúne en una misma plataforma funciones de gestión de clientes y tareas, contabilidad, facturación e impuestos. También permite automatizar procesos, programar tareas y trabajar con operaciones masivas, lo que puede ayudar al despacho a organizar mejor el trabajo recurrente y las actuaciones relacionadas con la adaptación.
La colaboración con los clientes es otra parte importante del proceso. Sage for Accountants incorpora herramientas de comunicación y un portal del cliente para intercambiar información y documentación, además de soluciones conectadas para la facturación y la contabilidad colaborativa.
Estas capacidades permiten dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y más a revisar casos, hacer seguimiento y acompañar a los clientes según sus necesidades.
Qué puede aportar a la gestión de la cartera
- Gestión de clientes y tareas. Ayuda a organizar el trabajo y mantener una visión común de la cartera.
- Automatización y procesos masivos. Permite reducir tareas repetitivas y programar parte del trabajo del despacho.
- Facturación y gestión fiscal-contable. Conecta áreas que forman parte de la operativa habitual de la asesoría.
- Comunicación con clientes. Facilita el intercambio de información y documentación mediante herramientas conectadas y el portal del cliente.
- Adaptación a los cambios de facturación. Permite trabajar con soluciones que evolucionan con nuevas necesidades como VERI*FACTU y la factura electrónica.
La tecnología no sustituye la planificación del despacho, pero puede facilitar que la adaptación de una cartera amplia se gestione con más orden, seguimiento y eficiencia.
Checklist para revisar si un cliente está preparado para VERI*FACTU
La asesoría no necesita validar técnicamente el software de cada cliente, pero sí debería comprobar que su situación está identificada y que el proveedor dispone de una hoja de ruta clara para la versión utilizada. Esta revisión ayuda a distinguir qué clientes necesitan una actualización, ajustes en sus procesos o simplemente seguimiento.
1. Confirma qué software y qué versión utiliza
Identifica el programa con el que el cliente emite sus facturas y comprueba qué versión tiene instalada.
El productor debe disponer de la declaración responsable correspondiente al sistema y a la versión utilizada, en la que se recoja su adecuación a los requisitos aplicables del RRSIF.
2. Comprueba qué modalidad va a utilizar
Aclara si el cliente trabajará con VERI*FACTU o NO VERI*FACTU. Esta decisión es relevante porque algunos requisitos técnicos varían según la modalidad elegida.
En VERIFACTU, los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria. En NO VERIFACTU, el sistema debe aplicar los mecanismos adicionales previstos para garantizar la conservación y el control de los registros.
3. Revisa la generación y trazabilidad de los registros
El sistema debe generar los registros de facturación correspondientes y garantizar su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
Si una factura necesita corregirse o anularse, la modificación no debe ocultar el registro original. La corrección debe quedar reflejada mediante los registros posteriores que correspondan.
4. Comprueba el código QR de las facturas
Las facturas expedidas mediante los sistemas incluidos en el RRSIF deben incorporar el código QR previsto por la normativa.
Cuando se utilice VERI*FACTU, también deberán incluir la identificación correspondiente a esta modalidad.
5. Revisa los requisitos específicos de la modalidad elegida
Los sistemas VERI*FACTU remiten los registros de facturación a la AEAT y cuentan con requisitos específicos asociados a esta modalidad.
En los sistemas NO VERI*FACTU se aplican mecanismos adicionales de control y conservación de los registros. Conviene confirmar con el proveedor cómo resuelve cada versión los requisitos de la modalidad elegida.
6. Comprueba las integraciones y los procesos relacionados
Si el cliente conecta su programa de facturación con un TPV, un ERP, un comercio electrónico u otras aplicaciones, revisa qué información pasa entre los sistemas y qué herramienta genera realmente los registros de facturación.
También conviene comprobar que los cambios no interrumpen procesos habituales como pedidos, cobros, facturas rectificativas o contabilización.
7. Realiza pruebas antes de incorporar los cambios a la operativa habitual
No basta con confirmar que el proveedor ha actualizado el software. Conviene realizar operaciones de prueba, comprobar los resultados y resolver posibles incidencias antes de utilizar los cambios de forma habitual.
El equipo que vaya a trabajar con la solución también debe conocer las novedades del proceso y saber cómo actuar cuando sea necesario corregir o anular una operación.
Este checklist permite al despacho identificar el estado de cada cliente y detectar dónde sigue siendo necesaria alguna actuación. La adaptación técnica del software corresponde al productor y debe quedar respaldada por su declaración responsable; la asesoría puede comprobar que el cliente utiliza la versión adecuada y que sus procesos están preparados.
Errores que pueden complicar la adaptación de tu asesoría
El nuevo margen no elimina la necesidad de organizar bien la adaptación. Los principales problemas pueden aparecer cuando el despacho no conoce la situación real de su cartera, no define responsabilidades o aplica el mismo enfoque a clientes con necesidades diferentes.
No conocer el estado real de cada cliente
Dar por hecho que un cliente está preparado porque utiliza un programa de facturación puede generar incidencias más adelante. Conviene comprobar qué software y versión utiliza, qué capacidad de adaptación tiene y qué actuaciones siguen pendientes.
Una visión actualizada de la cartera permite distinguir entre clientes que necesitan seguimiento, una actualización o un acompañamiento más específico.
Dejar la formación para cuando lleguen los cambios
Una actualización técnica no resuelve por sí sola la adaptación. Las personas que intervienen en la facturación deben conocer qué cambia en sus procesos, cómo corregir errores y qué hacer ante una incidencia.
Preparar la formación de forma progresiva facilita que cada usuario conozca sus responsabilidades antes de incorporar los cambios a la operativa habitual.
Tratar a toda la cartera de la misma forma
No todos los clientes tienen la misma operativa, integraciones, nivel de autonomía o necesidades de acompañamiento.
Gestionar todos los casos igual puede dedicar demasiado esfuerzo a situaciones sencillas y dejar menos capacidad para los clientes con procesos más complejos. La segmentación debe combinar obligaciones, estado de preparación y dificultad de la adaptación.
Comunicar de forma demasiado genérica
Decir al cliente únicamente que “debe adaptarse a VERI*FACTU” no le ayuda a saber qué tiene que hacer.
La comunicación debería concretar:
- qué le afecta;
- qué debe revisar;
- qué información debe facilitar;
- con quién debe coordinarse;
- cuál es el siguiente paso acordado.
Un mensaje específico facilita que el cliente participe en el proceso y reduce consultas innecesarias.
No realizar pruebas antes de incorporar los cambios
Confirmar que el proveedor ha actualizado el software no sustituye las pruebas. Conviene comprobar operaciones habituales, rectificaciones, anulaciones, integraciones y otros procesos relevantes antes de incorporar los cambios al trabajo diario.
Las pruebas ayudan a detectar ajustes necesarios sin trasladarlos directamente a la operativa habitual.
Planificar sin hacer seguimiento
Un plan solo resulta útil si permite saber qué tareas están terminadas, cuáles siguen abiertas y quién es responsable de cada una.
En una cartera amplia, conviene revisar periódicamente el avance y actualizar la planificación cuando cambie la situación de un cliente o aparezca una incidencia.
Gestionar la adaptación con una visión común de la cartera permite al despacho trabajar de forma más ordenada y escalable que reaccionando a cada caso de manera aislada.
Organizar la adaptación con una visión de cartera
El nuevo calendario ofrece a las asesorías más margen para preparar la adaptación de forma progresiva. La clave está en conocer la situación de cada cliente, agrupar necesidades similares y planificar las actuaciones con criterios comunes.
No todos los casos requerirán el mismo esfuerzo. Algunos clientes necesitarán únicamente seguimiento; otros, una actualización, más coordinación con el proveedor o una revisión de sus procesos.
Trabajar con una visión de cartera permite al despacho organizar mejor sus recursos, acompañar a cada cliente según sus necesidades y evitar que cada cambio normativo se gestione como un proyecto aislado.
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