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Me piden cambios en una factura… ¿cómo lo hago?

Finanzas

Me piden cambios en una factura… ¿cómo lo hago?

Modelo 202

La nueva Ley de medidas de prevención y lucha contra el Fraude Fiscal pone más difícil hacer cambios en una factura ya emitida. Aunque es algo que ya no debería hacerse, es una práctica que todavía pervive en muchas pymes.

  • Si te piden que modifiques una factura no deberías hacerlo, ya que estarías incumpliendo la Ley Antifraude.
  • Te explicamos cómo registrar una factura rectificativa y cómo debes realizarla.

Emites una factura y, de repente, tu cliente te avisa de que hay que realizar cambios en la misma. Puede tratarse de un error en alguno de los datos, el concepto, importes o incluso en la cuota de IVA.

Piensas en cambiarla, pero… ¿Sabes que estarías incumpliendo la Ley Antifraude si modificas o anulas una factura?

La forma correcta para evitar tener problemas con la Agencia Tributaria es mediante una factura rectificativa.

Los programas de facturación no pueden permitir realizar cambios en una factura ya emitida

El pasado 10 de julio, se publicó en el BOE la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el Fraude Fiscal. En este sentido, será necesario adecuar los programas de contabilidad y facturación a las nuevas exigencias establecidas por esta nueva ley antifraude.

Pasado el plazo de adaptación, las empresas tienen que garantizar que los programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas “… garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas”.

Por lo tanto, los programas de facturación y contabilidad deberán de impedir la modificación y destrucción de sus registros. El objetivo es evitar que se oculte la facturación.

No obstante, aunque la Ley Antifraude establece que disponer de los softwares adaptados será obligatorio a partir del 11 de octubre de 2021, se debe esperar a la publicación de reglamento. Este establecerá los requisitos específicos que deberán cumplir los programas. En cuanto esto suceda, el sistema podrá empezar a considerarse de obligado cumplimiento para las empresas y autónomos, así como para los desarrolladores.

¿Cómo se registra una factura rectificativa?

En las facturas o documentos rectificativos se hará constar tal condición y la causa que motiva la rectificación, así como los datos identificativos de la factura o documento rectificado.

La emisión de la factura rectificativa se podrá realizar por sustitución o por diferencias.

  • Sustitución:se deben registrar 2 facturas, la errónea con importes negativos y la rectificativa. Además, se deberá informar de la rectificación efectuada señalando igualmente el importe de dicha rectificación.
  • Diferencias:se debe registrar 1 factura en la que directamente se informe del importe rectificado, con independencia de su signo.

En una factura de base imponible 1.000 € y cuota de IVA 210 € se detecta un error y debe ser rectificada, de manera que los datos correctos deben ser 900€ de base imponible y 189 de IVA.

  • Sustitución: se emitirá una factura con base imponible -1.000 € y cuota -210 € y otra factura rectificativa con base imponible 900 € y cuota de IVA189 €.
  • Por diferencias: se emite una factura con base imponible -100 € y cuota de IVA de -21 €.

¿En qué casos es obligatorio expedir una factura de rectificación?

Es obligatorio expedir facturas de rectificación en los siguientes casos.

  • En los casos en que la factura no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992.
  • Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.

¿Cuándo deben emitirse?

La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición. No pueden haber transcurrido más de cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto. O, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?

En todas las facturas rectificativas se hará constar su condición de rectificativa y la descripción de la causa que motiva la rectificación.

Se harán constar los datos identificativos de la factura rectificada y la rectificación efectuada y deberán cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.

La factura rectificativa con Sage Contabilidad y Facturación

En el caso de que trabajes con Sage Contabilidad y Facturación, es tan sencillo como marcar la casilla “Factura Rectificativa”. Al hacerlo, se le asignará automáticamente una numeración propia, tal y como exige la normativa.

Además, se debe incluir el resto de los datos obligatorios de cualquier factura, identificando la factura a la que rectifica y las cantidades rectificadas.

Por lo tanto, si se cuenta con un programa online como Sage Contabilidad y Facturación, con el que llevar tu facturación en la nube y controlar el estado de tu negocio, será mucho más fácil realizar cambios en una factura de forma correcta y de acuerdo a la ley.

Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2018 y actualizado a 2022 por su relevancia.