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Me piden cambios en una factura… ¿cómo lo hago?

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¿Corrección directa de la factura, nota de crédito o factura rectificativa? Descubre cuál es la opción más adecuada a la hora de modificar una factura en la que te has equivocado.

Emites una factura y, de repente, tu cliente te avisa de que hay que realizar una modificación. Puede tratarse de un error en alguno de los datos, el concepto, importes o incluso en la cuota de IVA.

Piensas en cambiarla, pero… ¿Sabes si puedes hacerlo teniendo en cuenta la legislación fiscal? ¿Cuál es el procedimiento conveniente (o legalmente autorizado): emitir una nota de crédito o una factura rectificativa? Aquí y ahora damos respuesta a todas tus dudas. ¡[email protected]!

Corregir una factura recién emitida

El procedimiento más habitual ante la solicitud de un cambio en una factura recién emitida es su modificación, después de haber eliminado cualquier copia de la errónea tanto por parte del emisor como del receptor.

Sin embargo, cuando la factura ya ha sido contabilizada por una de las partes o de ambos y el error se encuentre en la base imponible o en la cuota de IVA, lo más adecuado es realizar una nota de crédito o una factura rectificativa. Pero ¿qué diferencia existe entre una y otra?

Nota de crédito Versus factura rectificativa

Aunque la Agencia Tributaria acepta ambas opciones, la diferencia entre ambas reside en si el IVA de la factura a corregir ya está o no liquidado. Así, la factura rectificativa permite anular una factura cuyo IVA ya está liquidado y, por tanto, corresponde a un trimestre anterior.

Claves de la nota de crédito

Si la factura a modificar es reciente y su IVA aún no ha sido liquidado, lo conveniente es realizar una nota de crédito, para lo que debes:

  1. Crear una nueva factura y detallar que se trata de una “Nota de crédito”.
  2. Asignarle un número correlativo a la serie. Es decir, si llevas cinco facturas emitidas, la nota de crédito será la número seis, con independencia de si rectifica a la número cinco o a la número uno.
  3. Hacer referencia a la factura anulada señalando un apunte del tipo “Número de factura original: X”
  4. Indicar los importes y cantidades en negativo.

Además, debes guardar la factura anulada o modificada por si te la reclama Hacienda. Recuerda enviar la nota de crédito a tu cliente y, tras el envío, crear una nueva factura (con los datos correctos).

La factura rectificativa, muy sencilla

En el caso de que trabajes con Sage Business Cloud Contabilidad y Facturación, es tan sencillo como marcar la casilla “Factura Rectificativa”. Se le asignará automáticamente una numeración propia, tal y como exige la normativa.

Además, debe incluir el resto de los datos obligatorios de cualquier factura, identificando la factura a la que rectifica (su numeración sigue una serie diferente a la factura original. En el caso de que la factura original sea la factura 5, deberás señalar “Rect. 05”), y las cantidades rectificadas (especifica el tipo impositivo y la cuota repercutida, pero recuerda que no has de hacer constar el IVA, aunque la original sí lo haga).

También se puede indicar la variación en dichas cantidades. Si hay que corregir varias facturas emitidas al mismo cliente, se pueden rectificar en una sola factura rectificativa, indicando siempre las facturas a las que nos referimos.

Evidentemente, si cuentas con una herramienta de contabilidad online como Sage Contabilidad y Facturación, con la que llevas tu facturación en la nube y controlas el estado de tu negocio con plena visibilidad, el hecho de tener que emitir facturas rectificativas no supone ningún inconveniente, ya que todo se registra de forma automática con cada actualización y siempre ves el estado real de tus cuentas.

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