Me piden cambios en una factura: La factura rectificativa será tu aliada
Analizamos el papel de la factura rectificativa y de la factura rectificativa sustitutiva en los cambios en las facturas.

Te contamos cómo funcionan la factura rectificativa y la factura rectificativa sustitutiva. Además, te explicamos cómo afecta la Ley Antifraude de 2021 a estos dos procesos para introducir cambios en las facturas.
- El software antifraude impedirá que rompas o manipules facturas.
- La factura rectificativa es el cauce normal de modificación de una factura.
Emites una factura y, de repente, tu cliente te avisa de que hay que realizar cambios en ella. Puede tratarse de un error en alguno de los datos: el concepto, importes o, incluso, en la cuota de IVA, entre otras posibilidades. Entonces, en ese momento, deben aparecer en tu cabeza la factura rectificativa, en general, la factura rectificativa sustitutiva.
Además, desde ese mismo momento, también debes tener en tu cabeza lo más básico sobre el software antifraude. De todos modos, no te preocupes demasiado. Si tienes claros algunos conceptos, todos los cambios en una factura que sean necesarios tienen un cauce.
CONTENIDO DEL POST
- Los programas de facturación no pueden permitir realizar cambios en una factura ya emitida
- ¿Cómo se registra una factura rectificativa?
- Ejemplos de facturas rectificativas sustitutivas y por diferencias
- ¿Cuándo emitir una factura rectificativa por sustitución o por diferencias?
- ¿Cómo se emite una factura rectificativa sustitutiva o por diferencias?
- ¿En qué casos es obligatorio expedir una factura de rectificación?
- ¿Cuándo deben emitirse las facturas rectificativas?
- ¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?
Cómo cobrar tus facturas (a tiempo)
¡Descarga gratis la guía en PDF! Y aprende cómo cobrar tus facturas a tiempo y mejorar así tu flujo de caja.

Los programas de facturación no pueden permitir realizar cambios en una factura ya emitida
La ley antifraude de 2021 exige que los programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas “garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas”. Y, aunque ha habido un período de adaptación, este tipo de software será obligatorio.
Por lo tanto, los programas de facturación y contabilidad deberán de impedir la modificación y destrucción de sus registros. El objetivo es evitar que se oculte la facturación.
En definitiva, si has emitido una factura, tiene que quedar rastro informático de ello. Tendrás que recurrir a un proceso especial en el que quedará constancia tanto de la factura emitida originalmente como de la rectificativa.
¿Cómo se registra una factura rectificativa?
En las facturas o documentos rectificativos, se hará constar tal condición y la causa que motiva la rectificación, así como los datos identificativos de la factura o documento rectificado.
La emisión de la factura rectificativa se podrá realizar por sustitución o por diferencias.
- Sustitución: tienes que indicar tanto cómo queda la factura tras la rectificación como los importes rectificados.
- Diferencias: solo indicas el importe rectificado.
Ejemplos de facturas rectificativas sustitutivas y por diferencias
Imagina, por ejemplo, una factura de base imponible 1.000 euros y cuota de IVA 210 euros en la que se detecta un error y que debe ser rectificada. Los datos correctos tienen que ser 900 euros de base imponible y 189 de IVA.
- Factura rectificativa sustitutiva en un paso. Emitirás una factura que identifique la que pretendes rectificar, en la que, además, figurará la base de 900 euros y la cuota de 189, que son los datos correctos. Además, aparecerá también el importe de la rectificación, que es de -100 euros en la base imponible y -21 euros en la cuota.
- También podrías emitir una factura rectificativa sustitutiva en dos pasos. Emites dos facturas en las que, en ambos casos, identificarías la errónea que rectificas. En una, factura anotarías -1.000 euros de base y -210 de cuota. En la otra, anotarías, con signo positivo, los datos correctos: 900 de base y 189 de cuota.
- Por diferencias. Se emite una factura con base imponible -100 euros y cuota de IVA de -21 euros.
¡RECUERDA! Con el software antifraude, toda factura ya emitida deberá dejar un rastro informático y no podrá ser eliminada sin más de tu sistema.
¿Cuándo emitir una factura rectificativa por sustitución o por diferencias?
En algunos casos, no te queda otra opción que emitir una factura rectificativa sustitutiva. Imagina, por ejemplo, que has omitido algún dato identificativo obligatorio. Eso no implicará una diferencia, pero tiene que quedar reflejado el dato correcto.
En otros casos, podrás decidir según tu preferencia. El reglamento de facturación te da las dos opciones. De todos modos, cuando se trata de rectificar precios, cantidades, tipos de gravamen u otros datos de especial interés fiscal es más frecuente recurrir a la factura rectificativa por diferencias.
¿Cómo se emite una factura rectificativa sustitutiva o por diferencias?
El punto de referencia es el mismo, pero la mecánica es diferente:
- En una sustitutiva, comparas lo que está facturado y lo que tendría que haberse facturado. Incorporas lo definitivo identificando la versión original y anotas cuál es la diferencia, si es que es de importe.
- Cuando haces una factura rectificativa por diferencias, también tendrás que ver cómo queda al final. Sin embargo, no lo haces explícito y solamente anotas las diferencias de importe.
¿En qué casos es obligatorio expedir una factura de rectificación?
Es obligatorio expedir facturas de rectificación en los siguientes casos:
- En los casos en que la factura no cumpla alguno de los requisitos de contenido establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del reglamento de facturación.
- Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992.
- Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.
¿Cuándo deben emitirse las facturas rectificativas?
La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición. No pueden haber transcurrido más de cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto.
Es decir, si lo que motiva la rectificación es una modificación de la base imponible del IVA, los plazos de cuatro años se cuentan desde que se hayan producido las circunstancias que motivan la modificación.
¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?
En todas las facturas rectificativas (por sustitución o diferencias) se hará constar el siguiente conjunto de datos:
- Su condición de rectificativa.
- La descripción de la causa que motiva la rectificación.
- Los datos identificativos de la factura o facturas rectificadas, ya que puedes rectificar varias en la misma factura rectificativa. En algunos casos, si son varias, te valdrá con señalar el período al que se refieren las facturas que se rectifican.
- La rectificación efectuada, que deberá cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.
Por tanto, la mejor recomendación es contar con un software que te permita facturar, como Sage 50. Deberá estar adaptado a los nuevos requerimientos legales y puede facilitarte disfrutar diferentes funcionalidades.
En resumen, la facturación es un aspecto fundamental de cualquier negocio. Mantenerte actualizado sobre los cambios legislativos y contar con las herramientas adecuadas te permitirá gestionar tus finanzas de manera eficiente y segura. ¿Estás listo para simplificar tus procesos de facturación?
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.